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neue DATEV Personalnummer in bestehendem Profil möglich?

C
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Wir haben einen Werkstudenten, der zum 31.3. nicht mehr Student ist und dessen Arbeitsverhältnis als Student damit auch erst einmal endet. 

Ab dem 1.5. wird er bei uns fest angestellt sein. Er hat also einen Monat Unterbrechung in der Anstellung. Unser Steuerbüro legt in solchen Fällen immer eine neue Personalnummer an und lässt da auch nicht mit sich reden. 

Ich würde sehr gern das ursprüngliche Profil weiter nutzen und nicht ein neues anlegen. Oder spricht da was total dagegen? Wir haben die DATEV-LODAS-Integration. Geht das überhaupt unter den beschriebenen Umständen? 

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Beste Antwort von KatharinaS. 12 April 2023, 12:00

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5 Antworten

YuBl
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Hallo @ChristianeA,

also Personio empfiehlt ja generell bei Wiedereintritten die Neuanlage eines Profils, ganz unabhänging erst mal von Datev. (Leider, möcht ich hier erwähnen, zumindest eine automatische Verknüpfung zur vorherigen Beschäftigung wär schön. Aber das ist frommer Wunsch und inhaltlich bestimmt irgendwo im Ideation-Bereich gewünscht)

Datevbezüglich, hmm, lass mich mal überlegen:
Da gibt es ja schon die Möglichkeit einer Beschäftigungshistorie, andererseits bin ich nicht sicher, ob man bei einer Person, nachdem diese abgemeldet worden ist UND ja eine Unterbrechung erfolgt (sich also nicht nur Stammdaten ändern), einfach ein neues Eintrittsdatum einpflegen kann? Hier liest es sich, als ginge das: https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Abrechnung-eines-Mitarbeiters-%C3%BCber-mehrere-Personalnummern/td-p/28952 => Nachricht 6 von 7

Da haben evtl. erfahrene Datev-Anwender:innen mehr Ahnung.

Aber rein was Personio angeht, ist die sehr umständliche, aber was Berichte, Datenklarheit etc. angeht, sinnvollere Variante, die Neuanlage…

Viele Grüße,
YuBl

T_S
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Hallo @ChristianeA,

genau vor diesem Problem stehe bzw. stand ich auch schon des öfteren.  Ich löse es im Moment so, daß ich ein neues Profil mit einer neuen Personalnummer anlege, damit es keine Probleme beim Übertrag bzw. Verarbeitung bei Datev gibt. 

Viele Grüße,
Tanja

Tanja Schneider
KatharinaS.
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Hallo @ChristianeA,

ich kann mich @YuBl und @T_S an der Stelle nur anschließen.

Bei einer Unterbrechung der Beschäftigung ist nach meiner Erfahrung die sauberste Variante ein neues Mitarbeiterprofil anzulegen.

Dies hat auch den Vorteil, dass eine neue Probezeit eingestellt werden kann und auch der Urlaubsanspruch automatisch durch das System berechnet wird.

Mehr dazu findest Du hier: Wie hinterlege ich in Personio den Wiedereinstieg von Mitarbeitern?

 

Zur Vollständigkeit:

Rein theoretisch kann die DATEV Personalnummer auch bei einem bestehenden Mitarbeiterprofil geändert werden. Diese Variante empfehle ich allerdings nur, wenn es keine Unterbrechung der Beschäftigung gibt.

Nutze dafür die Funktion um eine Attributsänderung zu terminieren, um die Änderung zur neuen DATEV Personalnummer zu planen. Die DATEV Personalnummern sind dann ab der Änderung korrekt in der Mitarbeiterhistorie hinterlegt und die Integration greift darauf entsprechend zurück.

Bei einem bestehenden Mitarbeiterprofil sprichst Du Dich auch am besten mit Eurem Steuerbüro ab, ob dies in DATEV zu einem neuen Beschäftigungszeitraum führt. Falls ja, muss dies entsprechend mit den Attributen

  • Eintrittsdatum (Aktueller Beschäftigungszeitraum) und
  • Austrittsdatum (Aktueller Beschäftigungszeitraum) 

abgebildet werden. 
Mehr dazu findest Du hier: Abbilden mehrfacher Beschäftigungszeiträume mit der DATEV-Integration

Beste Grüße

Katharina

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C
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Hallo zusammen. Danke für eure Einschätzungen. Dann werde ich wohl in den sauren Apfel beißen und ein neues Profil anlegen müssen :-( 

Tatsächlich werden wir wahrscheinlich aber auch noch den Fall 2 haben (von Werkstudent zu Festanstellung ohne Unterbrechung). Das würde ich dann mit der terminierten Änderungen des Attributs sowie dem Schließen und Öffnen des Beschäftigungszeitraums machen.


@KatharinaS. was ich allerdings bei der Variante mit den mehreren Beschäftigungszeiträumen in dem Helpcenter-Artikel nicht verstehe, wenn ich eine neue Personalnummer plus neuen Beschäftigungszeitraum anlege, sind die Schritte 3 und 4 in der Beschreibung. Warum beende ich die Beschäftigung mit der Personalnummer 2 (das ist doch die neue?) und schreibe dann die ALTE Personalnummer wieder rein? Vielleicht kannst du meinen Knoten im Kopf da lösen?

Vielen Dank und viele Grüße

Christiane

KatharinaS.
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Hallo @ChristianeA,

du hast absolut Recht. In Deinem Fall machst Du nur die Schritte 1 und 2.

Im zweiten Schritt ist wichtig, dass Du den Wert für Austrittsdatum (Aktueller Beschäftigungszeitraum) im Mitarbeiterprofil löschst, sodass dieser leer ist, bevor Du den Export zu DATEV machst.

Ich gebe Dein Feedback zu Schritt 3 und 4 intern an unser Helpcenter-Team weiter. 🙂 

Danke für den Hinweis!

 

Beste Grüße

Katharina

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