Datenänderungen rund um Gehaltsabrechnung / Praxistipps willkommen

Arne Vogler
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Hejsan in die Runde,

ich habe heute eine Frage bzw. Bitte rund um Datenänderungen, die für unsere Steuerberatung und die Gehaltsabrechnungen relevant sind.

Wir sind auf der Zielgeraden der Implementierung von Personio in unserem Unternehmen (aktuell rund 75 Mitarbeitende). Unsere Steuerberatung nutzt (leider) nicht DATEV, sondern Lexware. Und es ist noch nicht final geklärt, ob und wie sie Zugriff auf Personio haben möchte und bekommen wird.

Aktuell übermitteln wir Datenänderungen (Gehalts-, Namens- oder Adressänderungen o.ä.) monatlich in einer separaten Excel-Liste. Unsere Hoffnung ist und war, dass dieser Schritt mit Personio abgeschafft werden kann.

Herausforderung:
Wenn uns heute ein*e Mitarbeiter*in mitteilt, dass er*sie z.B. in drei Monaten umzieht, erfassen wir die Adressänderung heute und terminieren sie auf den Umzugstag. Wenn wir nun aber in der Zwischenzeit Abrechnungen freigeben, tauchen die Änderungen in Personio nicht mehr auf und verschwinden notfalls vom Radar - wenn wir sie nicht weiterhin separat erfassen und in der monatlich aktualisierten Excel mitschicken. 

Lange Rede:
Gibt es in Personio die Möglichkeit, sich Datenänderungen mitarbeiterübergreifend gesammelt und ggf. auch rückwirkend anzeigen zu lassen? Also nicht nur unter Historie im jeweiligen Mitarbeiterprofil? 

Habt Ihr ansonsten Praxistipps, wie man diese (terminierten) Änderungen samt belegender Unterlagen gesammelt an den Steuerberater senden kann, wenn dieser keinen Personio-Zugriff hat und es keine DATEV-Schnittstelle gibt?

(Und ja: Dass die Steuerberatung sich die Änderungen auf Termin legt, haben wir schon mal angesprochen … leider erfolglos. 🙄)

Im Voraus vielen Dank für Euer Feedback.

 

Herzliche Grüße aus Hamburg,

Arne

10 Antworten

Nina Hellmann
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@Arne Vogler Kann dich beruhigen: wenn Euer Steuerberater DATEV nutzen würde, hättet Ihr das gleiche Problem (und noch viele mehr) :)

Ganz grundsätzlich kann ich total nachvollziehen, was Du schilderst. Habe in einem Unternehmen, in dem ich aktiv bin (auch ca. 70 MA) exakt das gleiche Problem. Wir haben deshalb auch noch keine Verknüpfung von Personio und unserem Steuerberater (DATEV) hergestellt, da einfach so viele Dinge rund um das Thema noch nicht laufen (z.B. das Thema eAU und der damit in Verbindung stehende Datentransfer).

Was ich allerdings noch nicht kenne, ist das Phänomen, dass eine terminierte (Adress)Änderung durch die zwischenzeitliche Freigabe einer Gehaltsabrechnung verschwindet. Heißt das, sie verschwindet einfach wieder aus Personio? Denn dass sie auf der zwischenzeitlich (also vor dem Umzug) genehmigten Gehaltsabrechnung nicht auftaucht, ist ja erstmal richtig, da der Zeitpunkt des Umzugs ja noch in der Zukunft liegt. Heißt das, dass die Terminierung in den MA-Informationen dann nicht mehr auftaucht?

Eventuell hilft Dir für Dein Anliegen die sog. Veränderungsliste, in der alle Änderungen zu allen MA aus einem ausgewählten Zeitraum aufgeführt werden. Über die Rubrik Lohnbuchhaltung wird sie Dir automatisch angezeigt und du kannst dann noch weiter konkretisieren, was du dir genau ansehen möchtest. Da sollten solche Terminierungen eigentlich auch auftauchen. VG!

Arne Vogler
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Hej hej @Nina Hellmann,

erstmal vielen lieben Dank für Dein schnelles Feedback.
Und etwas beruhigt bin ich tatsächlich auch. ;)

Ich habe mich missverständlich ausgedrückt:
Die Änderungen tauchen farblich markiert bei der Lohnbuchhaltung auf, wenn ich sie in Personio erfasse. Mit der Freigabe der Abrechnung sind sie dann dort jedoch nicht mehr als Änderung zu sehen. In Personio selbst, also den Mitarbeiter-Stammdaten quasi, sind sie natürlich dann noch zu sehen - wenn man sich das aber nicht separat notiert, fällt’s wahrscheinlich hinten runter, wenn es dann relevant wird.

Nina Hellmann
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@Arne Vogler Ah, jetzt verstehe ich. Sobald sie quasi einmal in die Gehaltsabrechnung inkludiert wurden (selbst wenn die neue Adresse noch nicht live geschaltet ist), tauchen sie nicht mehr als Änderung auf. Und stimmig wäre eigentlich, wenn sie markiert in der Änderungsliste auftauchen bis das terminierte Änderungsdatum erreicht ist, richtig? Sie müßten eigentlich auch in dem Monat nochmal farblich markiert auftauchen, wenn sie gehaltlich/terminlich relevant werden, meinst du das? VG!

Arne Vogler
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Genau so! 👍

sissi Kistner
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Hallo zusammen,
ich bin heute auf das gleiche Problem gestoßen und ich kann die Änderung der
Adresse auch gar nicht Terminieren. Das geht bei Dir @Arne Vogler aber schon oder?

Viele Grüße
Sissi

auf der Suche nach einem neuen Team
Nina Hellmann
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Verstehe. Sagen wir so: wenn die Verknüpfung (egal ob zu Lexware oder DATEV) perfekt funktionieren würde und sich das ganze automatisch speisen würde, bräuchte ja auch der Steuerberater gar keinen termin-aktuellen Hinweis mehr und HR müßte keine Parallelwelten pflegen. So weit sind wir ja aber noch nicht (was glaube ich vor allem auch an den Drittanbietern DATEV & Co. liegt). 

Hab daher auch keine gute Idee, wie das ganze unter den aktuellen Bedingungen gut in den Griff zu kriegen wäre, außer dass ich eben überall versuche, den “schwarzen Peter” zum Steuerberater zu schieben und ihn zu bitten, sich die Infos, die er braucht, eben selbst zu beschaffen.

Ich würde mir z.B. eh generell wünschen, dass die Gruppe der Steuerberater in Deutschland mal mehr Druck auf die DATEVs und Lexware’s dieser Welt macht, damit die Verknüpfungen schneller funktionieren. VG!

Arne Vogler
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Hej @sissi Kistner, ja Änderungen terminieren funktioniert einwandfrei.

Lena
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Hi @sissi Kistner,

die Terminierungs-Funktion ist im Paket Automation Plus enthalten. :) 

@Arne Vogler hast Du einen Prozess gefunden, wie Du es mit der Freigabe der Lohnbuchhaltung machst? 
Grundsätzlich empfehlen wir die Lohnbuchhaltung jeden Monat freizugeben, da so die Änderungen der Daten festgehalten werden können und Ihr die Excel Liste an Euren Lohnbuchhalter. Bei Nicht-Freigabe würden Änderungen nicht in der Lohnbuchhaltung festgehalten werden und Ihr könntet nicht so einfach nachvollziehen, welche Angabe bswp. vor ein paar Monaten eingetragen war und in die Lohnbuchhaltung ein ging. Die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist so ausgerichtet, dass Personio als Single Source of Truth gilt. Solltet ihr dafür bspw. Euer Lohntool nutzen, ist das vermutlich nicht ganz so strikt zu sehen. :) 

Weitere Informationen, zum allgemeinen Prozess zur Freigabe der Lohnbuchhaltung findest Du hier.

Liebe Grüße
Lena

Arne Vogler
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Hej @Lena,

die Herausforderung bei uns ist nicht die Freigabe der Veränderungen, sondern das Nachhalten von Änderungen in der Zukunft (wenn z.B. Adressänderungen, die erst in 2 Monaten gültig werden, mit der Freigabe der Lohnabrechnung als Änderung verschwinden).

Wir lösen das aktuell (noch) so, dass wir solche terminierten Änderungen in einer Art “Protokoll” für den relevanten Monat separat festhalten. Ist minimal umständlich, aber passt. ;)

 

Herzliche Grüße aus Hamburg,

Arne

Lena
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Hi @Arne Vogler,

achso, habt ihr das Paket Automation Plus? 

Damit könnt ihr Attribut Änderungen für die Zukunft terminieren (und viele weitere Dinge), sodass sie im korrekten Monat geändert werden und so korrekt in der Historie und damit auch der Lohnbuchhaltung sind. :) 

Liebe Grüße
Lena

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