Datev Personalbogen mit Personio ersetzen

Hallo zusammen,

die Frage bzgl. des Abschaffens des Personalfragebogens würde mich auch brennend interessieren.

Momentan läuft es bei uns so, dass wir über einen Onboarding-Schritt die MA dazu auffordern ihre Daten zu hinterlegen und ggf. Nachweise in Personio hochzuladen (bis 5 Tage nach Anstellungsdatum). Wir verwenden aber zusätzlich noch einen Personalfragebogen, da wir erst im Januar auf Personio umgestiegen sind.

Mein Chef möchte den Personalfragebogen abschaffen, weil sonst die Mitarbeiter ihre Daten ja doppelt übermitteln müssen. Unser Steuerberater rät jedoch dazu den Fragebogen weiterhin zu nutzen, weil ja dort auch mit Unterschrift bestätigt wird, dass die Daten der Wahrheit entsprechen.

Für mich stellt sich einfach die Frage: Welche Variante ist “richtig”? 
Wir hatten mal den Fall eines Mitarbeiters, der auf dem Personalfragebogen bestätigt hat, dass er im Besitz eines Führerscheins ist und ein Dienstfahrzeug hatte. Tatsächlich hatte er uns auch einen Scan geschickt - der aber leider gefälscht war. Nur durch die Angabe auf dem Personalfragebogen sind wir damals einer dicken Strafe entgangen. Deswegen bin ich da etwas sensibel :)

Unsere neuen Mitarbeiter erhalten übrigens erst bei Eintritt Zugriff auf Personio und können dann quasi in ihrer ersten Woche die Daten hinterlegen. 

Viele Grüße!

Hallo @Ninue,

danke für deinen Beitrag. Mir geht es genau wie dir, aber dieser Personalfragebogen ist so furchtbar und wird ja ohnehin nie richtig ausgefüllt. Dass Mitarbeiter ihre Daten 2x angeben müssen, ist auch keine Lösung, das würde ich komplett ausschließen. Das mit der Unterschrift ist ja im Homeoffice Zeitalter dann auch so eine Sache. Der Mitarbeiter soll das ausfüllen und dann signieren - das ist im Sinne einer guten Onboarding Candidate Experience ja auch total unschön. Bewerber haben keinen Drucker oder Scanner und keinen DocuSign Account. Meist läuft es ja dann eh so, dass der Bogen irgendwie ausgefüllt wird und ohne Unterschrift zurück zu HR kommt.

Meine Idee wäre noch: Könnte man vielleicht eine Dokumentenvorlage in Personio erstellen und die über die e-Signatur an den neuen Mitarbeiter zuleiten (da müsste ich mich jetzt aber erst mühevoll einlesen wie das mit Personio geht).

Dein Thema mit dem Führerschein halte ich für so wichtig, das du dir einen eigenen Onboarding Schritt überlegen könntest. Es muss ja auch - glaub ich - eine jährliche Nachkontrolle gemacht werden. Ich würde das als separates To Do einrichten. Es wird zwar vermutlich die nächsten Jahre nicht mehr vorkommen, dass es missbraucht wird, aber wenn doch mal wieder, ist es gravierend.

Vielleicht hilft dir das schon mal, auch wenn wir bzgl. des Bogens weiterhin im selben Boot sitzen bleiben 

Frage an die Runde wäre noch: hat jemand eine  am PC zuverlässig befüllbare pdf Version dieses Bogens? Ich hab den in Excel wo dann bei den Bewerbern am PC die Dropdown-Menüs nicht funktionieren oder in Word. Steuerberater hat auch keine pdf Version und bei Datev selbst hab ich in der Hotline aufgegeben.

Gruß

Martina

Schönen guten Morgen,

vielleicht kann ich für die Nutzung der Dokumentvorlagen und E-Signature in Personio weiterhelfen :) 

Beim Erstellen einer Dokumentvorlage müssen einige Punkte berücksichtigt werden. In diesem Helpcenter Artikel findet Ihr eine gute Zusammenfassung.

Für die Nutzung der E-Signature empfehle ich Euch diesen Helpcenter Artikel.

Ich wünsche Euch einen tollen Tag und einen guten Start in die neue Woche.

Viele Grüße aus München

Mirjam

Hallo zusammen,

wir lassen weiterhin ein Dokument ausfüllen und im Original unterschreiben, da der Mitarbeiter damit auch bestätigen muss, dass seine Daten korrekt sind. Kommt es dann im Bereich der Abrechnung zu Fehlern, kann uns als Arbeitgeber kein Vorwurf gemacht werden und wir können zudem auch nicht haftbar gemacht werden. Wir haben uns daher noch nicht getraut umzustellen, da Personio leider keine Möglichkeit bietet, wo man aktiv anklicke muss “hiermit bestätige ich die Richtigkeit meiner Daten...”.

Liebe Grüße

Moin zusammen,

gibt es hier mittlerweile vielleicht ein paar aktuellere Meinungen. Wir sind auch am Überlegen, ob wir diese Daten künftig nicht mehr über den Personalbogen abbilden, sondern über Personio direkt.
Unser Struggle ist jedoch auch die Original Unterschrift zur Bestätigung der Korrektheit. 
Auf der anderen Seite: Hat der Mitarbeiter diese Onboarding Aufgabe als ToDo kann ja über die Historie nachgewiesen werden, dass der Mitarbeitende selbst die Daten in Personio gepflegt hat und sofern er/sie nur Vorschlagsrecht hat, dann entgehen uns im HR ja auch keine Änderungen.

Vielleicht hat hier jemand schon praktische Erfahrungen oder gar in Form von Pre-Onboarding.

Hallo zusammen,

ich habe den analogen Personalfragebogen auch vor einer Weile abgeschafft denn die Fehlerquellen (Mitarbeiter und Admin) sind einfach zu groß.

Ich hatte mich stattdessen eine Microsoft Forms-Umfrage erstellt und im Personio-Onboarding einen Schritt mit dem Link dorthin + Aufgabe “Personalfragebogen” für den neuen Mitarbeitenden erstellt (mit den richtigen Attribut-Benennungen für den späteren Import). So bekomme ich die Daten in Excel und kann sie direkt per Import in Personio einpflegen. Auch das lästige einscannen spare ich mir dadurch und kann die Daten in PDF-Format direkt an den Abrechner schicken. Wichtig war uns der Zusatz, dass der Mitarbeitende bestätigt, dass die Daten wahrheitsgemäß und aktuell ausgefüllt wurden, da habe ich aber auch in Forms als “Frage” mit Häkchen als Bestätigung hinterlegt. Theoretisch könnte man den Link auch im Pre-Onboarding versenden und nur für sich/HR die Aufgaben im Onboarding X Tage vor Start einstellen.

Zudem sparen wir und auch den Bogen für den Notfallkontakt damit. Ich habe die entsprechenden Attribute in Personio hinterlegt und den Rollen “Ersthelfende” die Daten freigegeben.

Für uns die praktikabelste Lösung und am wenigsten Aufwand für HR :-D

Hallo zusammen,

ich habe eine Dokumentenvorlage erstellt, die mit den im Mitarbeiterprofil hinterlegten Daten befüllt wird – ähnlich wie es hier bereits vorgeschlagen wurde.

Neue Mitarbeitende erhalten im Rahmen des Onboardings eine Aufgabe, in der sie die erforderlichen Felder ausfüllen. Sobald diese Aufgabe abgeschlossen ist, erstelle ich das Dokument und lasse es per E-Signatur unterschreiben. Der initiale Aufwand entsteht vor allem bei der Erstellung der Vorlage und beim Einrichten des Workflows. Ist das einmal erledigt, hält sich der laufende Aufwand aus meiner Sicht sehr in Grenzen.

Vielleicht hilft das weiter :)

Viele Grüße,

Bea