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LODAS Export kann nicht erstellt werden

F
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Guten Morgen,

wir sind mit unserer Implementierung durch und wollten vom Juli auf den August das erste Mal die Löhne mit Personio ans Steuerbüro übermitteln. Ich bin dazu vorgegangen wie im Helpcenter beschrieben. Ich habe also die Abrechnung freigegeben und dann auf Export geklickt. Ich war sehr verwundert darüber, als der Button LODAS ausgegraut war:

 

Der Tooltip sagt: “Lodas-Dateien können nur für den aktuellen Monat erstellt werden.”

Jetzt meine Frage:

Muss ich tatsächlich zwingend letzten Tag des Monats den Export machen? Es müssen ja alle Daten wie An-/Abwesenheiten erfasst sein, man rennt immer mal noch einem hinterher. Dann müssen die Lohnauswertungen gemacht werden, wir haben ein Provisionssystem, d.h. wir müssen am Ende des letzten Tages des Monats die Umsatzauswertungen für den abgeschlossenen Monat starten und die Gehälter/Boni/Krankheitszulagen etc. für diesen Monat festlegen. Das dauert normalerweise 2-3 Tage in den nächsten Monat rein und kann ich nicht schon vorher machen, weil ich ja erst am letzten Tag des Monats weiß, wie viele Tage jemand krank war und ich auch erst wenn alle rechnungen geschrieben sind, die Umsatzauswertung machen kann.

Heißt das, ich kann die Datev-Schnittstelle dann garnicht verwenden? Oder exportiere ich die Festgehälter schon in der Mitte des Monats? Dann ist doch aber die Abrechnung “freigegeben” und damit gesperrt? Dann kann ich die Boni etc. nicht mehr für diesen Monat eintragen, oder?

 

Ich bräuchte wirklcih mal eine genauere Erklärung, der Helpcenter-Artikel ist hierzu wirklcih nciht hilfreich.

Vielen Dank!

FV

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Beste Antwort von Lena 17 August 2022, 15:03

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11 Antworten

Lena
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Hallo @FVelten,

an welchem Tag werden denn die Gehälter bei Euch ausbezahlt?

In einigen Unternehmen werden Gehälter bspw. schon am 25. Tag des Monats ausbezahlt und einige haben auch eine Abrechnungsperiode von bspw. dem 25.-24. eines Monats und nicht den ganzen Monat. 

Hier können Dir die Mitglieder vermutlich noch besser Tipps und Argumente geben, wie sie das umsetzen und weshalb sie entsprechend vorgehen. 😊
@ThereseR, @Dash, @JessicaHR oder jemand Weiteres aus der Community, wie habt ihr bei Euch die Abrechnungsperioden und den Prozess allgemein eingestellt?

- Teilt gerne Eure Erfahrungen. Ich habe gesehen, ihr habt Euch kürzlich zur Lohnbuchhaltung und Datev ausgetauscht.

Liebe Grüße
Lena

Dash
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Hallo @Lena ,

wie du weißt, bin ich bei dem Thema immer sehr interessiert, stehe aber tatsächlich immer noch an der Seitenlinie und beobachte. Aktuell noch mehr als sonst.

Aber da ich durchaus zu dem Thema bald auch sicher mal beraten muss, lese ich immer mit. Eine Lösung habe ich aber leider (noch) nicht.

Ich meine, dass @Theresa Nemitz auch schon mit der Datev-Schnittstelle arbeitet und auch zurecht kommt. Bei @Elena weiß ich es gerade nicht genau, Tendenz aber auch, dass sie es nutzt.

Beste Grüße

Dash

F
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@Lena 

Guten Morgen,

bei uns wird der Lohn immer erst im darauffolgenden Monat bezahlt. Also z.B. den Juni-Lohn am 08.08. Das hängt immer ein bisschen davon ab, wie schnell unsere Provisionsauswertung und im Anschluss das Steuerbüro ist.

Für uns ist ein “Geschäftsmonat” aber immer vom 01. bis zum 30./31. Für diesen Zeitraum werden bei uns Gehälter, Provisionen, Spesen, Überstunden etc. erfasst.

 

Als Abrechnungszeitram habe ich daher in den Einstellungen “1. jeden Monats - letzter jeden Monats” eingestellt. Ich möchte die An-/Abwesenheiten, Überstunden etc. alle genau auf einen Monat.

Ich bin mir nicht sicher, was es bedeutet, den “Abrechnungszeitraum auf “10. jeden Monats - 9. jeden Monats” zu setzen. Dann werden alle oben genannten Dinge nicht mehr monatlich auswertbar, oder? bzw. habe ich dann in den Berichten monatliche Statistiken, aber einen Geschäftsmonat, der nur 50/50 im davorliegenden und folgenden Monat liegt? Ich kann meinen Geschäftsmonat nicht einfach verschieben...

Theresa Nemitz
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Hallo zusammen,

@Dash ja das ist richtig, wir nutzen die Datev Lodas Schnittstelle seit Anfang des Jahres und das was funktionieren soll, funktioniert soweit gut (nur eine Ausnahme, an der wir noch arbeiten, Stichwort Stammdatenübermittlung) - es gibt aber natürlich schon noch einige offene Wünsche :-)

Bei uns ist der Gehaltsmonat auch 1. bis letzter des Monats, obwohl wir schon am ca. 20 des Monats abrechnen. Demnach fehlen da logischer Weise noch An- und Abwesenheiten. Da wir aber zu 95 % Fixgehälter haben, ist das nicht wichtig. Trotzdem ist es überhaupt kein Problem, dass wir die Abrechnung im noch laufenden Monat machen.

Tatsächlich nutzt meine Kollegin den Button “Abrechnung freigeben” nicht, weil es auch ohne funktioniert und danach bearbeitbar bleibt. Ich stecke da im Alltagsgeschäft der LoBu nicht so tief drin, aber sie sagt dass es so für sie besser funktioniert. 

@FVelten ich gehe davon aus, dass ihr die Integration vollständig freigeschaltet habt:

 

und dass ihr die Berater- und Mandantennummer bei Arbeitgeberinformationen hinterlegt habt.

Zudem gehe ich auch davon aus, dass ihr, bevor ihr die Abrechnung freigegeben habt, alle angezeigten Fehler bei Mitarbeitern behoben habt.

Ich spreche mal mit meiner Kollegin, ob sie eine Idee hat, woran das liegen könnte. 

Ich könnte mir vorstellen, dass es an eurem viel späteren Abrechnungslauf liegt, da sehe ich aber Personio/Datev in der Erklärungspflicht, ob es irgendwie gesperrt ist, dass man so viel später erst abrechnet. Kann es ggf. eine Option für euch sein, dass ihr zumindest den Export an Datev bereits früher macht? Ich bin nicht ganz sicher, was in der Upload-Datei enthalten ist und ob die An- und Abwesenheiten da überhaupt drin sind. Denn es gibt ja zusätzlich noch den Button mit dem Export. In der Exceldatei sind die Stammdaten und die An- und Abwesenheiten enthalten. Ich gehe daher davon aus, dass diese nicht auch noch in dem Upload drin sind - kann es aber nicht sicher sagen. 

Du könntest mal mit eurem Steuerberater sprechen, ob du ihm mal von einem aktuellen Monat den Upload schickst und er sich den mal anschaut. Soweit ich weiß, kann der StB das auch löschen bzw. nicht übernehmen - frag da aber besser nochmal deinen StB.

 

Ich hoffe dass es dir ein bisschen weiterhilft. 

Viele Grüße, Theresa
Dash
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Danke @Theresa Nemitz , ich wusste, dass es sich lohnt, dich hier zu verlinken!

Beste Grüße

Dash

F
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Danke @Theresa Nemitz für deine ausführliche Antwort.

Ja, ich habe die vollständige Integration und alles autorisiert und freigeschaltet, Mandantennummer etc. ist hinterlegt, alle Fehler in den Datensätzen waren korrigiert, fehlende Angaben ergänzt.

 

Theoretisch könnte ich euren Weg auch gehen, den Datensatz nicht sperren und einfach alles über den Excel-Export per Mail/Filesharing an den Steuerberater übermitteln. Gibt es Werte, die sich nach der Übertragung zum Ende des Monats noch mal ändern könnten? Ich denke da z.B. an Gehalt und Krankengeld:

wenn z.B. jemand die letzte Woche vom Monat ins Krankengeld rutscht, dann reduziert sich doch das Gehalt, dass ich ans Steuerbüro übermitteln muss? Wenn ich die Abrechnung schon am 20. mache und übertrage, dann würde ein zu hoher Wert übertragen werden, den ich doch dann wieder nachträglich korrigieren muss?

 

 

Theresa Nemitz
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@FVelten 

Ja, es kann sein, dass es eine Korrektur geben würde. Das passiert bei uns auch hin und wieder einmal. Bei uns kommt sowas sehr sehr selten vor, daher müsste ich einmal nachfragen, wie wir damit umgehen würden. Letztlich müsste man es dann ja zurückfordern. Da die Person ja potentiell wieder zurückkommen möchte, sollte es da ja auch keine großen Probleme geben. Ich würde hier aber mal schauen, ob man nicht ggf. manuell vom Steuerberater eingreifen lassen könnte. 

Es gibt bei uns trotzdem auch den Lodas Export, den man dann direkt aus Personio heraus an Datev übermitteln kann. Manuell muss man nur den Excelexport übermitteln.

Bedenke, dass wiederkehrende Zahlungen (bei uns zb das Jobticket der Öffis) nicht übermittelt werden. Ebenfalls gibt es bei Personen mit Stundenlohn bei uns immer Probleme, wenn Feiertage waren. Da warte ich noch auf eine Klärung vom Support. So richtig klar ist mir das nicht. Aber es scheint so zu sein, dass Feiertage ignoriert werden. Wenn ich also Montag 8 Stunden hätte arbeiten müssen und dank eines Feiertages frei hatte, krieg ich die 8 Stunden aber nicht in der Monatssumme hinzugerechnet. Das ist nicht richtig. Für die Personen muss also immer nochmal manuell geschaut werden, ob an deren festen Arbeitstagen ein Feiertag in dem jeweiligen Bundesland war. Das ist total nervig. 

Viele Grüße, Theresa
Lena
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Hallo zusammen, 

vielen Dank für das Teilen Eurer Erfahrungen @Theresa Nemitz und @Dash! :) 

Ich habe auch nochmal mit meinen Kolleg*innen gesprochen und tatsächlich ist der Versand der Stammdaten an Datev immer nur mit dem aktuellsten Stand der Daten möglich. Das bedeutet, wenn der nächste Monat angebrochen ist und hierfür schon andere Stammdaten oder ein neues Gehalt gilt, werden die neuen Daten übertragen. 

Es kann eine Möglichkeit sein, die Lohnbuchhaltung nicht freizugeben, das bringt jedoch auch wieder das Risiko mit sich, dass die Daten im Nachhinein geändert werden könnten und das in der Lohnbuchhaltung nicht nachvollziehbar ist. - Davon raten wir prinzipiell ab, mir ist aber auch bewusst, dass es in einigen Unternehmen so gehandhabt wird. 

Liebe Grüße
Lena

P
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Ich hänge mich hier mal mit an. Finde das auch wirklich keine Lösung da wir auch die Daten nicht im gleichen Monat übertragen können. Wir hatten uns so auf die Lösung gefreut. In der Praxis aber nicht umsetzbar. Danke für die Tipps hier in der Runde!.

LG Melanie

A

Bin auch dabei. 

Wir haben zwei Abrechnungsgruppen, von denen wir eine um den 20. herum abrechnen und die 2. Gruppe am 1. Werktag des Folgemonats, da wir hier eingetragene Stunden und Abwesenheiten bis einschl. letzten Tag des Monats berücksichtigen. 

Leider kann man die Gruppen von vornherein schon nicht im Export sauber trennen und dann kann man (vorausgesetzt, das mit der Übertragung der Stundenlöhne würde überhaupt mal richtig funktionieren...) eine Gruppe am Ende überhaupt nicht mehr abrechnen.
Hier muss es doch technisch möglich sein, die Daten für einen LODAS-Export so zu berücksichtigen, wie sie zum hinterlegten Abrechnungszeitraum eingespielt waren (dazu erfassen Personalverwaltungssysteme ja auch Änderungsdaten) - So funktioniert ja auch das Berichtswesen zum Teil.

Bitte ändert hier technisch unbedingt so nach, dass zumindest der LODAS-Export noch generiert werden kann oder man einen Abrechnungszeitraum definiert auch für den Folgemonat, in dem man die Daten übertragen kann.

Beste Grüße
Stephanie

 

P
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Hallo zusammen,

 

ist hier schon eine Besserung in Sicht? Wir hatten jetzt wieder das Problem, dass ich Ende des Monats ausgefallen bin und wir dann heute keinen Export mehr für April machen können. Das ist in der Praxis so nicht umsetzbar. 

Wäre schön, wenn wir hier flexibler wären!

Viele Grüße

Melanie

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