Hallo zusammen,
wir haben aktuell einige Herausforderungen bei der Lohnabrechnung und Arbeitszeiterfassung unserer Werkstudenten (auf Stundenlohnbasis) und würden uns freuen, uns mit anderen Unternehmen auszutauschen, die ebenfalls mit Personio arbeiten.
Ausgangssituation
Werkstudenten haben bei uns ein Arbeitszeitmodell basierend auf ihren jeweiligen Arbeitstagen. Wenn sich durch Semesterferien oder Stundenplanänderungen die Arbeitstage ändern, passen wir das Arbeitszeitmodell an.
→ Das führt allerdings zu einem hohen administrativen Aufwand, weil ständig Änderungen notwendig sind und der Überblick schwerfällt.
Unsere Fragen
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Arbeitszeiterfassung & -modelle:
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Wie bildet ihr die Arbeitszeiten eurer Werkstudenten in Personio ab? (Wir machen das derzeit separat mit einem Excel Stundenzettel, da wir vom 15-15 eines Monats abrechnen und uns aus Personio sonst nicht die Daten ziehen können, da es nur einen Excel Export gibt). Wir rechnen derzeit über Datev Lodas ab.
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Nutzt ihr feste Arbeitszeitmodelle oder flexible Modelle (z. B. 20 Std./Woche ohne feste Tage) ?
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Wie geht ihr mit Änderungen während des Semesters oder in der vorlesungsfreien Zeit um?
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Wie geht ihr damit um, wenn Werkstudenten grundsätzlich 3 Tage die Woche arbeiten, man aber trotzdem Flexibilität beibehalten will und Woche 1 MO/D/MI gearbeitet wird Woche 2 dann aber mal MO/MI/FR => Dann einfach Stunden auf Mo/DI/MI eintragen wie beim Arbeitszeitmodell hinterlegt ist?
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Urlaub und Krankheit:
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Wie berechnet ihr die Bezahlung bei Urlaub oder Krankheit? Nutzt ihr einen Durchschnittswert (z. B. 6,66 Std. bei 20 Std./Woche auf 3 Arbeitstage)?
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Wie geht ihr damit um, dass Werkstudenten nicht „gezielt“ längere Arbeitstage als Urlaub/Krankheit eintragen, um mehr Stunden bezahlt zu bekommen? Oder wie handhabt ihr das?
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Semesterferien:
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Wie handhabt ihr das mit dem Urlaubsanspruch in dieser Zeit? (z. B. bei erhöhtem Stundenumfang)
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Ändert ihr dann das Arbeitszeitmodell? Was passiert mit den Urlaubstagen?
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Wir sind aktuell dabei, unseren Prozess zu vereinfachen und suchen nach praktischen Lösungen und Erfahrungswerten aus anderen Unternehmen.
Vielen Dank schon jetzt für euren Input!
Beste Grüße
Nina
