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Einführung Shared Service Center

K
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Hallo, 

bei uns gibt es die Überlegung, die Administrativen Tätigkeit innerhalb HR (z.B. Zeugnis erstellen, Bewerber absagen, Verträge erstellen, Trainingsadmin) von drei Gesellschaften in ein internes Shared Service zu bündeln, also quasi ein Team macht die Aufgaben und nicht drei Teams an drei Standorten wie aktuell. 

 

Hat jemand damit Erfahrungen und kann mir ein paar Tipps geben, worauf ich achten muss? Danke!

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Beste Antwort von Nina Hellmann 10 December 2022, 12:45

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6 Antworten

Lena
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Hi @Katharina Krebs,

gerne highlighte ich Deine Frage auf der Startseite. 

Damit andere Mitglieder noch besser wissen, auf welchen Teil Du Dich beziehst, könntest Du bitte noch etwas näher darauf eingehen, was unter “Administrative Tätigkeiten” und “Shared Service” zu verstehen ist?

  • Geht es hier um Anfragen von Mitarbeitenden?
  • Oder geht es eher um eine interne Aufgaben-Verteilung innerhalb des HR Teams?
  • Arbeitet ihr mit Personio Conversations, um die Aufgaben zu managen?

Markiere mich gerne, dann bekomme ich eine Benachrichtigung und kann den Post hervorheben.

Liebe Grüße
Lena

K
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Hallo Lena, 

danke für Deine Unterstützung. Es geht tatsächlich eher um eine interne Aufgaben Verteilung innerhabl des HR Teams im ersten Schritt und z.T. auch um die Anfragen von Mitarbeitern. Idee ist, dass Admin Aufgaben, die heute von HR Kollegen an drei Standorten gemacht werden, zukünftig von einem zentralen Team gemach werden sollen. Dieses zentrale Team wäre dann auch Ansprechpartner für die Mitarbeiter bei diesen Themen. Das würde dazu führen, dass es sein kann, dass heute sich ein Mitarbeiter an eine HR Kollegin in Berlin wendet und zukünftig eben an eine HR Kollegin zentral in München. 

 

Liebe Grüße

Katharina

Lena
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Hi @Katharina Krebs,

es tut mir voll leid, dass ich mich nicht früher zurückgemeldet habe, da ich nicht markiert war, ist es bei mir durchgerutscht. Bei Rückfragen, oder wenn ich auf etwas aufmerksam gemacht werden soll, markiert mich super gerne! 

Lieben Dank für Deine Erläuterung!
Ich highlighte es super gerne. Vielleicht haben ja weitere Mitglieder einen Vorschlag, oder eine Herangehensweise, wie sie in ihrer Organisation vorgehen. Ich markiere mal weiter, die hier Tipps haben könnten: @Maximilian @Jane @Luise Rück 

Falls Du Dich für Personio Conversations interessierst, schau Dir super gerne und ganz ungezwungen an, was die Funktion kann. Dieses Webinar findet in diesem und nächstem Monat 3x statt, vielleicht ist ja ein Termin für Dich dabei. :) 

Liebe Grüße
Lena

L
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Hi @Katharina Krebs 

wir überlegen auch eine zentrale Service-Stelle zu starten, jedoch nicht per anderem Standort, sondern einfach mit einer gezielten oneandonly zuständigen Person in unserem HR Team. Die Stelle ist aber noch nicht mal beantragt, also Zukunftsmusik. Bislang bearbeitet jeder bei uns im Team das was bei ihm halt landet. Soweit meine Erfahrung.

 

beste Grüße

Luise

Nina Hellmann
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Hallo @Katharina Krebs @Lena  @Luise Rück 

das klingt spannend, was Ihr da vorhabt. Habe sowas ähnliches in zwei verschiedenen Unternehmen begleiten dürfen und mein Eindruck ist, dass das wichtigste die folgenden zwei Dinge sind:

  • eine vollständige Sammlung aller Aufgaben, um die es gehen soll
  • das akkurate Festhalten (oftmals leider erstmaliges Herunterschreiben) aller mit den Aufgaben verbundenen Prozessen)

Nur so wird wirklich klar, welche dezentral verteilten Tätigkeiten zukünftig woanders landen sollen (im Shared Services Center) und wie das prozessual abgebildet wird / werden soll (was dann elementar wichtig ist, um es in Personio abzubilden).

Oft wird dabei wichtig, dass es eventuell Personen gibt, die aktuell bestimmte Tätigkeiten arbeitsvertraglich “zugesichert” bekommen haben, denen Ihr das also evtl. nicht einfach so “wegnehmen” könnt, ohne damit ein Risiko einzugehen. 

Die gute Nachricht ist: das Abbilden der Aufgaben und Prozesse in Personio geht dann schnell, ist ziemlich easy und macht im Vergleich zu der Klärungsarbeit im Vorfeld Spaß ;)

VG, Nina

Lena
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Benutzerebene 7
Abzeichen +22

Mega spannend, @Nina Hellmann!

Vielen Dank für den Einblick und Deine Tipps. 😍

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