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Frage

Kostenträger bzw. verursachungsgerechte Zuordnung in Personio Payroll

  • July 20, 2026
  • 1 Antwort
  • 39 Aufrufe
M
First Steps

Hallo zusammen,

wir beschäftigen uns aktuell mit der Frage, wie sich Kosten für einzelne Sachverhalte (z. B. Geschenke) in Personio Payroll verursachungsgerecht zuordnen lassen.

Nach unserem aktuellen Kenntnisstand gibt es in Personio Payroll keine Möglichkeit, mit Kostenträgern zu arbeiten. Als möglicher Workaround wäre denkbar, Lohnarten mehrfach anzulegen und diese im Nachgang über die Buchungsdatei einem Kostenträger zuzuordnen. Das erscheint jedoch sehr aufwendig und bringt zusätzlichen Pflegeaufwand mit sich.

Außerdem würden nach unserem Verständnis Sozialversicherungsbeiträge und ggf. Pauschalsteuern weiterhin auf der Stammkostenstelle des Mitarbeiters verbleiben und nicht entsprechend der eigentlichen Kostenverursachung aufgeteilt werden.

Daher meine Fragen an die Community:

  • Hat jemand hierfür bereits eine praktikable Lösung in Personio Payroll gefunden?
  • Nutzt ihr einen Workaround über Kostenstellen oder einen anderen Ansatz?
  • Gibt es eine Möglichkeit, auch die Arbeitgeberanteile und weitere Lohnnebenkosten verursachungsgerecht zu verteilen, sodass nicht alles auf der Stammkostenstelle des Mitarbeiters landet?

Ich freue mich über eure Erfahrungen, Ideen oder Lösungsansätze. Vielen Dank!

    1 Antwort

    Alex M
    Personio Team
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    • Alex MPersonio Team
    • Payroll Solution Specialist
    • August 14, 2026

    Hallo ​@MichelleK. ,
    zunächst einmal vielen Dank für Deine ausführliche Frage.

    Eine wirklich saubere, vollautomatische Lösung über Kostenträger gibt es in Personio Payroll aktuell tatsächlich nicht – hier der Reihe nach zu Deinen drei Fragen:

    1. Praktikable Lösung? Nein, keine rein systemseitige.
    2. Workaround über Kostenstellen? Über das Kostenstellenattribut würde kein echter Mehrwert entstehen: Dabei würden sämtliche SV-Anteile ebenfalls auf diese Kostenstelle gebucht, ohne dass sich der eigentliche Sachverhalt (z. B. das Geschenk) von den übrigen laufenden Bezügen unterscheiden ließe. Empfehlenswerter ist der von Dir bereits angedachte Ansatz einer eigenen, dedizierten Lohnart (LOA) für diesen Sachverhalt – wichtig ist dabei, sie nicht mit anderen Sachverhalten zu mischen, die nur auf die Kostenstelle gebucht werden.
    3. Verursachungsgerechte Verteilung der AG-Anteile / Lohnnebenkosten? Hier ist aktuell in jedem Fall manuelles Umbuchen nötig. Wie genau, hängt davon ab, ob Du mit einer Nettohochrechnung arbeitest:
    Fall A – mit Nettohochrechnung
     Beispiel (fiktive Werte): 31101 gwV lfd. P-Steuer 30 % AG = 35 €, 38000 Übernahme SV-AN aus Sachbezug = 5 €, 38005 Übernahme Steuer aus SV-AN Sachbezug = 2 €, Pauschalsteuer = 11,55 €.
    Verbuchung: 4145 gwV lfd. P-Steuer 30 % AG = 30 €, 4130 Übernahme SV-AN aus Sachbezug = 5 €, 4145 Übernahme Steuer aus SV-AN Sachbezug = 2 €, 4198 Pauschale Steuer für AN = 11,55 € (Gegenkonten: 8610 Verrechnete sonstige Sachbezüge = 30 €, 1741 VLL Finanzamt = 13,55 €, 1742 VLL KK = 5 €).
    Die Beträge auf 4145, 4130 und 4145 (Übernahme Steuer) müsstest Du manuell auf den jeweiligen Kostenträger umbuchen. Bei mehreren Kostenträgern entweder je Kostenträger eigene Lohnarten anlegen oder den Gross-to-Net-Report (GTN) nutzen, um pro Mitarbeiter den Kostenträger zu ziehen. Im Accounting-Report lassen sich die relevanten Buchungen über Sachkonto und Buchungstext filtern. Für die Pauschalsteuer empfiehlt sich eine rechnerische Ermittlung (30 % + Kirchensteuer + 5,5 % Soli aus dem Betrag auf Konto 4145) und anschließende manuelle Umbuchung auf die KOST2.
    Fall B – ohne Nettohochrechnung
     Bei gleichen Ausgangswerten: 4145 gwV lfd. P-Steuer 30 % AG = 30 €, 4110 Gesetzlich soziale Aufwendungen = 2,50 €, 4198 Pauschale Steuer für AN = 2 € (Gegenkonten: 8610 = 30 €, 1741 VLL Finanzamt = 11,55 €, 1742 VLL KK = 5 €).
    Hier müsstest Du zusätzlich zur (einfach zu berechnenden) Pauschalsteuer auch die SV-AG-Anteile ermitteln – entweder exakt oder pragmatisch über einen Durchschnittswert von ca. 20 % – und ebenfalls manuell umbuchen. Auch hier bietet sich der GTN-Report als Grundlage an.

    Fazit: Aktuell gibt es keine Möglichkeit, diese Verteilung ohne manuellen Eingriff abzubilden. Der praktikabelste Weg ist eine eigene Lohnart für den Sachverhalt kombiniert mit monatlicher manueller Umbuchung: Accounting-Report für die direkt buchbaren Beträge, GTN-Report für die Zuordnung je Mitarbeiter/Kostenträger und zur Ermittlung der SV-Anteile.

    Bei weiteren Fragen wende Dich am besten direkt an unseren Support und erstelle dort ein Ticket. So können wir uns Deinen konkreten Fall im Detail ansehen. Wie das geht, erfährst Du hier.

     

    Liebe Grüße und ein schönes Wochenende! :)

    Alex

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