Hi Chipmunkie,
dein Beitrag ist zwar ein paar Tage her, habt ihr mittlerweile auf Lohnabrechnungen via Personio umgestellt oder ist alles noch beim Alten? 

Woher hast du die Info bzgl. der Willenserklärung? Eigentlich gibt es kein “Recht auf eine Lohnabrechnung in Papierform” soweit ich weiß.. Somit ist eine Willenserklärung nicht notwendig.

Viele Grüße,
Alina

Hallo, das Thema ist bisher etwas hinten angestellt gewesen, sodass wir es aktuell parallel handhaben mit Lohnscheinen in Personio und Versand. 

Die Information dazu habe ich von unserem Anwalt erhalten:

§108 der GewO besagt, dass der Arbeitgeber bei Zahlung des Arbeitsentgelts dem Arbeitnehmer die Abrechnung in Textform zu erteilen hat. Eine digitale Zustellung ist daher grundsätzlich nicht ausgeschlossen.

Entscheidet man sich für den Versand der Gehaltsabrechnungen per E-Mail, so muss man sich vom Empfänger hierfür die ausdrückliche Zustimmung, dass er damit einverstanden ist, dass seine E-Mail-Adresse für den Versand der Gehaltsabrechnungen genutzt werden darf.

Begründung:

Das Erteilen einer Erklärung, hier der Lohnabrechnung, in Textform meint nicht die bloße Bereitstellung zum Abruf durch ein aktives Tun des Erklärungsempfängers, sondern die Aufgabe der jeweiligen Erklärung zur Übermittlung an deren Empfänger. Entsprechend müssen die für den Zugang einer Willenserklärung geltenden Erfordernisse des § 130 BGB erfüllt sein. Zwar handelt es sich bei der Lohnabrechnung um eine Wissenserklärung des Arbeitgebers. Auf diese sind jedoch die Regelungen über die Abgabe und Zugang von Willenserklärungen entsprechend anzuwenden. Die in Textform erfolgte Entgeltabrechnung muss entsprechend den Anforderungen für den Zugang einer Willenserklärung deshalb durch den Arbeitgeber so auf den Weg zum Arbeitnehmer gebracht werden, dass sie in dessen Machtbereich gelangt und der Arbeitnehmer sodann unter gewöhnlichen Umständen von der Erklärung Kenntnis nehmen kann. Die in elektronischer Form übermittelte Erklärung geht dem Empfänger jedoch nur dann zu, wenn der Empfänger zuvor ausdrücklich oder konkludent zu erkennen gegeben hat, er sei mit der telekommunikativen Übermittlung derartiger Erklärungen einverstanden.

Gern lasse ich mich hier auch eines Besseren belehren wenn ihr dazu andere Informationen habt. Gern würde ich erfahren wie das andere hier machen.

Hey,

vielen Dank für die ausführliche Antwort. 
Es ist definitiv eine sichere Variante eine Willenserklärung vorliegen zu haben. Jedoch stelle ich mir die Frage, was Mitarbeiter gegen die digitale Bereistellung der Lohnabrechnung einzuwenden hätten? 
Es hat auch für Mitarbeiter einen positiven Effekt, diese jederzeit abrufen zu können -ohne viel Papierkram- und alle Abrechnungen (mehr oder weniger) auf einen Blick. 
Und da Mitarbeiter z.B. auch ihren Urlaub in Personio beantragen, ist es sowieso schon ein genutztes Tool. 

Huhu, 

da Personio für die Gehaltsabrechnung leider nicht alle für uns notwendigen Funktionalitäten zur Verfügung stellen kann, machen wir unsere abschließende Lohnbuchhaltung über einen externen Steuerberater, welcher mit DATEV arbeitet, nutzen wir Arbeitnehmer Online. Dort werden alle Unterlagen datenschutzkonform eingespeist und der MA bekommt via Mail eine Info, dass neue Unterlagen vorhanden sind.

Was wir aber zukünftig machen: Die Monatsaufstellung der Stunden und Zuschläge werden von uns in die digitale Akte gepackt, damit die MA immer Zugriff drauf haben und damit die Psapiersammelei aufhört ;-)

@JessicaHR Habt ihr dafür erst eine Willenserklärung eingeholt dass die Mitarbeiter per Mail informiert werden?

Dann muss sich der Arbeitnehmer aber auch in zwei Programmen seine Dokumente und Infos zusammen sammeln? 

Die Information dass die Dokumente bereitstehen müsste man separat an die Mitarbeiter als Sammelmail verschicken. Das geht, man muss nur jeden Monat daran denken.

Tatsächlich sammeln einige hier gern ihr Papier. Ich könnte da ehrlich auch drauf verzichten. Allerdings ist die Frage ob auch die SV-An-/Abmeldungen und Lohnsteuerjahresmitteilungen nur online zur Verfügung gestellt werden - wenn nicht wäre es schon komplizierter. Und bei einem Austritt muss man daran denken dass der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf seine Abrechnung hat und ihm die Dokumente nachsenden - was zumindest über die Offboarding-Vorlagen ganz gut abgearbeitet werden kann. 

Zudem: Ich denke die meisten Mitarbeiter würden schon die digitale Akte bevorzugen. Es reicht aber wenn eine Handvoll nicht zustimmt (ich weiß dass das garantiert passiert) - und dann monatlich daran zu denken genau denen alles auszudrucken und zuzusenden wäre mehr Aufwand als es gleich allen zu schicken (macht bei uns das Lohnsteuerbüro). 

Hallo Chipmunkie,

mit Eintritt in unser Unternehmen bekommt der Mitarbeiter via Post Anmeldedaten für DATEV Arbeitnehmer Online. Mit Anmeldung erklärt er sich damit einverstanden, dass er elektronisch informiert wird, wenn eine neue Abrechnung da ist. Mit Unterschrift unter den Personalbogen und unter dem Arbeitsvertrag erklärt er sich zudem einverstanden, dass seine Daten zu abrechnungstechnischen Zwecken verwendet werden dürfen. Die Mail geht elektronisch und automatisch aus den System raus, wenn unser Steuerberater die Abrechnung freigegeben hat. Hier ist daher kein manueller Aufwand notwendig.

Grundsätzlich müssen unsere Mitarbeiter nicht in zwei Systeme, da wir nur aus reiner Nächstenliebe die Stundenzettel elektronisch in die digitale Akte hochladen, weil Anhänge in DATEV nicht möglich sind. Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter seinen Stundenzettel selbst vorliegen und kann diese perspektivisch elektronisch in unserem order to Cash-System für unsere spezielle Eisenbahnwelt einsehen ;-) 

Ansonsten haben wir hier auch diverse Vereinbarungen mit dem Betriebsrat, wo wir weitestgehend ein papierloses Büro haben wollen und alle notwendigen Unterlagen digitalisieren Wäre vielleicht auch eine Idee.

Hallo @Chipmunkie,

wir stellen seit Anfang diesen Jahres die Lohnscheine per Personio zur Verfügung. Eine gesonderte Willenserklärung haben wir dafür nicht eingeholt.

Allerdings weiß ich nicht, ob das ggf. ein Jahr vorher erfolgt ist, als wir vom Postversand auf den Versand per E-Mail umgestiegen sind.

Ich kenne es aber von meinem alten Arbeitgeber auch ohne explizite Willenserklärung. Hier wurden die Lohnscheine auch digital über ein Portal zur Verfügung gestellt.

Viele Grüße

Ute

Hallo @Chipmunkie,

bei uns können die Mitarbeiter sogar wählen  Entweder klassisch per Post oder über DATEV Arbeitnehmer Online.

Wir haben die Erfahrung gemacht, das viele ihren Gehaltszettel gern noch abheften und deswegen nicht auf die digitale Version umsteigen möchten.

Wenn ein Mitarbeiter Arbeitnehmer online über die DATEV nutzen möchte, dann muss er uns dafür eine Bestätigung unterschreiben. Mit dieser legt unser Steuerbüro dann für den entsprechenden Mitarbeiter den Zugang beim Arbeitnehmer Online-Portal an. Und ab diesem Moment gibt es die Abrechnung dann nur noch zum download dort. 

Die Abfrage, für welche Variante sich wer entscheidet, mache ich immer direkt beim Onboarding :)