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Frage

Other paid leave - richtig in Personio - falsch in Datev

  • July 21, 2026
  • 1 Antwort
  • 23 Aufrufe
I
First Steps

Hallo zusammen,

ich hoffe, jemand von euch hat mit diesem Thema bereits Erfahrungen gesammelt.

Wir nutzen in Personio einen Abwesenheitstyp "Other Paid Leave" mit dem entsprechenden Policy Template (Other paid leave | General guidance).
Laut Personio wird die Abwesenheit korrekt an DATEV übermittelt – das bestätigt auch der Export. Aus Sicht von Personio scheint also alles richtig eingerichtet zu sein.

Das Problem entsteht erst in DATEV: Dort führt diese Abwesenheit zu einer anteiligen Lohnkürzung, obwohl es sich ausdrücklich um eine bezahlte sonstige Freistellung handelt. Nach Rücksprache mit DATEV wurde auf Berechtigungsgrundlagen und die Berechnung anhand von Arbeitstagen verwiesen. Ehrlich gesagt kann ich die Logik dahinter nicht nachvollziehen.

Daher meine Fragen an die Runde:

  • Nutzt jemand von euch ebenfalls den Abwesenheitstyp Other Paid Leave in Kombination mit DATEV?

  • Tritt bei euch das gleiche Verhalten auf?

  • Gibt es eine Best Practice für die Einrichtung oder einen bekannten Workaround?

  • Wie bildet ihr bezahlte sonstige Freistellungen ab, damit keine ungewollte Lohnkürzung entsteht?

Ich freue mich über jeden Erfahrungsbericht oder Hinweis. Vielen Dank schon einmal!

Ines

    1 Antwort

    duci
    Community Moderator
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    • duciCommunity Moderator
    • Community Moderator
    • August 11, 2026

    Hallo ​@IBorsbach ,

    das Verhalten, das du beschreibst, kommt tatsächlich häufiger vor und liegt an der Funktionsweise der Schnittstelle, nicht an einem Fehler in deiner Einrichtung.

    Bei der Kategorie "Sonstige bezahlte Freistellung" (Other Paid Leave) fragt Personio im Freigabeprozess eine Zusatzinformation ab ("Wählen Sie die Art der Abwesenheit"). Je nachdem, welche Option dort ausgewählt wird, übermittelt Personio einen anderen Abwesenheitscode an DATEV. DATEV verarbeitet die Abwesenheit dann ausschließlich anhand dieses Codes – wie genau DATEV den Code berechnet (z. B. ob anteilig nach Arbeitstagen gekürzt wird), liegt an den in DATEV hinterlegten Berechtigungsgrundlagen und kann von Personio aus nicht beeinflusst werden.

    Die möglichen Zusatzinfos und die jeweils übermittelten Codes:

    - Wochenende/Feiertage ohne Kosten → wird nicht exportiert (weder LODAS noch LuG)
    - Ausnahme zurückgenommen → wird nicht exportiert (weder LODAS noch LuG)
    - Duales Studium – Zeit an der Hochschule → LODAS: StudienzeitDualerStudiengang (106) / LuG: StudienzeitDualerStudiengang (SZ)
    - Sonstige Freistellung im Rahmen flexibler Arbeitszeitregelungen → LODAS: FreistellungImRahmenSonstigerFlexiblerArbeitszeitregelungen (301) / LuG: FreistellungImRahmenSonstFlexiblerAzRegelungen (FR)
    - Intern definierte bezahlte Abwesenheit → LODAS: nicht unterstützt / LuG: Urlaub (U)

    Wenn eure Abwesenheit z. B. mit "Sonstige Freistellung im Rahmen flexibler Arbeitszeitregelungen" (Code 301/FR) übertragen wird, greift in DATEV standardmäßig eine Berechnung, die sich an den Arbeitstagen orientiert – das erklärt genau den Hinweis, den ihr von DATEV bekommen habt.

    Mögliche Vorgehensweisen:
    1. Prüft, ob eine andere Zusatzinfo inhaltlich besser passt und einen Code sendet, der in DATEV nicht gekürzt wird (z. B. "Intern definierte bezahlte Abwesenheit" bei LuG, da dort als regulärer Urlaub verbucht).
    2. Falls keine der Zusatzinfos wirklich passt bzw. der Code inhaltlich korrekt ist, aber DATEV trotzdem kürzt: Das solltet ihr direkt mit eurem Steuerbüro/DATEV klären, da dort die Berechtigungsgrundlage für diesen Fehlgrund/diese Lohnart angepasst werden kann. Personio liefert nur den Code, wie DATEV ihn dann verrechnet, wird komplett in DATEV gesteuert.

    Ich hoffe, das hilft euch weiter!

    Viele Grüße,
    Duc-Anh

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