Lohnabrechnung Werkstudenten - viele Fragen

Hi,

bei uns hat es sich als am wenigsten Aufwand erwiesen, den stundenlohnbasierten Kräften mit sehr flexiblen Arbeitstagen und -zeiten eine normale Fünf-Tage-Woche in Kombination mit linear darauf verteilten Stunden zu geben. Dazu haben wir dann Unter- und Überstunden aktiviert, sodass sich die Zeiten automatisch miteinander verrechnen. Durch die Fünf-Tage-Woche im Anwesenheitsmodell haben sie dann auch das volle Abwesenheitskontingent, sodass sie dann aber auch entsprechend für eine Woche Urlaub fünf Tage Abwesenheit eintragen müssen.

Richtig sauber ist das nicht, aber bei uns ist das ein so kleiner Personenkreis, dass es für uns so am einfachsten ist 🙂 Die entsprechenden Führungskräfte wissen auch, worauf die bei den Stundenlöhnern in der An- und Abwesenheitserfassung achten müssen.

Zu diesen Themen gibt es auch schon eine ganze Menge Diskussionen - ich verlinke mal ein paar 🙂

VG

lbrk

Danke für deine Rückmeldung. 

Leider bringt uns das nicht wirklich weiter. Hat jemand vielleicht noch andere Erfahrungen? In den ganzen unterschiedlichen Diskussionen rund um das Thema blicken wir aktuell irgendwie nicht mehr durch. 

Hi ​@nmaass_,

Ich habe soeben auch deinen Kommentar in diesem Beitrag gesehen. Hilft das evtl. schon weiter? 😊

Hi ​@SabbuSchreiber, nein wir stehen noch immer vor der Herausforderung das wir nicht genau wissen, wir wir zwischen Semester und Semesterferien unterscheiden sollen. Denn die Wertigkeit eines Urlaubstages ist in den Semesterferien anders als während eines Semesters. Wir möchten eigentlich verhindern, dass die Werkstudenten ihren Urlaub dann immer in den Semesterferien nehmen, weil sie dann mehr Lohn für den Urlaub bekommen.

Das ganze vielleicht etwas genauer erklärt anhand eines Beispiels: 
Ein Werkstudent arbeitet bei uns im Semester 3 Tage (Mo 8h / Di 8h / Mi 4h) und bekommt 16€ Stundenlohn.

Im Arbeitsvertrag steht “Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen kalenderjährlich, bezogen auf eine 5-Tage-Woche („gesetzlicher Urlaub“). Darüber hinaus wird dem Arbeitnehmer ein zusätzlicher Urlaub von 10 Arbeitstagen pro Kalenderjahr gewährt („vertraglicher Urlaub“), insgesamt also 30 Arbeitstage pro Jahr. Wird nicht an jedem Tag in der Woche gearbeitet, erwirbt der Arbeitnehmer einen entsprechenden Teilanspruch.” => D.h. er bekommt 18 Urlaubstage während des Semesters. Nimmt er während des Semesters Urlaub, dann wird das Urlaubsentgelt nach dem Durchschnitt der letzten 13 Wochen berechnet.

Nun sind Semesterferien bspw. im April und Mai, wo der Werkstudent nun die Möglichkeit hat 40h zu arbeiten. Dieser Werkstudent entscheidet sich 5 Tage die Woche volle 8h zu arbeiten. Erhält er jetzt mehr Urlaubstage für April und Mai? Müssen wir ihm 8h á 16€ Stundenlohn auszahlen, wenn er während der Semesterferien Urlaub nimmt?

Was wäre mit Werkstudenten die sich dazu entscheiden nur 35h zu arbeiten an 4 Tagen, muss man das dann auch wieder separat berücksichtigen und die Höhe des Urlaubsanspruchs entsprechend berechnen? Muss der Werkstudent uns die Arbeitstage + Stunden pro Arbeitstag dann immer zu Beginn der Semesterferien melden, damit wir das Arbeitszeitmodell entsprechend anpassen und Personio die Höhe des Urlaubsanspruchs automatisch berechnet? 

Folgendes haben wir noch online dazu gefunden:

1. Anwendung des Ausfallprinzips

In Deutschland gilt für die Entgeltfortzahlung im Urlaub das sogenannte Ausfallprinzip. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer muss so gestellt werden, als hätte er gearbeitet. Wenn der Werkstudent während der Semesterferien regulär 40 Stunden pro Woche arbeiten würde, entfallen durch einen Urlaubstag genau die Stunden, die er an diesem Tag eigentlich geleistet hätte.

2. Besonderheit: Der Referenzzeitraum (§ 11 BUrlG)

Obwohl das Ausfallprinzip für die Zeitgutschrift gilt, wird die Bezahlung des Urlaubs (das Urlaubsentgelt) gesetzlich nach dem Durchschnitt der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn berechnet (§ 11 Bundesurlaubsgesetz). 

• Problem: Da Werkstudenten während des Semesters oft weniger arbeiten (z. B. 15–20 Stunden), kann der Durchschnitt der letzten 13 Wochen niedriger sein als die aktuelle 40-Stunden-Woche.
• Praxis: Viele Arbeitgeber rechnen dennoch vereinfacht mit der aktuellen Arbeitszeit (8 Stunden), um den Verwaltungsaufwand gering zu halten und die Studenten nicht zu benachteiligen. Rechtlich gesehen ist der 13-Wochen-Schnitt jedoch die gesetzliche Untergrenze für die Bezahlung.

3. Umrechnung des Urlaubsanspruchs

Wichtig ist zudem, dass der Urlaubsanspruch in Tagen meist auf Basis der Arbeitstage berechnet wird. Wenn der Student im Semester nur 3 Tage pro Woche arbeitet, in den Ferien aber 5 Tage, muss darauf geachtet werden, dass für eine volle Woche Urlaub in den Ferien auch 5 Urlaubstage eingesetzt werden müssen (statt der üblichen 3 Tage während des Semesters). 

Hi ​@nmaass_

Gute Fragen! Da bin ich leider überfragt da wir in Deutschland keine solche Fälle haben.

Evtl. wissen ​@Dash, ​@Andrea B., ​@AM_HR oder ​@SarahHen mehr dazu? 😊

Danke ​@SabbuSchreiber , dass du uns verlinkt hast. 

Hi, ​@nmaass_ , 

wir beschäftigen keine Werkstudenten im klassischen Sinne. Wir haben studentische Aushilfen, die wir aber mit einer wöchentlichen Arbeitszeit führen. Wir zahlen somit auch jeden Monat ein Fix Gehalt aus. Auf Minijobbasis, über Mindestlohn. 

In den Praktikumsphasen, wo keine Arbeitsleistung erbracht werden kann, geht die Aushilfe in die Minderstunden. In den Semesterferien, wo mehr Zeit für die Arbeit ist, werden die Stunden aufgefangen. Von daher haben Urlaubstage immer den gleichen Wert. 

Auch hier bekommen die Aushilfen 20 Tage + 10 tarifliche Urlaubstage. Immer heruntergebrochen auf die Anzahl der Tage, in denen normalerweise gearbeitet wird. 

Viele Grüße

​@nmaass_,

bei unseren Werkstudenten haben wir 20 Std. Wochenarbeitszeit auf alle Wochentage Mo-Fr verteilt. Es werden allerdings lediglich die tatsächlichen Anwesenheiten gezählt, so dass diese mit dem hinterlegten Stundenlohn berechnet werden können. Das Thema Urlaub erübrigt sich somit, da sie den generellen Urlaubsanspruch erhalten und bei Urlaubsbeantragung somit die volle Woche nehmen müssen. 

Viele Grüße

Danke dir! Und wie zahlt ihr dann die Urlaubstage aus (Höhe des Urlaubsentgelts)? Rechnet ihr dann immer mit dem 13-Wochen Durchschnitt?

Ja genau, wir nehmen für die Auszahlung der Urlaubstage dann den Durchschnitt. 

Viele Grüße

Jan