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Mitarbeiterdokumente an Digitale Personalakte

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Unserer erste Frage. Ich hoffe die Frage kam nicht schonmal auf. Aber wenn dann habe ich diese nicht gefunden. 

 

Unser Lohnabrechner will Beispielsweise den Arbeitsvertrag oder auch Dokumente für die Vermögenswirksamen Leistungen oder Fahrkostennachweise in seiner digitalen Personalakte hinterlegen. 

 

Wir haben alle diese Dokumente in Personio hinterlegt. Kann man diese irgendwie dem Lohnbuchhalter zur Verfügung stellen? (Außer einen Unternehmensexport zu machen)

 

Wird das mit die LODAS Schnittstelle evtl. automatisch übertragen? 

 

Wie kann der Lohnbuchhalter oder wir  sehen oder auswerten welche Dokumente im Monat hochgeladen wurden?

Beste Antwort von Lena

Hi @sanipep,

super, dass ihr Euren Lohnbuchhalter bereits in Personio angelegt habt.

An den Dokumenten Upload von Mitarbeitenden kann man sich aktuell nicht erinnern lassen. Unser Produkt-Team hat dies auf dem Schirm und möchte das auch umsetzen, allerdings habe ich noch keine konkrete Timeline, oder Informationen, wie das genau aussehen soll. 

https://community.personio.de/ideas/dokumentenupload-information-an-die-mitarbeiter-901

Sofern das jeden Monat kontrolliert werden muss, ja. Könnte der Prozess umgestellt werden, dass dies beispielsweise nicht monatlich geschieht, sondern jährlich? Oder, dass dies anders festgehalten wird, bspw. dass es auf Team Basis getracked wird und mit einem Attribut gepflegt wird? Das kann dann der Excel Liste bei den Personalinformationen in der Lohnbuchhaltungsübersicht hinzugefügt werden. 

@Bernadette Du hattest auch mal einen Beitrag dazu gepostet, wie seid ihr mit dem von Miriam vorgeschlagenen Prozess verfahren? Oder habt ihr einen ganz anderen Weg inzwischen gewählt?

Ein automatischer Upload von Personio an Datev ist eine gute Idee, allerdings können momentan ausschließlich Dokumente von Datev an Personio übermittelt werden. Es tut mir Leid, dass ich hier keine bessere Nachricht für Dich habe. :) 

Liebe Grüße
Lena

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Dash
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  • 12. Januar 2023
sanipep schrieb:

 

Wir haben alle diese Dokumente in Personio hinterlegt. Kann man diese irgendwie dem Lohnbuchhalter zur Verfügung stellen? (Außer einen Unternehmensexport zu machen)

Hallo @sanipep ,

du könntest ihm den Zugriff auf die Dokumente gewähren, also seiner Rolle das Zugriffsrecht hinterlegen.

Ist bzw. hat er denn eine eigene Mitarbeiterrolle?

Mehr dazu findest du hier:

Wie lege ich ein externes Profil für einen Steuerberater in Personio an? – Personio

Beste Grüße

Dash

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  • 12. Januar 2023

Hey vielen Dank für die Antwort. Und sorry für den Rechtschreibfehler im Titel

Tatsächlich haben wir das schon gemacht. Der Lohnabrechner sieht aber nicht wenn wir neue Dokumente “in” einen Mitarbeiter hochladen. Er hat auch alle nötigen Berechtigungen und kann die Dokumente sehen.

 

Vor allem wäre es ziemlich aufwendig für unseren Lohnabrechner, wenn jeder unserer 140 Mitarbeiter monatlich seinen Fahrkostennachweis hochlädt. 

 

Dann müsste der Lohnabrechner jeden Mitarbeiter einmal aufrufen und sich die Datei runterladen? 

 

Deswegen eben die Frage ob man einen Export für alle “neuen Dokumente” erstellen kann? Oder ob die LODAS Schnittstelle “Lohndokumente” automatisch hochlädt? 

 

Lena
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  • 17. Januar 2023

Hi @sanipep,

super, dass ihr Euren Lohnbuchhalter bereits in Personio angelegt habt.

An den Dokumenten Upload von Mitarbeitenden kann man sich aktuell nicht erinnern lassen. Unser Produkt-Team hat dies auf dem Schirm und möchte das auch umsetzen, allerdings habe ich noch keine konkrete Timeline, oder Informationen, wie das genau aussehen soll. 

https://community.personio.de/ideas/dokumentenupload-information-an-die-mitarbeiter-901

Sofern das jeden Monat kontrolliert werden muss, ja. Könnte der Prozess umgestellt werden, dass dies beispielsweise nicht monatlich geschieht, sondern jährlich? Oder, dass dies anders festgehalten wird, bspw. dass es auf Team Basis getracked wird und mit einem Attribut gepflegt wird? Das kann dann der Excel Liste bei den Personalinformationen in der Lohnbuchhaltungsübersicht hinzugefügt werden. 

@Bernadette Du hattest auch mal einen Beitrag dazu gepostet, wie seid ihr mit dem von Miriam vorgeschlagenen Prozess verfahren? Oder habt ihr einen ganz anderen Weg inzwischen gewählt?

Ein automatischer Upload von Personio an Datev ist eine gute Idee, allerdings können momentan ausschließlich Dokumente von Datev an Personio übermittelt werden. Es tut mir Leid, dass ich hier keine bessere Nachricht für Dich habe. :) 

Liebe Grüße
Lena

Dash
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  • 18. Januar 2023

Hey Lena 

 

danke für die Antwort. Tatsächlich geht es nicht zwingend um die Fahrkosten. Klar das könnte man einfach durch ein Attribut lösen. 

Es geht vielmehr darum, dass die Lohnbuchhalter eben alle wichtigen Dateien in seiner eigenen digitalen Personalakte haben möchte für den Fall einer Prüfung. Beispielsweise können sich Apotheker von der Rentenversicherung befreien weil wir in ein Versorgungswerk einzahlen. Die Befreiung will der Lohnbuchhalter auch bei sich im abspeichern. Und so entstehen halt sehr viele Dokumente….und ich kann mir nicht vorstellen dass der Lohnbuchhalter jeden einzelnen Mitarbeiter in personio “durchklickt” um nach neuen Dokumenten zu suchen. 

 

Da wäre natürlich eine Funktion “Übersicht neue Dokumente” oder ein Filter in der Mitarbeiterliste schön “letzte Dokumenten-Upload” schön. 

Aber noch besser wäre natürlich ein Abgleich über die LODAS Schnittstelle … 

 

Soll ich das mal als Vorschlag einbringen :) ? 

 

Selina
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Selina
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  • 10. Februar 2023

Hallo @sanipep,
das wäre super, wenn Du es als Vorschlag in unseren Ideation Bereich mit einbringen würdest! 😊

Liebe Grüße aus München, Selina ✨

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