Liebe @MaCherie1, liebe @ChristinaFeld, lieber @AM_HR, liebe @Navigator, liebe @AnnaJ. und liebe Community,
wir haben Personio Payroll seit Mai 2023 bei DEGURA im Einsatz und ich hab mir gedacht, vielleicht ist es für euch hilfreich meine Erfahrungen mit der Einführung zu teilen und euch einen Einblick zu geben, was wir derzeit mit Personio Payroll abbilden. 💡
Vor der Einführung hatten wir neben Personio als HR-MGMT-Tool zusätzlich einen Softwareprovider für die Payroll. Leider gab es keine Schnittstelle zwischen dem Provider und Personio, somit musste alles doppelt gepflegt werden, was enorm viel Zeit gekostet hatte und auch Fehler anfällig war. Das ist natürlich nicht optimal. Als unser vorherige Softwareprovider dann noch vom deutschen Markt gegangen ist, mussten wir schnell handel und haben uns für die damalige Beta-Version von Personio Payroll entschieden. Die Einführungsphase war super strukturiert und transparent. Alle Beteiligten wussten, wann was zu tun ist. Wir hatten Personio sehr gut gepflegt und nutzten neben der Mitarbeitendenakte, die Zeiterfassung (Vollzeit, Teilzeit, Werkstudenten, Praktikanten), Abwesenheit (paid vacation, sick leave auch inkl. child sick leave, Garden leave usw.) sowie strukturierte On- und Offboardingprozesse. Wir mussten also “nur” die Daten matchen und implementieren, dabei hatten wir wirklich guten Support vom Personioteam. Nachdem alles eingerichtet war, gab es noch im April 2023 noch eine Abrechnung bei beiden Providern, welche simultan lief und dann kam der Cut und wir waren mit Personio Payroll im Mai 2023 live. Dadurch, dass die Payroll direkt ans HR-MGMT-Tool angeschlossen ist, werden neue Mitarbeitende easy in der Payroll angemeldet und abgemeldet (man muss nur noch die Arbeitsbescheinigung über das SV-Meldeportal beim Offboarding selber machen, aber ich hoffe, dass das auch bald übernommen wird). Alle Arten von Salary (Festgehalt oder Stundenlohn sowie unterschiedliche Boni) werden ohne Probleme übertragen. Wir können alle unsere Benefits (betriebliche Altersvorsorge, betriebliche Krankenversicherung, ÖPNV-Zuschuss, Sportzuschuss, Firmenwagen usw.) abbilden. Was wir nicht bei DEGURA haben, sind Zuschläge für Schicht- oder Nachtarbeit, aber ich habe gesehen, dass es auch ein Modul dafür gibt. Das Thema eAU bei den gesetzlichen Versicherten läuft auch ohne Probleme und man bekommt auch immer die Benachrichtigung, sobald das Zertifikat übermittelt wurde. Nach der finalen Freigabe werden dann auch alle Payslips in die Mitarbeitendenakte automatisch hochgeladen und alle notwendigen Dokumente, Reports und SEPA-Unterlagen erstellt, welche dann an die Finanzabteilung gehen. 💫
Aus meiner Sicht sollte man grundsätzlich etwas von Payroll verstehen oder min. die vorbereitende Lohnbuchhaltung mal gemacht haben, wenn man Payroll inhouse machen möchte. Es gibt zwar viele Plausibilitätsprüfungen, aber es ist schon gut, wenn man sich etwas auskennt. Ich finde es auch sehr nice, dass man alle Eingaben direkt in der Live-Vorschau sieht. Das hilft aus meiner Sicht enorm, da man die Dinge als erledigt abhaken kann. Was ich vielleicht noch teilen kann, ist, dass ich gesehen habe, wie schnell das Modul innerhalb der letzten fast 2 Jahre weiterentwickelt wurde. Viele Dinge, die es jetzt gibt, gab es natürlich im Mai 2023 noch nicht, aber ich würde die Entscheidung für Personio Payroll jetzt wieder treffen ✨
Falls ihr noch Fragen zu dem Thema Personio Payroll habt, meldet euch gern in den Kommentaren oder persönlich bei mir via LinkedIn.☀️