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Hallo liebe Community,

wir führen zurzeit eine “Parallelwelt”. Einmal pflegen wir die Abwesenheiten über Personio, und einmal pflegen wir die Abwesenheiten in Outlook. Supergerne würden wir das zusammenführen.

Aktuell hat jede Abteilung ihren eigenen Abteilungskalender in Outlook, in der nicht nur die Abwesenheiten (händisch) eingetragen werden, sondern auch Dinge wie “Büroanwesenheit”, “Arzttermin”, “Kundentermin” etc. (Da wir überwiegend remote arbeiten, müssen wir auf einen Blick sehen können, wer im Büro vor Ort ist, sollte mal etwas sein.)

Jetzt haben wir allerdings leider festgestellt, dass zwar die Abwesenheitsinfos aus Personio in Outlook synchronisiert werden, aber wenn jemand z. B. “Büro” einträgt in Outlook, diesen Eintrag nur die Person sehen kann, die den Eintrag getätigt hat.

Mich würde jetzt brennend interessieren, wie das andere Personio-User machen… über Euren Input würde ich mich mega freuen, denn Personio hat mich hier an unsere eigene IT-Abteilung verwiesen, was ich etwas schade finde. 

 

LG

Heidi

 

Hallo @HeiBoi1981, 

 

es gibt aktuell leider keine Möglichkeit, eure Wünsche exakt so zu erfüllen, wie ihr euch das vorstellt. 

 

Wie Du bereits korrekt geschrieben hast, funktioniert die Kalenderintegration so, dass eigene Abwesenheiten in den eigenen Kalender synchronisiert werden und zwar als private Termine, so dass andere Personen nicht sehen können, welche Abwesenheit genau vorliegt. 

 

Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit, den Unternehmenskalender via iCal-Link zu abonnieren. Hierzu müssten alle Mitarbeitenden einen zusätzlichen Kalender hinzufügen. Die Inhalte dieses Kalenders könnten allerdings von euch bestimmt werden. Mehr Informationen dazu findest Du in unserem Helpcenter: Personio-Kalender über einen iCal-Link hinzufügen

 

Ich habe mir auch das Support-Ticket von euch einmal angeschaut und glaube, dass es hier zu einem kleinen Missverständnis kam. Die Kollegin hat empfohlen, eure IT einzubeziehen, da die Kalenderintegration eine Administrator:innen-Freigabe erfordert und hierfür die Einbindung eurer IT vermutlich unumgänglich wäre. Es sollte keinesfalls eine Abwälzung des gesamten Themas auf eure IT bedeuten. 😊

 

Liebe Grüße

Christoph

DANKE, Christoph. Den Unternehmenskalender via iCal-Link zu abonnieren, haben wir getestet.

Bei diesem Test haben wir festgestellt, dass alle Leute den Kalender sehen können und auch sehen können, wer abwesend ist (ohne Abwesenheitsgrund, perfekt). Passt soweit.

ABER: wenn man dann in dem Kalender Zusatzinformationen einträgt wie z. B. “Büro” oder “Vertriebsmeeting, in der Zeit bitte nicht stören”, dann sieht leider nur derjenige den Eintrag, der ihn auch verfasst hat. 🤷‍♀️

Unser nächster Versuch ist jetzt, das über die API zu lösen, was für uns aber einen erheblichen Mehraufwand bedeutet, weil hierfür zunächst ein ITler extern geschult werden muss. 

Hallo zusammen,

wir haben uns mit der ICal-Thematik beschäftigt. Dabei ist die Frage ausgekommen wie es mit den  Zugriffsrechten bzw. Ansichtsrechten Anwesenheiten aussieht.

Wir haben die Ansichten der Abwesenheiten so gelöst, dass einzelne Abwesenheiten wie “krank” oder “Krankengeld” nur für die Abteilung des MA sichtbar ist der er zugeordnet ist. Im globalen Kalender werden solche Abwesenheiten einheitlich als “abwesend” angezeigt.

Beipsiel: MA XY ist Abteilung A zugeordnet. Für die MA der Abteilung A ist der Abwesenheitsgrund “krank” sichtbar. Die restlichen Ma des Unternehmens siehen hier nur “abwesend”.

So wie wir die Artikel zur Thematik iCal lesen, können diese Zugriffrechte mit den Kalenderabo ausgehebelt werden. Sprich ein MA könnte sich die Abwesenheiten von anderen Abteilungen abonieren und könnte dann sehen wer z.B. krank ist.

Oder werden die Zugriffsrechte beim Kalenderabo berücksichtigt?

Hallo ​@Michael M.,

 

Welche Abwesenheitsarten angezeigt und mit dem iCal Link übertragen werden, hängt davon ab, wer den Link generiert. 
Erstellt ein Administrator zum Beispiel den Link, wählt dabei alle Abwesenheitsarten aus und teilt diesen Link dann mit allen Mitarbeitenden, können die Mitarbeitenden entsprechend alle ausgewählten Abwesenheitsarten auch in ihren eigenen Kalendern sehen.

Ausschlaggebend sind also die Zugriffsrechte der Person, die den Link generiert und teilt.

Schöne Grüße

Mario

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