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Vorbereitende Lohnbuchhaltung sowie Personio und DATEV

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Hallo zusammen,

wir haben uns die Helpcenter Artikel und Videos angeschaut und es sind uns trotzdem noch ein paar Dinge unklar.

Unser Status: Wir haben die DATEV Lohn & Gehalt Integration. Wir haben unserer Steuerberaterin ein Konto bei personio angelegt, sodass sie ebenfalls Zugriff drauf hat

Mit Blick auf die Übersicht (Artikel) sind wir unserer Meinung nach mit der Einrichtung des Personio Accounts für DATEV fertig.

  1. Wir haben keinen DALY Export erhalten vom Steuerbüro sondern die Mitarbeiterdaten manuell in ein Excel eingetragen. Dieses haben wir dann hochgeladen und das hat geklappt sodass alle Daten auf personio sind. Ist es zwingend notwendig den DALY Export vom Steuerbüro erstellen zu lassen? Soll heißen, ist die Erstellung des DALY Exports relevant für personio ↔ DATEV, oder ist unsere manuelle Vorgehensweise auch ausreichend solange alle Daten auf personio hinterlegt sind?

Als nächster Schritt steht somit die Einrichtung der DATEV Services an. Hier wird es unklar. Das Steuerbüro hat uns einen SmartLogin kreiert für den Lohnimport- und Lohnauswertungsdatenservice. Unter Einstellungen → DATEV Lohn & Gehalt Integration stehen beide Services als autorisiert, da wir uns via des SmartLogins bereits angemeldet haben.

Was jetzt?

  1. Als Aufgabe unter 4 bei DATEV Lohn und Gehalt (Artikel) steht beim Steuerbüro, die Bestellung DATEV Autorisierungsmedium. Ich nehme an das ist der SmartLogin den wir bereits haben, korrekt?

  2. Dann steht dort beim personio Anwender Autorisierungsprozess DATEVconnect Online Services in personio. Was genau heißt das? Was müssen wir tun?

  3. Ist es für uns als personio Anwender notwendig die Software DATEV Lohn und Gehalt zu haben? Wenn ja, warum, welche version und wer bestellt diese und wie?

  4. In Verbindung zur 4. Frage: Könnte dies hier relevant sein?

  5. In Verbindung zur 4. Frage: Wir sind noch auf diese Erklärung gestoßen und sind uns unsicher ob das für uns oder das Steuerbüro relevant ist (bei app.datev)

  6. Wir lesen immer wieder vom Begriff Schnittstelle. Was genau heißt das?

Unserer Steuerberaterin hat uns mitgeteilt, dass sie keinen Zugriff mehr auf unser DATEV Profil hat und darauf wartet dass wir den Zugang freischalten. Aber wir verstehen nicht wie wir den Zugang freischalten können. 

Wir sind sehr dankbar um jede Hilfe

Vielen Dank!

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Beste Antwort von Lena 22 November 2022, 15:14

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3 Antworten

Andrea Mendoza
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Hallo @memberJD,

ich unterstütze Dich gerne mit Deinen Fragen über die Integration mit DATEV Lohn und Gehalt:

  1. Wenn es überprüft wurde, dass alle Daten aus dem DALY Export in Eurem Account hinterlegt wurden, benötigt Ihr kein DALY Export. Der DALY Export ist da, um Euch Zeit zu sparen, da Ihr einfach die Daten aus DATEV exportieren und in Personio importiern könnz.
  2. Korrekt. Wenn unter Einstellungen → DATEV Lohn & Gehalt Integration die Services als autorisiert bemerkt sind, wurde die Autorisierung richtig durchgeführt und der Personio Account ist mit dem DATEV Account Eures Steuerberaters verknüpft. 
  3. Das wurde auch bereits durchgeführt mit der Autorisierung. Dadurch habt Ihr die Verbindung zwischen DATEV und Euren Personio-Konto ermöglicht.
  4. Nein, die DATEV Software muss lediglich der/die Steuerberater*in haben. Es muss also 1 Personio-Konto und 1 DATEV-Konto geben. 
  5. Der Link führt zum Artikel über den DALY Export, da dieser Schritt bereits durchgeführt wurde, ist dieser Artikel nicht relevant.
  6. Soweit mir bekannt ist, ist dieser Artikel ebenfalls nicht relevant, da es darin um eine Mandantenregistrierung geht. Diese hat das Steuerbüro bereits durchgeführt, ansonsten könnte keinen AutorisIerungsprozess stattfinden. 
  7. Schnittstelle bedeutet die Verknüpfung zwischen dem Personio-Account und die DATEV Software. Es ist die technische Verbindung zwischen beiden Programmen, die ermöglicht, dass zwischen beiden ein Informationsaustausch stattfinden kann. 

Geht es in Deiner letzten Frage um das DATEV Profil in Personio, oder in der DATEV Software? 

Danke im Voraus für Deine Antwort.

Liebe Grüße

Andrea

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Lena
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Hallo @memberJD,

Cool, dass ihr so weit die Dinge schon eingestellt habt. 😊

Gerne helfe ich Dir bei Deinen offenen Fragen weiter:

  1. Ihr müsst nicht zwingend einen Daly Export machen. Je nachdem, wie viele Mitarbeitenden ihr habt und ob historische Daten auch importiert werden sollen, würde ich zu einem Daly Export raten. Aber wenn es manuell für Euch machbar war und ihr nun alles in Personio habt, ist alles gut! 💪 (Die meisten wünschen sich nur einen Export, um nicht alles manuell übertragen zu müssen.) 
  2. Bitte vergewissere Dich zuallererst, ob der Lohnimportdatenservice und der Lohnauswertungsdatenservice von Eurem Steuerbüro für Euch aktiviert wurde und dass sie Euch ein DATEV-Autorisierungsmedium (Ja, smart Login) mit den entsprechenden Rechten zur Verfügung gestellt hat. Ohne vorherige Aktivierung dieser Module innerhalb von DATEV, durch Euer Steuerbüro, können keine Dokumente direkt an das DATEV Rechenzentrum übertragen (Lohnimportdatenservice), bzw. daraus abgerufen (Lohnauswertungsdatenservice) werden.
    Informationen zum Vorgehen innerhalb von DATEV, die Ihr an Euer Steuerbüro weiterleiten könnt, findest Du im Artikel Best Practice für Steuerkanzleien: Aufsetzen und Abrechnen mit der DATEV-Integration.
  3. Autorisierungsprozess: Dieser Schritt ist von Euch, als Mandanten, durchzuführen. Wie Ihr dabei vorgehen könnt, erklärt der Artikel Autorisierung der DATEV-Datenservices genau. Ihr benötigt dazu die Berater- und Mandantennummer von Eurem Steuerbüro. Das GIF im Helpcenter Artikel finde ich persönlich sehr hilfreich für einen Überblick, wo man sich befindet.
  4. Ihr direkt müsst nicht Datev Lohn und Gehalt haben, aber Euer Steuerbüro sollte es benutzen und für Euch ein Firmen-Account/Profil darin haben, mit all Euren Daten, denn über Datev läuft die Bezahlung der Gehälter ab. 
  5. Beim Daly Export handelt es sich um das “DATEV Daten-Analyse-System”. Dies ist anders benannt, weshalb das so ist, bin ich mir nicht sicher. Voraussetzung für die Nutzung des DALY Exports ist, dass Eure Abrechnung bereits mit der DATEV-Integration durchgeführt wird und Ihr, bzw. Eure Steuerberatung hierfür das DATEV comfort Paket gebucht hat und nutzt. Über den Zusammenhang zu Frage 4 bin ich mir hier nicht sicher. 
  6. Ich bin mir nicht sicher, wo genau die Aufgaben-Aufteilung in der Vorbereitenden Lohnbuchhaltung liegt, an sich wird in vielen Unternehmen intern alle Daten gesammelt und geschaut, dass sie korrekt sind. Das weitere Händling und die Übergabe wird dann von den Lohn-/Steuerbüros übernommen. Das kommt jedoch immer auf die individuelle Absprache an, bespricht das daher am besten mit Eurem Steuerbüro. Auf den ersten Blick hätte ich gesagt, das liegt bei ihnen, da sie auch Owner von Datev sind. 
  7. Die Schnittstelle wird im Autorisierungsprozess aktiviert: Sie verbindet die beiden Systeme Personio und Datev Lohn und Gehalt in diesem Fall. Die beiden Systeme können dadurch Daten austauschen. Die Stammdaten und Fixgehälter können darüber mit einem Klick von Personio an Datev übertragen werden und andersherum können mit 2 Klicks alle Lohnzettel pro Monat abgerufen und in die Mitarbeiterprofile verteilt werden. Es soll Euch Zeit ersparen und Fehler vermeiden, als nächste übertragene Daten werden auch irgendwann noch weitere Bewegungsdaten übertragen werden, das ist zumindest eines der Ziele unseres Produkt-Teams. Im neuen Jahr soll es auch möglich sein, Krankmeldungen elektronisch darüber abzurufen. 

Ich hoffe, das hilft Dir weiter und Du hast einen etwas besseren Überblick dadurch bekommen? :) 
Schau Dir gerne auch weitere bestehende Beiträge in der Community zum Thema Datev Integration an.

Liebe Grüße
Lena

Lena
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Jetzt haben wir gleichzeitig geantwortet. 😊
Das nehmen wir wohl als Hausaufgabe mit, in Zukunft zu vermeiden. 📝

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