Inspecciones de trabajo.

Me parece terrible lo que comentas y creo que debería ser un incumpliento al contrato de servicios. Si no sirve para cumplir la normativa y hacer la correcta trazabilidad no tenemos tranquilidad de que la plataforma nos soporte a nivel legal.

Realmente confirmamos cancelación fuera de plazo, hay un preaviso de tres meses y solo dimos dos, por desconocimiento. Tuvimos la inspección en abril 2025 y se nos dio un año de plazo para correcciones.  Viéndonos obligados a permanecer, hemos pedido que se nos asegure  cumplimiento legal pero indican que no pueden garantizarlo. Incluso hemos propuesto abonar media anualidad y no hay manera. Es un poco frustrante la verdad. Solo nos queda intentar pasar la revisión de la inspección de la mejor manera posible, por eso busco experiencias de usuarios que nos ayuden a presentar el sistema a Trabajo, no se si con alguna parametrización específica. Si no nos veremos obligados a poner en marcha otro sistema paralelo, doble coste :(

Hola, ​@AFMSF  Lamento mucho que hayáis pasado por esta situación. Es frustrante cuando uno implementa una plataforma como Personio esperando cumplir con la normativa vigente

¿Puedes comentarnos más detalles sobre el problema de trazabilidad? ¿Cuál fue exactamente el finding durante la inspección? Es preocupante, y sería bueno estar preparados.

Muchas gracias.

Hola a todos 👋

Gracias por compartir su experiencia, entendemos que este tipo de situaciones pueden resultar frustrantes, especialmente en el contexto de una inspección de trabajo.

Desde el punto de vista del producto, Personio ofrece mecanismos que apoyan la trazabilidad y la revisión de cambios, como el registro de auditoría (Audit Log) y los permisos basados en roles. Estas funcionalidades pueden ayudar a revisar e investigar cambios realizados en el sistema, así como a implementar controles internos adecuados.

Al mismo tiempo, no es posible emitir una confirmación general de que una configuración específica vaya a ser aceptada por las autoridades en todos los casos, ya que esto depende de sus procesos internos, de cómo esté configurada la cuenta (incluyendo permisos) y de los requisitos legales aplicables en cada situación.

Para abordar este tipo de casos de forma práctica, les recomendamos revisar su configuración actual (control horario, permisos y controles internos) junto con su Account Manager, quien podrá ayudarles a analizar su caso específico y compartir las buenas prácticas y documentación de producto disponibles.

Quedamos atentos si necesitan cualquier otra cosa por aquí 🙂

Hola Laura, gracias por tu respuesta. Cuando tuvimos a inspección aquí justamente pidieron revisar usuarios con diferentes tipos de roles. Trabajo cada vez está más habituado a sistemas digitales de registro de jornada y la verdad que conocen perfectamente como están estructuradas plataformas como Personio. Ya estoy en contacto con mi Account Manager para ver qué alcance le podemos dar al sistema. Sobre el tema de cumplimiento legal, la respuesta que he obtenido es justamente el texto que me trasladas, y desde nuestro punto de vista no es aceptable que no podáis garantizar una configuración válida adaptada a un entorno legal concreto.  En cualquier caso asumiendo que por nuestra parte el preaviso de cancelación por nuestra parte se realizó con 60 días de antelación en lugar de 90, cumpliremos nuestra obligación hasta próximo vencimiento.

Hola! en nuestro caso inspección entró por la puerta y directamente se sentó con los trabajadores.

Revisaron fichajes, horas extras, y pagos en nómina, con los trabajadores directamente.  También detectaron que el trabajador puede pre-fichar la jornada antes de que se produzca. Nos dijeron que eso no puede hacerse ya que el fichaje tiene que estar en cualquier caso en curso, pero no lo incluyeron en el acta al mostrarle comunicados de RRHH que habíamos hecho con periodicidad pidiendo a los trabajadores que ficharan a tiempo real, aunque dijeron que es responsabilidad de la empresa “entrenar” a los trabajadores correctamente.

También nos preguntaron sin no teníamos registro directo de quien no fichaba cada día, o quien no había iniciado el fichaje al inicio esperado de jornada, o si el trabajador recibía avisos de días no fichados. Les mostré informes y registros de jornada pero nos trasladaron que si la herramienta no da avisos diarios a los trabajadores, la empresa tiene obligación de hacer seguimiento diario y avisar de forma escrita a cada empleado. En general consideraron que el sistema carecía de activadores para facilitar registro de jornada dinámico y fiable. Esto si lo incluyeron en el acta de la inspección, instando a emitir mensajes de fichajes pendientes, que estamos remitiendo a la plantilla a través de RRHH.

Todo lo demás más o menos correcto, con alguna indicación de acotar permisos y demás, hasta que vieron por una parte que el rol de administrador puede modificar registro horario sin que le salte aviso al trabajador, y sin que ellos pudieran ver a simple vista tampoco el cambio. Tampoco vieron opción de que esto se pudiera cambiar en la configuración, ese fue el punto crítico.  Lo mismo con dato y compensación de horas extra, se puede cambiar sin que el trabajador reciba notificación. Nos pidieron presentar registro de auditoría, entre otra documentación. Se aportó en vista posterior y viendo que todo estaba ok se nos impuso una sanción mínima, pero se nos instó en el plazo de un año a presentar un sistema que no permita de forma unilateral y sin aviso implícito modificar los registros de los trabajadores. 

Muy resumidamente este fue el proceso, espero que te sirva de ayuda :)

Muchísimas gracias por compartir tu experiencia con tanto detalle ​@AFMSF .