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Hallo zusammen,

wir arbeiten mit einem Lohnbüro zusammen und bisher haben wir ein externes Tool für die Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, damit sie sich ihre Lohnabrechnungen herunterladen können. Das Tool hat einen gesicherten Log-in System und alles wird automatisch vom Lohnbüro hochgeladen.

Jetzt haben wir ausprobiert die Lohnzetteln manuell in Personio zu importieren (das Lohnbüro stellt uns eine splitting Datei zur Verfügung) und fragen uns :

  • wie DSGVO konform/sicher es ist
  • ob es schonmal zu Fehlern geführt hat (wenn es keine direkte Integration zu DATEV gibt)
  • wie wird sichergestellt, dass die Daten nicht in den falschen Dokumenten landen
  • gibt es eine Möglichkeit der Name aller Dokumenten auf einmal in Personio zu ändern

Nehmen wir grundsätzlich ein Risiko mehr, wenn wir das so implementieren?

Danke euch vorab.

Viele Grüße

Hallo @Faustine 😊

selbstverständlich wird Datenschutz bei Personio groß geschrieben. Dementsprechend haben wir hier eine extra Seite eingerichtet mit vielen hilfreichen Informationen. Das Whitepaper EU-DSGVO bei Personio findest Du hier. Sofern Ihr weiterführende Informationen benötigt oder Fragen zu den Inhalten dieser Seite oder den aufgeführten Downloads habt, kontaktiert gerne unser Datenschutz- und Informationssicherheits-Team unter datenschutz@personio.de.

In Eurem Fall habt Ihr die Möglichkeit den Multiupload von Dokumenten zu nutzen. Hierfür müssen alle Dokumente vorab lokal in einem der folgenden Formate angelegt werden:

  • Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj
  • Vorname_Nachname_Kategorie_tt.mm.jjjj
  • MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj
  • MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_tt.mm.jjjj
  • MitarbeiterID__Kategorie_ttmmjjjj
  • Mitarbeiter-ID___Kategorie_tt.mm.jjjj


Falls Ihr nicht die automatische Zuweisung anhand der Dateinamen verwendet, weist den Dokumenten die gewünschte Dokumentkategorie im Schritt "Spalten konfigurieren" zu und ändere gegebenenfalls das Dokumentendatum. Die Zuordnung der Dokumente zu den Mitarbeitenden erfolgt auch in diesem Fall automatisch über den Dateinamen. Ihr habt auch die Möglichkeit, mit Hilfe des Pfeilsymbols eine Massenzuweisung durchzuführen. 
 
?name=Bildschirmfoto+2023-06-20+um+09.31.24+1.png
 
Durch die Benennung der Mitarbeiter ID können die Dokumente dann in die korrekten Mitarbeiterprofile hochgeladen werden. Hier findest Du noch weitere Informationen: So laden Sie mehrere Dokumente gleichzeitig über den Multiupload von Dokumenten hoch

Aktuell ist es noch nicht möglich Dokumente aus verschiedenen Mitarbeiterprofilen per Bulk Action umzubenennen. Ich kann verstehen, dass das noch nicht die optimalste Lösung für euch ist. Ich habe dazu bereits diesen Beitrag / Idee in unserem Ideation Bereich gefunden und würde mich freuen wenn Du diesen upvotest. 🙌🏼

Vielen Dank, dass Du Dein Feedback mit uns teilst!

Ich wünsche Dir einen tollen Tag. ☀️

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