Nachträglich genehmigte Arbeitsstunden in der nächsten Abrechnungsperiode berücksichtigen
Hallo zusammen,
wir sind aktuell auf ein Problem bezüglich der Arbeitszeiten unserer Werkstudenten gestoßen:
Unsere Werkstudenten erhalten einen Stundenlohn und werden jeweils zum 15. eines Monats bis zum 15. des nächsten Monats abgerechnet. Hierfür tragen die Studenten ihre Arbeitszeiten nach jedem Arbeitstag in der Personio Zeiterfassung ein. Die eingetragenen Stunden müssen dann vom Vorgesetzten bestätigt / genehmigt werden.
Nun ist es so, dass manche Vorgesetzten nicht dazu kommen die Arbeitsstunden vor dem Stichtag unserer Abrechnung zu genehmigen (z.B. wegen Krankheit, Urlaub, etc.). Diese ungenehmigten Stunden werden dann natürlich nicht in der aktuellen Abrechnungsperiode berücksichtigt.
Wir haben festgestellt, dass diese Stunden (nach Genehmigung) aber leider auch nicht automatisch im nachfolgenden Abrechnungszeitraum berücksichtigt werden. Händisch zu tracken, welche Stunden nach dem Stichtag genehmigt wurden und dann im nächsten Monat ausgezahlt werden müssen, ist nicht umsetzbar.
Aktuell läuft es so, dass die Studenten sich bei uns melden, wenn ihnen Stunden nicht ausgezahlt wurden. Das ist für uns kein vertretbarer Zustand. Kann uns für diese Thematik jemand Tipps geben oder Möglichkeiten der Umsetzung nennen?
Danke und viele Grüße
Anne
Buchseite 1 / 1
Hallo @Anne-Sophie G.,
wie Du bereits korrekt festgestellt hast, werden die Stunden rückwirkend nicht automatisch für den nächsten Monat übernommen.
Du hast jedoch die Möglichkeit einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, der Dir anzeigt, wie viele Stunden bei den Mitarbeitenden noch nicht bestätigt wurden.
Navigiere dazu in die benutzerdefinierten Berichte und erstelle einen Neuen:
Als Berichtstyp wählst Du nun Zeitspanne aus und gibst einen benutzerdefinierten Zeitraum an:
Als Tabellenspalten fügst Du neben Basisdaten wie dem Namen und ggf. die E-Mail das Attribut Arbeitsstunden (Bestätigung ausstehend) hinzu.
Bei den Bedingungen kannst Du dann noch eine Personengruppe festlegen, z.B. nur Werkstudierende.
Der Bericht zeigt Dir nun für den gewählten Zeitraum an, ob es noch anstehende Anwesenheitsperioden gibt:
Ich hoffe, das hilft Dir ein wenig weiter.
Liebe Grüße Marc
Hallo @Anne-Sophie G.,
wie Du bereits korrekt festgestellt hast, werden die Stunden rückwirkend nicht automatisch für den nächsten Monat übernommen.
Du hast jedoch die Möglichkeit einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, der Dir anzeigt, wie viele Stunden bei den Mitarbeitenden noch nicht bestätigt wurden.
Navigiere dazu in die benutzerdefinierten Berichte und erstelle einen Neuen:
Als Berichtstyp wählst Du nun Zeitspanne aus und gibst einen benutzerdefinierten Zeitraum an:
Als Tabellenspalten fügst Du neben Basisdaten wie dem Namen und ggf. die E-Mail das Attribut Arbeitsstunden (Bestätigung ausstehend) hinzu.
Bei den Bedingungen kannst Du dann noch eine Personengruppe festlegen, z.B. nur Werkstudierende.
Der Bericht zeigt Dir nun für den gewählten Zeitraum an, ob es noch anstehende Anwesenheitsperioden gibt:
Ich hoffe, das hilft Dir ein wenig weiter.
Liebe Grüße Marc
Hallo Marc,
danke für deine Rückmeldung! Die Übersicht, die ich über diesen Bericht erstellen könnte, sehe ich ja auch unter der generellen Anzeige “Genehmigungen”, oder?
Was ist nun, wenn ein Werkstudent nach dem Stichtag unserer Abrechnung noch Stunden für den alten Abrechnungszeitraum einträgt? Müssen wir das manuell abgleichen oder gibt es hier eine andere Lösungsmöglichkeit?
Viele Grüße Anne
Hallo @Anne-Sophie G.,
bitte entschuldige meine späte Antwort.
Genau, im Falle eine rückwirkenden Anpassung müsstet ihr dies manuell abgleichen.
Liebe Grüße Marc
Hallo @Marc hat sich an diesem Problem seit dem letzten Jahr etwas verbessert oder muss der Abgleich nach wie vor per Excel-Export gemacht werden?
BG, Antonia
Hallo,
wir haben das gleiche Problem.
Am 12.02. bekomme ich meine Stundenlohnberechtigten mit Stunden seit 1.01. nicht mehr “automatisch” über DATEV abgerechnet. Das ist schon ziemlich hinderlich.
VG, Sebastian
Hallo zusammen,
ich stehe vor -mehr oder weniger, der gleichen Art von Herausforderung, dass wir aktuell bei der Lohnabrechnung unserer Mitarbeiter mit variablen Löhnen auf ein Problem stoßen. Derzeit müssen wir alle Stunden bis zum 15. des Monats eintragen und die vorläufige Abrechnung erstellen. Die endgültigen Nachweise und Stundenfreigaben erfolgen jedoch erst am 30. des Monats, was zu zusätzlichen manuellen Korrekturen und einem hohen Verwaltungsaufwand führt. Im Moment werden mit der nächsten Abrechnung die Korrekturen der Stunden vom Vormonat gemeldet.
Hierzu habe ich folgende Fragen:
Kann Personio eine zweite Abrechnung ermöglichen? Gibt es die Möglichkeit, nach der ersten Abrechnung eine zweite Abrechnung zu einem späteren Zeitpunkt auszulösen, die die korrekten Stunden und Anpassungen übermittelt?
Flexibilität bei der Freigabe: Was passiert, wenn ich die Abrechnung der “Stundenlohn” Lohnabrechung, nicht am 15., sondern am 1. des Folgemonats auf „Abrechnung freigeben“ setze? Werden in diesem Fall alle Stunden tatsächlich erst zum neuen Zeitpunkt, berechnet zur Abrechnung und wenn ich dann nochmal auf “an DATEV” übermitteln klicken würde, gesendet?
Weitere Übermittlung an DATEV: Falls es möglich ist- wie davor schon oben geschrieben, eine zweite Abrechnung zu erstellen, könnte ich dann diese zweite Abrechnung an DATEV übermitteln, um die endgültigen, korrekten Daten einzureichen?
Ich bin auf der Suche nach der besten Lösung, um die Effizienz und Genauigkeit unserer Lohnabrechnung zu verbessern und freue mich über jede Unterstützung oder Lösungsvorschläge, die Ihr habt oder vielleicht auch du @Marc ?
Hi @Franzi B ,
vielen lieben Dank für Deine Anfrage. Gerne helfe ich Dir bei Deinem Anliegen weiter.
Um für Personen mit Stundenlohn einen anderen Abrechnungszeitraum zu hinterlegen, musst Du ein paar weitere Schritte tätigen.
Hier ist die empfohlene Lösung Eure Lohnbuchhaltung zu gruppieren, damit die Fixgehälter und Stundenlöhne getrennt voneinander abgerechnet werden und dadurch es auch möglich 2 Abrechnungszeiträume zu haben für die einzelnen Gruppen.
Gehe dafür unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Abrechnungsgruppen > Abrechnungsgruppen bilden nach und wähle hier als Grupperiungsattribut "Abrechnungsart" aus, da bei diesem Attribut in Fixgehälter und Stundenlöhne unterteilt wird. Bitte beachte, dass bei allen Mitarbeitenden das Attribut auch gesetzt werden muss, damit Sie in den gruppen auftauchen.
Navigiere anschließend unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Abrechnungszeiträume, wo Du nun für jeweils Fixgehälter und Stundenlöhne eigene Abrechnungszeiträume bestimmen kannst. Setze für Fixgehälter "01. bis letzter des Monats" und für Stundenlöhne "15. - 14." fest.
Falls Du weitere Fragen hast, melde Dich gerne bei uns! Ich wünsche Dir eine schöne Restwoche.
Liebe Grüße, Duc-Anh
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Derzeit müssen wir alle Stunden bis zum 15. des Monats eintragen und die vorläufige Abrechnung erstellen. Die endgültigen Nachweise und Stundenfreigaben erfolgen jedoch erst am 30. des Monats, was zu zusätzlichen manuellen Korrekturen und einem hohen Verwaltungsaufwand führt. Im Moment werden mit der nächsten Abrechnung die Korrekturen der Stunden vom Vormonat gemeldet.
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