Personalbogen mit Personio ersetzen

M
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Hallo,

wir möchten auf einen Personalbogen bei Neueinstellungen verzichten, benötigen aber eine rechtssichere Bestätigung der vom Mitarbeiter in seinem Profil ausgefüllten Informationen (per e-signature durch den Mitarbeiter). Weiss jemand, ob es von Personio eine Vorlage gibt, um einen Personalbogen aus den vom Mitarbeiter eingetragen Informationen zu erstellen oder muss sich das jeder Kunde selbst zusammenbasteln?

Danke und Grüße

Matthias

14 Antworten

Nina Hellmann
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@matthias.roclub HI Matthias, Personio hat eine Personalbogenvorlage online, die du auch relativ leicht er-googlen kannst. Die DATEV hat einen ähnlichen, der aber recht unschön aussieht.

Den von Personio finde ich ganz gut (abgesehen von ein paar Typos/Rechtschreibfehler), nur das Thema “Konfession” ist darin etwas lieblos gestaltet: eigentlich müßte gefragt werden, ob jmd Kirchenmitglied ist und wenn ja, in welcher Kirche.

Alternativ kann dir das auch Euer Steuerberater beantworten, denn der weiß ja, was er für die Gehaltsabrechnung braucht. 

M
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@Nina Hellmann Vielen Dank für Deine schnelle Rückmaldung! Meinst Du diese Vorlage? https://www.personio.de/hr-lexikon/personalfragebogen/
Um ein doppeltes Erfassen der Daten zu vermeiden, wollen wir eigentlich die Mitarbeiter die Informationen direkt in Personio ausfüllen lassen und automatisch mit einer Persionio-Vorlage ein Dokument erstellen lassen, dass alle vom Mitarbeiter ausgefüllten Daten enthält, damit er dieses unterschreiben kann. Oder ist aus Deiner Sicht dieser Workflow nicht sinnvoll?
Danke und Grüße Matthias

Nina Hellmann
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@matthias.roclub Inhaltlich finde ich das absolut sinnvoll! Habe es ähnlich gemacht, allerdings sind bei uns die Inhalte des Personalfragebogens einfach als Attribute in den MA-Informationen hinterlegt. Würde das bei Euch nicht auch reichen? VG

M
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@Nina Hellmann Wir möchten die Felder auch als Attribute bei dem MA-Informationen hinterlegen. Unser Steuerberater ist allerdings der Meinung, dass wir beweisen können sollten, dass der Mitarbeiter dieses Angabe gemacht hat, wenn sich später herausstellt, dass diese nicht korrekt waren. Oder weisst Du, ob sich in Personio ein audit/logfile abrufen lässt, aus dem hervorgeht, dass der Mitarbeiter diese Attribute eingegeben hat? Das wäre sicher dann auch eine Option. Beste Grüße Matthias

Nina Hellmann
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@matthias.roclub Oh wow, dann habt Ihr ja einen super korrekten Steuerberater! :) I love it. 

Ich weiß, dass es eine sog. Historie gibt, in der angezeigt wird, wer wann was eingerichtet/geändert hat aber ich meine das bezieht sich auf die ganzen grundsätzlichen Einstellungen … Musst du mal gucken. Findest Du im MA-Profil als eigene Rubrik.

Alternativ könntest du ja das Bearbeitungsrecht für die vom MA zu pflegenden Attribute ausschließlich dem MA geben, dann wäre klar, dass er sie gepflegt hat ;)

Und ich könnte mir vorstellen, dass für den (ja doch recht unwahrscheinlichen) Streitfall Personio das auch sehen kann, von wessen Account Dinge eingetragen wurde im Profil. Mit was für fehlerhaften Eintragungen rechnet Ihr dann? VG!

M
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@Nina Hellmann Vielleicht haben wir einen sehr korrekten Steuerberater erwischt 😉. Es geht ihm u.a. um Angaben zur Steuerklasse, Nebenbeschäftigung, Studentenstatus, die eine Relevanz für Steuern und Sozialabgaben haben. Wahrscheinlich ist es am Besten eine Vorlage zu erstellen und darüber die Angaben noch einmal in einem Dokument auszugeben, dass dann vom MA elektronisch unterzeichnet wird. Ganz herzlichen Dank für Deine Unterstützung!

Nina Hellmann
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@matthias.roclub Find ich super! Sehr gern. Klar, er will sichergehen, dass die Informationen, die er für die Lohnabrechnung braucht, alle korrekt sind, damit er eine Abrechnung nicht wieder aufmachen muss. Der Umweg über das Dokument wäre ja aber etwas schade, oder? Extra manueller Aufwand, den ein Tool ja eigentlich gerade vermeiden/abschaffen soll … 

K
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Hallo zusammen,

wir haben den Schritt auch im Onboarding und lassen die MA-Attribute von dem MA selbst ausfüllen. Wir haben ganz unten aber noch ein Feld zum abhaken, nach dem Motto “ich versichere, dass ich die Infos wahrheitsgemäß ….”.

 

Vielleicht hilft das weiter?

Viele Grüße

Kerrin 

Nina Hellmann
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@Kerrin Das klingt super! Wie habt Ihr das Feld zum Abhaken dort integriert? VG!

K
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@Nina Hellmann: Wir haben das über den Onboarding-Prozess gelöst und einen Schritt: “Personalinformationen ausfüllen”. Dort sind dann all Attribute und am Ende die verpflichtende Checkbox, womit der MA die Angaben wahrheitsgemäß bestätigen muss.

M
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@Kerrin Das klingt nach einer super Lösung! Weißt Du, ob es von Persionio ein Video gibt, wie man im Onboarding Prozess die Formulare erstellt? Ich habe mich damit noch nicht beschäftigt und suche eine kurze und schnelle Einführung ;-).

AlexB
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@matthias.roclub hier ist was

 

Evtl. gibt es in dem Kanal noch mehr dazu

Verfügbar für Jobangebote :)
Nina Hellmann
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@matthias.roclub Bin sicher, dass es einen Teil in einem der Implementierungswebinare dazu gibt. 

A
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Hallo zusammen,

wichtiges Thema. Allerdings fehlt mir dann im Streitfall das Logfile, dass auch wirklich der Mitarbeiter den Haken gesetzt hat, dass er alle Angaben korrekt eingetragen hat. Zumindest für Admins und im Falle einer Revision fände ich hier ein vollständiges Logfile, wer wann welche Änderung an den Daten durchgeführt hat, sehr hilfreich.

VG Cornelia

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