Interne Richtlinie zum Dienstwagen

Guten Morgen,

wichtig zu klären in meinen Augen:

• Wer trägt welche Kosten
• Welche Kosten werden ggf. erstattet
• Welches Fahrzeug/welche Fahrzeugkategorie steht wem zu
• Wer darf das Fahrzeug nutzen (Familienangehörige etc.)
• Welche Pflichten gehen mit dem Fahrzeug einher (Reinigung, etc...)
• Unter welchen Umständen wird das Fahrzeug eingezogen

Aber das sind bei uns alles Dinge, die im Dienstwagenüberlassungsvertrag geregelt sind. Zusätzliche Anweisungen wären bei uns bspw. die Parkplatzordnung (welche Fahrzeuge parken wo).

In welche Richtung gehen denn deine Überlegungen?

@Cosima Christian Hallo Cosima, in meiner Welt ist das vor allem ein Finance- und kein HR-Thema, d.h. extrem wichtig ist die Einbeziehung von Finance, wobei wie gesagt eigentlich Finance die volle Verantwortung übernehmen sollte. Der Dienstwagen berührt früher oder später die Reisekostenrichtlinie bzw. taucht darin auf und auch diese ist m.E. kein HR-, sondern ein Finance-Thema, da viel Buchhaltung und viel Steuern eine Rolle spielen.

HR erscheint eigentlich nur auf der Bildfläche im Rahmen des On- und Offboardings bzw. im Rahmen der Vertragsverhandlungen mit einem neuen MA. VG!

Wir sind in der “unglücklichen” Situation, dass wir sehr viel händisch machen. Das ist der Unternehmenshistorie geschuldet (kleiner Handwerksbetrieb und so...). Wir haben daher kein zentrales Tool/keine Software zur Verwaltung des Fuhrparks und arbeiten auch nur mit einem einzelnen Autohaus zusammen. 

Es gibt aber ganz tolle Lösungen, die hier relativ viel Arbeit abnehmen. Da kann der BLP bzw. die Leasingrate pro “Ebene” festgelegt werden, das Fahrzeug kann dort konfiguriert und bestellt werden, die Servicetermine werden dort festgehalten und sogar die Tank-/Ladeabrechnung kann integriert werden. 

Wenn ich für den Fuhrpark verantwortlich wäre, würde ich definitiv auf eine Softwarelösung beharren. Bei uns läuft da leider ganz viel über verschiedene Excel-Tabellen...

Hallo @Nina Hellmann, da hast du recht. Die Fragen haben wir bereits geklärt und möchten es nun als Prozessbeschreibung niederschreiben und daher möchten wir gerne von euch wissen, ob ihr vielleicht ein Muster für eine solche Prozessbeschreibung habt.

Wir haben 260 Mitarbeitende und wollen aus dem HR gern unterstützen, da Anfragen zu diesem Thema regelmäßig bei uns eingehen. Was irgendwie auch verständlich ist, weil es sich um ein MA-Thema handelt. Wir haben keinen Dienstwagenpool, sondern die Mitarbeitenden bekommen nach Absprache mit ihrer Führungskraft einen Dienstwagen. Dies wird natürlich als Gehaltsextra gesehen und landet daher immer wieder bei uns im HR Admin/Payroll Bereich. :)

Obwohl wir zwei Fuhrparkmanager haben, die sich um den Bestell-, Wartungs- und Abgabeprozess kümmern, sehen sie sich nicht in der Verantwortung, eigenständig einen Prozess zu beschreiben. Daher haben wir angeboten, sie bei der Erstellung zu unterstützen, da die Anfragen letztendlich sowieso häufiger bei uns landen und mit einer Prozessbeschreibung gegengewirkt wird.

Liebe Grüße
Cosima