Personio & DATEV

Maximilian Wüst
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Hallo zusammen,

wir tun uns während der Implementierung schwer, die beiden Systeme Personio & DATEV in Bezug auf anfallende Änderungen in den Stammdaten zu trennen.

Beispiel:

Bei 2 Mitarbeitern ändert sich die Adresse, ein Mitarbeiter bekommt ein Kind, drei neue Mitarbeiter ab Januar, ein Mitarbeiter verlässt im Februar das Unternehmen.

Den Stammdatenimport in Personio habe ich bereits gemacht habe.

Wie gehe ich jetzt bestmöglich damit um, dass keine Informationen verloren gehen, aber ich trotzdem Sauberkeit in beiden Systemen habe, bis die Systeme miteinander kommunizieren?

  1. Ich pflege weiterhin, wie gewohnt alles in DATEV und pflege in Personio nach Abschluss der Implementierung alles nach (notiere mir in dem Zeitraum alles)
  2. Ich pflege in diesem Zeitraum beide Systeme, damit die Aktualität gewahrt wird und ich im Anschluss kein Chaos habe

Bitte um kurze Rückmeldung, wie es andere Kunden machen und was am meisten Sinn macht.

Vielen Dank und beste Grüße

Max

6 Antworten

C
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Das geht uns ähnlich. Ich habe es aufgegeben die Infos aus Datev noch in Personio einzupflegen, das mache ich einmal im Jahr. Denn ich muss erst einen Export erhalten aus Datev von unserer Buchhaltung und dann kann ich das nichtmal als Import übernehmen da dort nur die Zahlen drin stehen und nicht mit den Erklärungen die bei Personio noch hinten dran sind. Das heißt ich muss das alles händisch prüfen. 

Aktuell passiert nix wenn die Sachen in Personio nicht so drin stehen, Datev scheint da drüber zu korrigieren bzw. sich die Rückmeldungen zu holen vom Finanzamt. 
Ist irgendwie nicht so ideal.

Maximilian Wüst
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Hallo Chipmunkie,

habt Ihr nicht die DATEV-Integration?

Außerdem haben wir zu unserem DATEV seit kurzem die ASP-Anbindung (Daten-Analyse-System Integration). Seitdem kann ich mir alle Daten aus DATEV ziehen, wie ich es brauche. Hierzu habe ich eine Standardliste (Identifikation E-Mail Adressen), welche ich dann beliebig importieren kann aus DATEV in Personio. Über dieses DATEV Analyse System kann ich mir jedes einzelne Feld bezogen auf den einzelnen Mitarbeiter ziehen und in Personio hochladen.

Mein Problem ist es eher, wie ich jetzt während der Implementierung damit umgehen soll, die DATEN parallel zu pflegen.

Denn danach nutze ich die DATEV-Integration und Personio gibt als führendes Stammdatensystem die Daten an DATEV. Alle Attribute, die nicht weitergegeben werden können, müssen eben noch manuell nachgepflegt werden.

Viele Grüße

Max

Nina Hellmann
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@Chipmunkie @Maximilian Wüst Kann nachvollziehen, was Ihr schreibt. Bei mir ist es insofern noch etwas leichter als dass DATEV bei uns vom externen Steuerberater gepflegt wird, aber auch der kostet natürlich Ressource/Geld, daher ist das Pflegen zweier Systeme parallel schmerzhaft. 

Maximilian Wüst
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Hallo zusammen,

ich bin leider noch keinen Schritt weiter und habe auf meine konkrete Frage auch noch keine Antwort erhalten.

Was macht während der Implementierung mehr Sinn?

  • Alle neu anfallenden Informationen sammeln und zum Go-Live anpassen
  • Beide Systeme parallel pflegen?

Bitte um Rückmeldung.

Besten Dank
Max

Nina Hellmann
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@Maximilian Wüst Interessanter Ton … Ich kann zu deiner Frage nur sagen, dass es für mich nach der ganz normalen Entscheidung im Rahmen einer effizienten Selbstorganisation klingt. Wie @Chipmunkie schreibt: man kann alles sammeln und jährlich oder in deinem Fall am Tag vor dem Go-Live auf einen Schlag pflegen oder sukzessive dann pflegen, wenn die Infos/Daten bei dir eintrudeln. 

Da wir ja nicht wissen können, was du während der Implementierungsphase schon so an anderen Aktivitäten in Personio laufen hast (Reports, Berichte, Recruiting, etc.), wofür eventuell eine tagesaktuelle Datenlage hilfreich/nötig sein könnte, kann ich da zumindest jetzt nicht klar sagen, welche der von dir genannten Varianten die für dich bessere ist. 

Wenn du da völlig frei und nicht auf eine tagesaktuelle Datenlage angewiesen bist, würde ich mich für das Infos sammeln und alles auf ein Mal pflegen entscheiden. VG!

Lena
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Hi @Maximilian Wüst,

konntest Du die Situation inzwischen lösen? 

Wenn man etwas neu implementiert, kann ich mich Nina und Chipmunkie anschließen, kommt es etwas darauf an, wie ihr aufgestellt seid. 
Ich persönlich finde es vermutlich einfacher und kenne es aus meiner Zeit, in welcher ich selbst die Datev Integration bei Kunden aufgesetzt habe, dass man zu einem Stichtag (Im Besten Fall den 1. des Monats) schauen sollte, dass die Daten korrekt in Personio sind. Dann hat man eine Single Source of Truth bis dahin. Solltet ihr ein entsprechendes Datev Paket haben, könnt ihr auch die Daten mit einem Daly Export bspw. ziehen und Eurem Personio Ansprechpartner vor/bei Einführung der Schnittstelle zur Verfügung stellen. 

Solltet ihr jedoch die Informationen schon vorher im System haben wollen, da ihr bspw. Berichte ziehen möchtet, entscheiden sich manche auch dazu, die Daten für eine Zeit doppelt zu pflegen. 

Liebe Grüße
Lena

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