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Duplizieren von Mitarbeitern

JessicaHR
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Hallo liebe Community,

 

wir haben regelmäßig den Fall, dass Praktikanten, welche im Rahmen einer Umschulung bei uns waren, im Anschluss ein festes Arbeitsverhältnis bei uns beginnen oder dass Mitarbeiter, die ausgetreten sind, feststellen, dass es woanders doch nicht so toll ist und dann zu uns zurück kommen oder aber, dass wir AÜ-Kräfte in ein festes Arbeitsverhältnis übernehmen. Es ist immer sehr aufwendig alle Daten in den Atributen neu zu erfassen, so dass es großartig wäre, wenn es eine Duplizier-Möglichkeit gäbe. Auch wäre es praktisch, wenn man die alten und neuen Mitarbeiter miteinander verknüpfen könnte, damit man nicht alles wieder in den Akten hochladen muss und man eine Verknüpfung zum ehemaligen Profil hat - dies hat ja auch arbeitsrechtliche Hintergründe (Wiedereintritt ohne Probezeit, dadurch Anspruch bzgl. BAV usw.) Auch ist es schwierig, dass man immer im inaktiven Profil dann die Mailadresse löschen muss, um im neuen Profil die Firmen-Mailadresse anzugeben. Da wir die allgemeinen Informationen für alle MA freigegeben haben, ist es aus Datenschutz-rechtlicher Sicht ja nicht okay, das alte Profil mit der privaten Mail-Adresse zu hinterlegen, jedoch möchten wir in der Auswertung “fehlende Infos” auch nicht die Mailadresse als fehlend drin stehen haben.

 

Wie umgeht ihr solche Themen und wie sieht euer Workflow hier aus? Gibt es seitens Personio bald ein Update hierzu?

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Beste Antwort von Lena 15 October 2021, 12:37

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16 Antworten

Emmanuel
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Hallo Jessica,

wir arbeiten aktuell bereits tatsächlich daran, den Wiedereinstieg von Mitarbeitern, bzw. den gesamten Re-Hiring Prozess zu überarbeiten. Dadurch soll es in zukünftig möglich sein, mehrere Anstelldaten in einem Profil zu hinterlegen, sodass kein neues Profil mehr nötig wäre, sollte ein Mitarbeiter erneut einsteigen. Ich kann Dir aber aktuell noch nicht genau sagen, wann genau diese Funktion live gehen wird.

Es gibt aktuell drei verschiedene Herangehensweisen, um einen Mitarbeiter erneut einzustellen. Hier kannst Du Dir die verschiedenen Möglichkeiten in unserem Help Center Artikel zum Thema: Wie hinterlege ich in Personio den Wiedereinstieg von Mitarbeitern? ansehen. Allerdings empfehle ich Dir den Weg, den Du bereits richtig in Deiner Frage beschrieben hast, nämlich ein neues Profil anzulegen. Der Vorteil dieser Methode ist, dass die Historie und das Reporting des jeweiligen Mitarbeiters nicht verfälscht wird. 

Damit Du den Mitarbeiter nicht jedes Mal händisch anlegen musst, könntest Du die Mitarbeiterinformationen beispielsweise durch die Mitarbeiterliste exportieren und dann als neuen Mitarbeiter importieren. Allerdings deckt auch diese Möglichkeit nicht alle benötigten Informationen ab, komplett duplizieren bzw. kopieren lassen sich Profile leider nicht. Ich werde Deinen Vorschlag bezüglich der Duplizier-Funktion sowie die Möglichkeit, die bestehenden Profile zu verknüpfen als Verbesserungsvorschlag an unser Produkt-Team weitergeben. Vielen Dank an dieser Stelle für Deinen Input, Feedback und Ideen helfen uns immer sehr dabei, Personio stetig zu verbessern und noch nutzerfreundlicher zu gestalten.

Unabhängig davon wird der gesamte Re-Hiring Prozess durch die neue Funktionalität erheblich vereinfacht. Sobald es hierzu konkrete Informationen oder ein Live-Datum gibt, wirst Du über die Community, unseren Newsletter oder InApp-Benachrichtigungen informiert.

Solltest Du hierzu noch Fragen haben, helfen wir Dir natürlich gerne jederzeit weiter.

Liebe Grüße,

Emmanuel 

JessicaHR
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Hallo zusammen,

 

das klingt ja schon mal super.

 

Eine Fragestellung in dem Zusammenhang noch mal:

 

Ist dann auch sichergestellt, dass Abteilung, Kostenstelle, Vorgesetzte usw. nicht überschrieben werden müssen?

 

Hintergrund: Der MA kann ja beim Wiedereintritt eine andere Position, in einer anderen Abteilung, mit einer anderen Stundenzahl, mit einem anderen Vorgesetzten, an einem anderen Standort, mit einer geringeren oder ohne Probezeit usw. bekleiden. Damit diverse Auswertungen richtig laufen (beispielsweise FTE-Berechnung basierend auf Abteilungen usw.), ist es ja notwendig, dass sowohl die alten Daten des MA als auch die neuen Daten des Mitarbeiters weiterhin erfasst bleiben und dass Daten nicht überschrieben werden.


Danke für eure Hilfe :-)

Emmanuel
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Hallo Jessica,

das Ziel des neuen Re-Hiring Prozesses wird es sein, mehrere verschiedene Anstellungen in einem Profil zu vereinen. Dabei können auch verschiedene Attribute wie Anstellungsart, Vorgesetzte uvm. unterschiedlich gesetzt werden, ohne dass Informationen zu den vergangenen Beschäftigungen verloren gehen. Ich habe mich in meiner ersten Antwort nur auf das Anstelldatum bezogen, da dieses Attribut aktuell den Knackpunkt für ein Re-Hiring Prozess darstellt und sich verschiedenste Attribute am Anstelldatum orientieren.

Ich hoffe, damit konnte ich Deine Frage beantworten. Solltest Du hierzu noch etwas unklar sein, helfen wir gerne jederzeit weiter.

Liebe Grüße,

Emmanuel

Anke
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Hallo @Emmanuel ,

 

ich greife dieses Thema nochmal auf.

 

Ich habe aktuell das Problem, dass wenn ich Dokumente über den Multi-Upload hochlade und der MA mehrere Profile hat, die Dokumente oft im falschen Profil landen.

Wir haben z.B. eine MA mit einem inaktiven Profil und einem Profil, wo der Staus auf Leave ist. Die Dokumente landen dann jedoch im inaktiven Profil statt in das letztere geladen zu werden.

Oder auch MA mit mehreren inaktiven Profilen und die Dokumente landen grundsätzlich nicht im zuletzt aktiven Profil.

 

In diesem Sinne wäre die Funktion, verschiedene Anstellungen in einem Profil hinterlegen zu können, sehr hilfreich. Gibt es hier schon ein Update?

 

Lieben Gruß

Anke

F
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Hallo,

ich hätte gerne gewusst, wie weit die Entwicklung in diesem Thema vorangeschritten ist, da die Anfrage nun bereits ein Jahr alt ist.

Auch wir haben es recht oft, dass Praktikanten, Masteranden oder Doktoranden nach ein paar Monaten wieder an unser Institut kommen und wir die Akten komplett neu anlegen müssen. Die Dokumente sind dann in unterschiedlichen Profilen hinterlegt.

Vielen Dank und viele Grüße

Frauke

W
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Hallo liebe Community,

 

wir haben regelmäßig den Fall, dass Praktikanten, welche im Rahmen einer Umschulung bei uns waren, im Anschluss ein festes Arbeitsverhältnis bei uns beginnen oder dass Mitarbeiter, die ausgetreten sind, feststellen, dass es woanders doch nicht so toll ist und dann zu uns zurück kommen oder aber, dass wir AÜ-Kräfte in ein festes Arbeitsverhältnis übernehmen. Es ist immer sehr aufwendig alle Daten in den Atributen neu zu erfassen, so dass es großartig wäre, wenn es eine Duplizier-Möglichkeit gäbe. Auch wäre es praktisch, wenn man die alten und neuen Mitarbeiter miteinander verknüpfen könnte, damit man nicht alles wieder in den Akten hochladen muss und man eine Verknüpfung zum ehemaligen Profil hat - dies hat ja auch arbeitsrechtliche Hintergründe (Wiedereintritt ohne Probezeit, dadurch Anspruch bzgl. BAV usw.) Auch ist es schwierig, dass man immer im inaktiven Profil dann die Mailadresse löschen muss, um im neuen Profil die Firmen-Mailadresse anzugeben. Da wir die allgemeinen Informationen für alle MA freigegeben haben, ist es aus Datenschutz-rechtlicher Sicht ja nicht okay, das alte Profil mit der privaten Mail-Adresse zu hinterlegen, jedoch möchten wir in der Auswertung “fehlende Infos” auch nicht die Mailadresse als fehlend drin stehen haben.

 

Wie umgeht ihr solche Themen und wie sieht euer Workflow hier aus? Gibt es seitens Personio bald ein Update hierzu?

 

Hi!

Ich habe auch gerade bei Personio angerufen, um eine gute Lösung für einen ähnlichen Fall (Wiedereinstieg eines Kollegen nach 1 Jahr Weltreise) zu finden und wurde auf die Tutorials (Wiedereinstieg) und die Community verwiesen. Wie andere auch, bin ich mit der Lösung “Neuanlegen” eher unglücklich.

Da ich sehe, dass dieses Thema hier schon länger diskutiert wird @JessicaHR @Anke  und @FraukeB. und eine Lösung in Aussicht gestellt wurde @Emmanuel, möchte ich hier gerne einen Push setzen und hoffe darauf, dass es bald ein Update seitens Personio gibt.

Viele Grüße

Sylvia

Lena
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Hallo @wob HR ,

wir haben das Thema Wiedereinstieg auf unserer Produkt Roadmap, allerdings ist es ein sehr komplexes Thema und wir möchten es in einem größeren Rahmen umsetzen. Gerne aktualisiere ich Emmanuel’s Kommentar und pinne das neueste Update oben an. Seit Emmanuels Update hat sich viel getan und die Herangehensweise wurde nochmal komplett neu überdacht.

Ich habe mich nochmal intern erkundigt, um Dir auch ein Update geben zu können. Mit unserer neuesten Ankündigung zu People Workflow Automation sind wir dabei die verschiedensten Workflows in Personio auszubauen. Der Wiedereinstieg ist eine von vielen Möglichkeiten für Vertragsänderungen. Zusätzlich gibt es auch andere Events und Phasen in einem Anstellungsverhältnis, welche Änderungsprozesse mit sich bringen, wie bspw. Gesellschaftswechsel. Diese Workflows möchten wir in Personio optimieren.

Das ist ein sehr großes Projekt, für welches wir zunächst technische Grundlagen bauen müssen. Das beansprucht mehr Zeit, bringt jedoch auch einen größeren Mehrwert. Daher wird das nächstes Jahr ein Fokus sein, die Grundlage dafür zu schaffen. :)

Liebe Grüße,
Lena

T
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Wir haben den Fall auch öfter und finden den bisherigen Weg ebenfalls als umständlich. Wann darf denn hier mit einer Verbesserung gerechnet werden?

Die Anfrage dazu ist ja nun schon 1,5 Jahre her…

Viele Grüße Tania

 

C
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Hallo liebes Personio-Team,

 

wir haben ebenfalls oft den Fall und überdies wäre es sehr sinnvoll MA-Profile zu duplizieren, insbesondere wenn zwischen den Anstelldaten sich eine Lücke befindet. In diesem Falle präferieren wir die Erstellung einer neuen MA-Akte. Mit der Duplizierung wurde es den Prozess sehr stark vereinfachen. 

 

Bitte um Öffnung des Themas. 

S
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Wir würden das auch benötigen. Auch wenn es offenbar jetzt möglich ist, z.B. einen Unternehmenswechsel per Datum abzubilden - wenn dies aber nicht in der Zukunft geschieht, müsste man auch wieder bei jedem Mitarbeiter in die Historie gehen.

Empfohlen wird seitens Personio oft eine Neuanlage, besonders bei Wiedereintritt, aber das ist nicht praktikabel.

Um Sicherzustellen, dass die Profile abgegrenzt sind voreinander und auch in den Auswertungen, würden wir auch das Kopieren bzw. Duplizieren von Profilen bevorzugen.

Lena
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Hallo zusammen, 

unserem Produkt-Team ist die Thematik bekannt, sie hatten es auch bereits in der näheren Planung, da der erste Ansatz der Darstellung jedoch nicht funktioniert hat, wurde er zwischenzeitlich auch wieder verworfen. 

Momentan habe ich leider keine näheren Informationen, außer, dass ihnen der Wunsch für einen optimalen Wiedereinstieg bekannt ist und sie auch vorhaben etwas daran zu ändern. 
Es gibt eine Idee dazu. Solltet ihr nähere Informationen zu Eurem Prozess haben und wie ihr es gerne hättet, haltet es super gerne dort fest! :) 

Liebe Grüße
Lena

E
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Liebes Personio Team,

gibt es mittlerweile (die letzten Anfragen zu diesem Thema, auch in anderen Foren, sind ja schon bis zu 3 Jahre alt) ein Update zu Re-Hiring bzw. kopieren von Profilen?

Der angeführte Link:
https://community.personio.de/ideas/anstellungswechsel-in-mitarbeiterprofil-abbilden-koennen-1525
führt für mich leider nirgendwo hin...ist dieser noch aktiv?

Danke und lg
Erik

S
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Guten Morgen @Erik333 ,

der Link ist noch weiterhin aktiv und führt zu einer Idee im Ideation-Bereich (siehe Screenshot). Um die Idee sehen zu können, müsstest Du in der Community eingeloggt sein, lag es vielleicht daran, dass er nicht funktioniert hat?

Was Deine Frage nach einem Update angeht:

Es gibt nun unter dem Bereich Automatisierungen (links in der Navigationsleiste) die Möglichkeit, Workflows zu erstellen. Workflows können Euch helfen, Aufgaben in Personio auch in großem Umfang zu verwalten. Sie beinhalten eine Reihe automatisierter Aktionen, die im Hintergrund ausgeführt werden, sobald sie durch bestimmte Events oder Bedingungen getriggert werden. Das bedeutet nun nicht, dass Mitarbeitendenprofile einfach kopiert werden können, aber Workflows können Euch in solchen Fällen helfen, alle wichtigen Informationen auf dem Schirm zu haben und individuelle Aufgaben dazu auszulösen. 

Ich hoffe, das hilft Dir weiter!

Liebe Grüße

Steffi

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Was Deine Frage nach einem Update angeht:

Es gibt nun unter dem Bereich Automatisierungen (links in der Navigationsleiste) die Möglichkeit, Workflows zu erstellen. Workflows können Euch helfen, Aufgaben in Personio auch in großem Umfang zu verwalten. Sie beinhalten eine Reihe automatisierter Aktionen, die im Hintergrund ausgeführt werden, sobald sie durch bestimmte Events oder Bedingungen getriggert werden. Das bedeutet nun nicht, dass Mitarbeitendenprofile einfach kopiert werden können, aber Workflows können Euch in solchen Fällen helfen, alle wichtigen Informationen auf dem Schirm zu haben und individuelle Aufgaben dazu auszulösen. 

Ich hoffe, das hilft Dir weiter!

Liebe Grüße

Steffi

 

Entschuldigung, ich möchte wirklich nicht unhöflich sein oder jemand vor den Kopf stoßen, aber das ist eine maximal unhilfreiche und unkonkrete Antwort. Was und welche Workflows sollten hier dieses Problem verbessern oder lösen? 

Das Thema wird seit 3 (!!) Jahre diskutiert, u.a. im Ideation Bereich, mit allen Krücken, die diese Nicht-Möglichkeit des Wiedereinstiegs mit sich bringt. Jetzt mit Textbausteinen zu wie-funktionieren-Workflows zu kommen - echt jetzt? Wo ist der gute alte konstruktive Community-Support von früher geblieben?  

S
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Hi @dani.koehler 

es gibt funktional keine Änderung, es ist weiterhin eine Idee. Entschuldige, dass ich das nicht gleich so eindeutig geschrieben habe.

Ich dachte mir, dass der Prozess mit der Automatisierung Euch ggf. dabei hilft den Prozess festzuhalten und war schon einen Gedanken weiter. Aktuell muss im Endeffekt weiterhin ein neues Profil angelegt werden, um es sauber abzubilden.

Außerdem ist das Community gemeinsam mit dem Produkt Team dran den Ideation Prozess transparenter zu gestalten.


Liebe Grüße
Steffi

D
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Hi @dani.koehler 

es gibt funktional keine Änderung, es ist weiterhin eine Idee. Entschuldige, dass ich das nicht gleich so eindeutig geschrieben habe.

Ich dachte mir, dass der Prozess mit der Automatisierung Euch ggf. dabei hilft den Prozess festzuhalten und war schon einen Gedanken weiter. Aktuell muss im Endeffekt weiterhin ein neues Profil angelegt werden, um es sauber abzubilden.

Außerdem ist das Community gemeinsam mit dem Produkt Team dran den Ideation Prozess transparenter zu gestalten.


Liebe Grüße
Steffi

Liebe Steffi,

entschuldige meinen Tonfall hier, der war rückblickend etwas überzogen. 

Der neue Workflow Bereich ist an sich mal eine richtig gute Sache, da sind viele hilfreiche Möglichkeiten dabei. Wie er allerdings beim Thema MA duplizieren helfen könnte, dazu habe ich keine Idee? 

Viele Grüße

Dani

 

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