Wir haben diesen Monat die erste Abrechnung mit Payroll gemacht. Jetzt taucht auch gleich ein Fall mit Krankentagegeld auf und ich weiß nicht, wie ich das in Personio abbilden muss. Vorher war die Lohnabrechnung beim Steuerberater, die konnten da wohl in Datev irgendwas einstellen. Jetzt müssen wir da handhaben in Personio und ich würde gern wissen Schritt für Schritt, wie das einzugeben ist.
Der MA war krankgeschrieben vom 10.-19.06. 2026 und dann wieder 22.07.-05.09.2026 mit evtl. Verlängerung. Die Kranktage haben wir in Personio eingetragen, allerding ist Peronio der Meinung, dass das Krankengeld ab 02.09. gezahlt wird. Er zählt den anderen Zeitraum nicht dazu. Er gehört allerdings dazu. Die August Abrechnung haben wir noch ganz normal gemacht, da sich dieses Thema erst ein paar Tage danach aufgetan hat. Das heißt, dass wir anteilig den August berichtigen müssten, denn eigentlich muss die KK ab dem 23.08. zahlen. Ebenso müssten Zusatzleistungen wie Firmenrad und Wellpass/Gesundheitsprävention anteilig gekürzt werden. Wie bildet man das in Payroll ab? Und wie bildet man die Zahlung durch die KK ab August und September und wie läuft es, wenn der MA wieder da ist und ggf mit Wiedereingliederung und weniger Stunden wieder anfängt. Ich muss das dringend klären, damit die September Abrechnung entsprechend glatt läuft. Wie gesagt, wir sind komplett neu in Personio und arbeiten uns erst seit 3 Monaten in das Thema Lohnabrechnung ein. Ich bin für jede Unterstützung extrem dankbar.
Vielen Dank im Voraus
Beste Antwort von Alex M
Hallo @Zeppelin ,
zunächst einmal vielen Dank für Deine ausführliche Nachricht und Schilderung des Falls.
Vorab der Hinweis, dass Abwesenheiten nach Möglichkeit immer zusammenhängend eingetragen bzw. die ursprüngliche Krankheit verlängert werden sollte (also nur das „Bis"-Datum desselben Abwesenheitseintrags anpassen, statt neue Einträge anzulegen). Auf diese Weise zählt das System die 42 Tage Lohnfortzahlung korrekt und die unbezahlte Abwesenheit kann im Meldewesen mit der richtigen Frist bestätigt werden, sodass eine Überzahlung dadurch vermieden werden kann.
In Eurem Fall gibt es jedoch Abwesenheiten, die vor dem Go-Live mit Personio Payroll im August begonnen haben. In diesem Fall sollte die Abwesenheit zum Go-Live mit Personio Payroll gesplittet werden, konkret:
10.06.-19.06.2026 (erste Krankheitsphase, vollständig vor Go-Live)
22.07.-31.07.2026 (Teil vor Go-Live)
01.08.-05.09.2026 (Teil ab Go-Live).
Im nächsten Schritt könnt Ihr dann bei der Abwesenheit die in Verbindung stehenden Vorerkrankungstage eintragen (siehe Screenshot):
damit das System richtig zählt und im Meldewesen das passende Datum der unbezahlten Abwesenheit erscheint.
Selbiges gilt im Übrigen auch bei Elternzeit, hier muss ebenfalls zu Go-Live-Termin gesplittet werden, damit die entsprechenden Meldungen im System richtig verarbeitet werden können.
Weitere wichtige Punkte für Euren Fall:
Dokumentenstatus: Setzt bei jeder Krankheits-Abwesenheit den Dokumentenstatus auf „Freigegeben" (falls noch offen) – nur dann werden die Zeiträume korrekt in die automatische Vorerkrankungsanfrage bei der Krankenkasse einbezogen. Nach jeder Änderung einer Abwesenheit muss dieser Status erneut gesetzt werden.
Unbezahlter Zeitraum: Sobald die Zeiträume verknüpft sind, erscheint im Meldewesen die Meldung „Abwesenheitszeiten prüfen". Dort bestätigt Ihr, ab wann es sich um eine unbezahlte Fehlzeit handelt (= Ende der Lohnfortzahlung, Beginn Krankengeld). Erst mit dieser Bestätigung kürzt das System das Gehalt und erzeugt bei der nächsten Abrechnung eine Korrekturabrechnung für den bereits normal abgerechneten August. Bei Euch beginnt der unbezahlte Zeitraum laut Bestätigung der Krankenkasse ab dem 23.08.2026.
EEL: Nachdem Ihr die unbezahlte Abwesenheit entsprechend bestätigt habt, erscheint im Meldewesen die Möglichkeit eine EEL-Bescheinigung zu übermitteln.
Je nachdem wie die entsprechenden Lohnarten geschlüsselt sind (z.B.: Nettolohnarten), werden diese nicht automatisch anteilig gekürzt. Ihr müsstet es manuell vornehmen:
Mit Wirkung zum 01.08.2026 den anteilig berechneten Betrag für August eintragen (vorab manuell berechnen)
Mit Wirkung zum 01.09.2026 einen weiteren Satz mit 0,00 € anlegen, um die Lohnart für die Dauer der durchgehenden Krankheit auszusetzen
Sobald der MA zurückkehrt, legt Ihr nach demselben Prinzip wieder einen neuen Satz mit dem entsprechenden (ggf. anteiligen) Betrag an.
Haltet hierzu in jedem Fall nochmal Rücksprache mit dem Support, um zu prüfen wie die betroffenen Lohnarten geschlüsselt sind.
Rückkehr / Wiedereingliederung: Während einer stufenweisen Wiedereingliederung bleibt der MA weiterhin krankgeschrieben. Auch hier empfiehlt es sich die Abwesenheit zu verlängern bzw. als durchgängigen Zeitraum im System zu erfassen, wenn kein Gehalt gezahlt wird. Sobald der MA vollständig zurückkehrt, muss das Enddatum der jeweiligen Unterbrechung auf das tatsächliche Rückkehrdatum gesetzt werden, damit die Zahlungen automatisch wieder normal laufen.
Abschließend empfehle ich nochmals Rücksprache mit unserem Support zu halten, insbesondere falls Fragen weiterhin offen sind.
zunächst einmal vielen Dank für Deine ausführliche Nachricht und Schilderung des Falls.
Vorab der Hinweis, dass Abwesenheiten nach Möglichkeit immer zusammenhängend eingetragen bzw. die ursprüngliche Krankheit verlängert werden sollte (also nur das „Bis"-Datum desselben Abwesenheitseintrags anpassen, statt neue Einträge anzulegen). Auf diese Weise zählt das System die 42 Tage Lohnfortzahlung korrekt und die unbezahlte Abwesenheit kann im Meldewesen mit der richtigen Frist bestätigt werden, sodass eine Überzahlung dadurch vermieden werden kann.
In Eurem Fall gibt es jedoch Abwesenheiten, die vor dem Go-Live mit Personio Payroll im August begonnen haben. In diesem Fall sollte die Abwesenheit zum Go-Live mit Personio Payroll gesplittet werden, konkret:
10.06.-19.06.2026 (erste Krankheitsphase, vollständig vor Go-Live)
22.07.-31.07.2026 (Teil vor Go-Live)
01.08.-05.09.2026 (Teil ab Go-Live).
Im nächsten Schritt könnt Ihr dann bei der Abwesenheit die in Verbindung stehenden Vorerkrankungstage eintragen (siehe Screenshot):
damit das System richtig zählt und im Meldewesen das passende Datum der unbezahlten Abwesenheit erscheint.
Selbiges gilt im Übrigen auch bei Elternzeit, hier muss ebenfalls zu Go-Live-Termin gesplittet werden, damit die entsprechenden Meldungen im System richtig verarbeitet werden können.
Weitere wichtige Punkte für Euren Fall:
Dokumentenstatus: Setzt bei jeder Krankheits-Abwesenheit den Dokumentenstatus auf „Freigegeben" (falls noch offen) – nur dann werden die Zeiträume korrekt in die automatische Vorerkrankungsanfrage bei der Krankenkasse einbezogen. Nach jeder Änderung einer Abwesenheit muss dieser Status erneut gesetzt werden.
Unbezahlter Zeitraum: Sobald die Zeiträume verknüpft sind, erscheint im Meldewesen die Meldung „Abwesenheitszeiten prüfen". Dort bestätigt Ihr, ab wann es sich um eine unbezahlte Fehlzeit handelt (= Ende der Lohnfortzahlung, Beginn Krankengeld). Erst mit dieser Bestätigung kürzt das System das Gehalt und erzeugt bei der nächsten Abrechnung eine Korrekturabrechnung für den bereits normal abgerechneten August. Bei Euch beginnt der unbezahlte Zeitraum laut Bestätigung der Krankenkasse ab dem 23.08.2026.
EEL: Nachdem Ihr die unbezahlte Abwesenheit entsprechend bestätigt habt, erscheint im Meldewesen die Möglichkeit eine EEL-Bescheinigung zu übermitteln.
Je nachdem wie die entsprechenden Lohnarten geschlüsselt sind (z.B.: Nettolohnarten), werden diese nicht automatisch anteilig gekürzt. Ihr müsstet es manuell vornehmen:
Mit Wirkung zum 01.08.2026 den anteilig berechneten Betrag für August eintragen (vorab manuell berechnen)
Mit Wirkung zum 01.09.2026 einen weiteren Satz mit 0,00 € anlegen, um die Lohnart für die Dauer der durchgehenden Krankheit auszusetzen
Sobald der MA zurückkehrt, legt Ihr nach demselben Prinzip wieder einen neuen Satz mit dem entsprechenden (ggf. anteiligen) Betrag an.
Haltet hierzu in jedem Fall nochmal Rücksprache mit dem Support, um zu prüfen wie die betroffenen Lohnarten geschlüsselt sind.
Rückkehr / Wiedereingliederung: Während einer stufenweisen Wiedereingliederung bleibt der MA weiterhin krankgeschrieben. Auch hier empfiehlt es sich die Abwesenheit zu verlängern bzw. als durchgängigen Zeitraum im System zu erfassen, wenn kein Gehalt gezahlt wird. Sobald der MA vollständig zurückkehrt, muss das Enddatum der jeweiligen Unterbrechung auf das tatsächliche Rückkehrdatum gesetzt werden, damit die Zahlungen automatisch wieder normal laufen.
Abschließend empfehle ich nochmals Rücksprache mit unserem Support zu halten, insbesondere falls Fragen weiterhin offen sind.
Liebe Grüße und einen schönen Wochenstart! :)
Alex
⚠️Achtung! Dieses Thema könnte veraltet sein
Dieses Thema wurde vor mehr als erstellt. Unser Produkt entwickelt sich schnell weiter — stelle gerne eine neue Frage, um die aktuellsten Infos zu bekommen.
Werde Teil der Personio Voyager Community!
Bitte benutze für die Registrierung die gleiche E-Mail-Adresse, die Du auch zum Login in Deinem Personio Account benutzt. Dies erleichtert es uns, Dir effektiv und effizient zu helfen, wenn wir z.B. etwas in Deinem Account überprüfen müssen. Bereits registriert? > Anmelden
Achtung: Dein öffentlicher Benutzername darf keine persönlichen Informationen wie E-Mail oder andere private Daten enthalten!
Herzlich willkommen in der Personio Voyager Community.
Die Service und Networking Community für alle Personio Kund*innen und HRler*innen. Solltest Du Dich noch nicht registriert haben, klicke bitte unten auf "Benutzerkonto erstellen". Benutzerkonto erstellen
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.
