Berichte - Abwesenheitsquote: Excel kommt auf anderes Ergebnis?

Nina Hellmann
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Liebe Community, mir ist gerade etwas merkwürdiges aufgefallen und ich befürchte, dass ich einen Denkfehler habe/mache, den ich aber nicht finde 🙂 Vielleicht kann jemand von Euch helfen: 

ich ziehe einmal monatlich die Abwesenheitsquote und beleuchte sowohl einzelne Abteilungen aber vor allem das Company Average. Da ich eine Tabelle habe, die ich jetzt für den Monat März mit den neuen Daten pro Abteilung ergänzt habe (manuell - don’t ask ;)), bin ich drüber gestolpert, dass der von Excel easy erzeugbare Mittelwert pro Spalte (=Monat) ein anderer ist als das Company Average, was Personio in dem Bericht auswirft. Wie kann das sein? Ist das Company Average nicht die Zahl für den jeweils gezogenen Monat, sondern für das ganze Jahr (was bei mir auch nicht hinkommen würde)? Bin dankbar für Eure Gedanken! VG!

11 Antworten

LisaK
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Hi liebe @Nina Hellmann! 😊

Folgende Berechnungsformel liegt für den Bericht Abwesenheitsquote vor: 

Anzahl der Abwesenheitstage ÷ Anzahl der Werktage im jeweiligen Zeitraum* x 100 = Prozentangabe der Abwesenheitsquote

Dabei wird für die Berechnung der Werktage im betrachteten Zeitraum das Arbeitszeitmodell der Mitarbeitenden nicht berücksichtigt. Personio richtet sich hier nach den Tagen, an denen die Abwesenheitsart gilt (Einstellungen > Abwesenheit > Gilt an).

Des Weiteren wird die Abwesenheitsquote ohne Nachkommastellen angezeigt. Dabei rundet der Bericht generell ab.

Weitere Details zu der exakten Berechnungsformel findest Du auch in diesem Helpcenter Artikel. 

Liebe Grüße,

Lisa 🌞

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Nina Hellmann
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@LisaK Danke Dir! Das hilft mir auf jeden Fall schon mal sehr. Was sind denn für Personio “Werktage”? Mo - Fr oder das, was der Gesetzgeber unter Werktagen versteht = Mo - Sa? 

So ganz kann ich mir dann tatsächlich noch nicht erklären, warum Excel ein anderes Ergebnis auswirft, denn der Mittelwert aller Abwesenheiten pro Abteilung sollte ja eigentlich das gleiche Ergebnis bringen wie die o.g. Kalkulation, oder? VG!

LisaK
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Hi @Nina Hellmann! 😊

Bei den Werktagen richtet sich Personio nach den Tagen, an denen die Abwesenheitsart gilt (Einstellungen > Abwesenheit > Gilt an). 

D.h. je nachdem, ob Ihr dort ‘Montag - Samstag’ oder ‘Montag - Freitag’ hinterlegt habt, gelten diese Tage als Werktage oder nicht.

Liebe Grüße,

Lisa 

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Nina Hellmann
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Hi @LisaK Danke Dir für die schnelle Rückmeldung. Verständlich, aber wieder mal etwas verwirrend: der Samstag zählt in Deutschland auch zu den Werktagen, das ist für einen Personaler dann durchaus etwas verwirrend, dass es in Personio einen “eigenen” Werktage-Begriff gibt, der vor allem auch noch eine Eigenkreation des Kunden ist. Vielleicht wäre es klarer/einfacher, diese Tage umzubenennen? Vielleicht bin ich aber auch allein mit meiner sehr dogmatischen Leseart des Begriffs Werktage. VG!

Nina Hellmann
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@LisaK Habe mich nochmal hingesetzt und komme nach wie vor nicht dahinter, warum die beiden Ergebnisse unterschiedlich sind. An dem Werktage-Begriff kann es in meinem konkreten Beispiel eigentlich nicht liegen. VG!

LisaK
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Hey @Nina Hellmann! 😊 

In diesem Fall kann Dir sicherlich unser Support super weiterhelfen, den Bericht einmal im Detail zu prüfen und hoffentlich den Grund für die Diskrepanz zwischen den beiden Berichten zu finden!🕵🏻

Liebe Grüße,

Lisa

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Nina Hellmann
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@LisaK Hallo Lisa, danke für deine Rückmeldung. Habe gerade wieder einen Abwesenheitsreport erstellt und einen Export daraus gezogen und verstehe z.B. nicht, warum eine Zahl, die im System mit “7,6%” auftaucht, im Excel-Export “0,08” ist???? VG!

I
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@Nina Hellmann 
Hallo Nina, wenn ich mir spaßenshalber den Export ziehe, werden die Zellen bis auf Nachkommastelle 15 ausgewiesen, die Spalte nun noch als Prozent in Excel deklarieren, dann sollte bei dir 7,6% => 7,6% stehen. Die 0,08 ist ja nur die Dezimalzahl.

LisaK
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Guten Morgen @Nina Hellmann! 

Wie korrekt von @iNico erklärt, sollte die Problematik an dieser Stelle behoben sein, sobald Du Dir in der Excel-Datei die entsprechende Spalte als Prozent-Werte darstellen lässt.

Liebe Grüße,

Lisa

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Nina Hellmann
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@iNico @LisaK Hallo Ihr beiden, danke Euch für Eure Hilfe! Hatte vergessen, zu schreiben, dass ich den Zwischenschritt mit der Darstellung in Excel in % gemacht habe, aber es klappt trotzdem nicht. Hab noch ein paar andere Berichte zur Überprüfung erstellt, ohne Erfolg. Eventuell liegt es an unseren Office-Einstellungen? Setze mich kommende Woche mal mit unserer IT hin. DANKE an Euch! VG!

Nina Hellmann
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@LisaK Hallo Lisa, zum Jahresende begegnet mir das Thema wieder :) 

Aktuell habe ich folgendes Problem: der Personio-Bericht wirft mir (z.B.) für den Januar als GESAMT-Durchschnitt 6,91% aus. Wenn ich aber händisch in dem Excel-Export den Durchschnitt über die einzelnen Zellen im Januar ziehe, komme ich nur auf 4,96%. Woran liegt das? Könnte das eventuell etwas mit der Monatslänge bzw. den Anzahl Arbeitstagen pro Monat zu tun haben? VG!

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