Hallo zusammen,
ich möchte gerne für interne Prozesse wie z. B. Positionsänderungen und Elternzeit, Checklisten in Personio erstellen. Entweder als reine Checkliste zum abhaken der erledigten Schritte oder in Kombination mit automatisierten Aufgaben (ähnlich wie beim Offboarding). Ich habe bisher leider noch keine gute Möglichkeit gefunden. Über den Workflow ist es nicht so, wie ich es mir vorstelle. Wie macht ihr das?
Vielen Dank im Voraus.
Viele Grüße
Melissa
Beste Antwort von KiCa_SK
Hallo Melissa,
mich hat genau das gleiche Thema schon vor ein paar Monaten beschäftigt und leider gibt es keine, für mich, zufriedenstellende Lösung.
Grundsätzlich kann Personio alles was es dafür braucht. Es kann Aufgaben tracken (Onboarding), Abläufe lassen sich aufstellen (Workflows) und ich kann Unterschriften einholen (Signatur in den Dokumenten) und Dokumente hochladen, es kann Personen mit einbeziehen und Aufgaben verteilen sowie Nachrichten verschicken (Beide Bereiche). Aber es sind leider getrennte Bereiche. Ich bräuchte Funktionen des Onboardings im Workflow…
Als Beispiel: Wenn ich jährlich die Führerscheine kontrolliere, würde ich einen Workflow nehmen wollen, so dass das hochgeladene Dokument direkt in der Akte landet und möglicherweise auch direkt noch ein Dokument vom Mitarbeitenden unterschrieben wird. Das geht so leider nicht. Der damalige Hinweis seitens Personio war: Man kann dafür eine Onboarding Vorlage erstellen und dann u.a. einen Upload abfragen, Daten erfassen, ein Dokument versenden und das ganze tracken.
Das stimmt so weit, außer das Thema Unterschrift, was ich noch händisch machen muss, aber dann landet die Person im Onboarding und ich muss diese Onboardingvorlage von Hand starten (und eben nicht jährlich automatisch ausführen). Zudem muss ich dann in jedem einzelnen Mitarbeitendenprofil prüfen ob die Aufgabe erledigt wurde.
Insgesamt leider nicht befriedigend. Ich habe die Hoffung, dass genügend Personen diesen Verbesserungsvorschlag an Personio richten, so dass die Workflows deutlich attraktiver und effektiver werden und zu echten Workflows werden. Solche Themen beschäftigen m.E. nahezu jeden Personio Kunden.
+21Hallo Melissa,
mich hat genau das gleiche Thema schon vor ein paar Monaten beschäftigt und leider gibt es keine, für mich, zufriedenstellende Lösung.
Grundsätzlich kann Personio alles was es dafür braucht. Es kann Aufgaben tracken (Onboarding), Abläufe lassen sich aufstellen (Workflows) und ich kann Unterschriften einholen (Signatur in den Dokumenten) und Dokumente hochladen, es kann Personen mit einbeziehen und Aufgaben verteilen sowie Nachrichten verschicken (Beide Bereiche). Aber es sind leider getrennte Bereiche. Ich bräuchte Funktionen des Onboardings im Workflow…
Als Beispiel: Wenn ich jährlich die Führerscheine kontrolliere, würde ich einen Workflow nehmen wollen, so dass das hochgeladene Dokument direkt in der Akte landet und möglicherweise auch direkt noch ein Dokument vom Mitarbeitenden unterschrieben wird. Das geht so leider nicht. Der damalige Hinweis seitens Personio war: Man kann dafür eine Onboarding Vorlage erstellen und dann u.a. einen Upload abfragen, Daten erfassen, ein Dokument versenden und das ganze tracken.
Das stimmt so weit, außer das Thema Unterschrift, was ich noch händisch machen muss, aber dann landet die Person im Onboarding und ich muss diese Onboardingvorlage von Hand starten (und eben nicht jährlich automatisch ausführen). Zudem muss ich dann in jedem einzelnen Mitarbeitendenprofil prüfen ob die Aufgabe erledigt wurde.
Insgesamt leider nicht befriedigend. Ich habe die Hoffung, dass genügend Personen diesen Verbesserungsvorschlag an Personio richten, so dass die Workflows deutlich attraktiver und effektiver werden und zu echten Workflows werden. Solche Themen beschäftigen m.E. nahezu jeden Personio Kunden.
Hallo Stefan,
vielen Dank für die schnelle Rückmeldung! Sehr schade, dass man es nicht als reine Checkliste abbilden kann.
Viele Grüße
Melissa
upvote.
Ich wünsche mir auch mehr Möglichkeiten, Workflows automatisiert ablaufen lassen zu können
+1Hallo Melissa,
die gleiche Fragestellung hatten wir, als wir Personio 2020 eingeführt haben. Wir haben uns dann dagegen entschieden, eine “Onboarding”-Liste als Checkliste zu “missbrauchen”. Unter anderem, weil es ja immer nur ein Onboarding geben kann und das tatsächliche Onboarding dann gelöscht wäre.
Wir haben unsere Checklisten in Word oder Excel erstellt und legen sie so ab, dass jeder HR-Mitarbeiter darauf Zugriff hat (Urlaub, krank usw.).
Perfekt wäre es natürlich, wenn man eine Checkliste in Personio mit allen Vorteilen der Onboarding-Liste anlegen könnte.
Also...meine Stimme für Checkliste in Personio! ☝️😊
+2Hallo Melissa,
auch von mir hier eine Stimme für Checklisten in Personio!
Wir lösen das derzeit mit Dokumentvorlagen, was aber nur bei Abläufen funktioniert, die “Anträgen” gleichkommen. Für den automatisierten Ablauf von manchen Prozessen (insbesondere Freigabe- und Unterschriften), wäre eine erweiterte wenn-dann Bedingung in den Workflows super, sodass man zB wenn ein Dokument erstellt und genehmigt wurde, automatisch das Dokument einer best. Person zur Unterschrift schickt (ohne dass jemand das händisch auslösen muss).
Und noch ein Wunsch Richtung OnOffboarding: eine zeitliche Option “sobald Vorlage aktiviert” oder so ähnlich wäre toll (jetzt haben wir bei solchen Schritten ein unrealistisch frühes Auslösedatum, damit sind aber alle Aufgaben in der Inbox überfällig). Eine Lösung wäre auch, statt der fixen 1 Woche zwischen Auslöser und fällig zwei Termine unabhängig voneinander festlegen zu können (zB Anzeige in der Inbox sobald Vorlage aktiviert, aber fällig erst 1 Woche vor Dienstbeginn)
LG Christina
Hallo Christina,
vielen Dank für deine Rückmeldung, das mit der Dokumentenvorlage wäre noch eine Alternative. :)
LG Melissa
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