Hallo zusammen, 

wir haben leider gerade eine sehr unschönen Abwicklung bei der Übertragung von Personio festgestellt. 

Ich hole dazu etwas aus, damit man unsere Problematik auch verstehen kann. Wir sind eine Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften. Es ist nicht unüblich, dass Mitarbeiter innerhalb dieser Gesellschaften wechseln. In der Regel passiert das zum 01. eines Monats, es kann aber auch innerhalb eines Monats vorkommen, so wie es jetzt bei uns der Fall war.

Ein Mitarbeiter hat zum 14.01. die eine Gesellschaft A verlassen und ist zum 15.01. in die neue Gesellschaft B eingetreten. Noch ein ergänzender Hinweise: Im gleichen Zuge hat sich auch die zuständige Sachbearbeitung geändert. Die Angaben in Personio haben dementsprechend zum 15.01.2025 angepasst. Soweit so gut.

In der Übersicht der Lohnbuchhaltung (diese werden nach Gesellschaft und zuständige Sachbearbeitung gefiltert) taucht der Mitarbeiter mit entsprechenden Hinweisen bei Sachbearbeiter A (Gesellschaft A) auf. Auch die Übertragung von Sachbearbeiter A ist korrekt (es fehlte lediglich das Austrittsdatum, was aber korrekt ist, weil dieses in Personio nie eingetragen wurde - also Haken dran).

Sachbearbeiter B überträgt ebenfalls Daten von Gesellschaft A - lediglich ein anderer Mitarbeiterkreis. Hier taucht der wechselnde Mitarbeiter nicht in der Übersicht der Lohnbuchhaltung auf ABER die Daten des Mitarbeiter sind in der Übertragungsdatei enthalten. 

Die Übertragung von Sachbearbeiter B in Gesellschaft B hat wieder korrekt funktioniert. 

Der große Fehler hier ist, dass der Mitarbeiter nicht in der Übersicht der Lohnbuchhaltung von Sachbearbeiter B in der Gesellschaft A aufgetaucht ist, aber in der Übertragungsdatei enthalten war. Was komplett falsch ist und auch die Werte so in Personio nicht hinterlegt sind. Dadurch wurde dieser Mitarbeiter nun auch in der Gesellschaft A neu angelegt und natürlich auch in Gesellschaft B (was korrekt ist). 

Gibt es für solche Situation etwas, was wir speziell beachten müssen damit die Übertragung richtig funktioniert? Wenn dieser Mitarbeiter wenigstens in der Übersicht auftauchen würde, hätten wir noch reagieren können und feststellen können, dass hier etwas falsch läuft. 

Ich hoffe, hier kann jemand weiterhelfen. 

Viele Grüße

Heike