Automatisierung im Onboarding-Prozess

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Habt ihr schon euren Onboardingprozess automatisiert? Wie seid ihr vorgegangen? Welche Stolpersteine gibt es?

3 Antworten

PaulineSch
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Hey @Lisa Sennhenn 

 

Wir nutzen die Onboardingvorlagen bei Personio schon eine ganze Weile. 

Das klappt auch ganz gut. Was bei uns aufgefallen ist:

 

  1. Man kann keine Mails von einem Verteiler ausschicken, weshalb wir jetzt in den Schritten nur den E-Mail Text geschrieben haben und derjenige der es bearbeitet, schickt die Mail aus Outlook raus. Sonst liegt die Mail bei einer einzelnen Person und Antworten gehen evtl. unter.
  2. Man kann keine Rollen im Onboarding setzen. Wir brauchen aber eine Reihe “Standard” Rollen, damit der MA gut arbeiten kann. Da muss eine Person mit den Rechten explizit nachgucken. Es ist nicht so komfortabel wie mit den Feldern. 
  3. Es gibt keine Bedingung an die Zuständigen. Nach dem Motto: Wenn Standort = A, dann liegt dieser Schritt bei Person A, sonst bei Person B. Man muss dann die Aufgabe allen möglichen Leuten zuweisen und die müssen selber sehen, wer denn nun zuständig ist. 
  4.  Man kann nicht sehen, wer einen Schritt als erledigt markiert hat. Das ist zur Nachverfolgung etwas schwierig. Man sieht aber, dass er gemacht wurde. Immerhin ;) 

 

Das sind die wichtigsten Dinge, die mir gerade eingefallen sind. Vielleicht hilft es ja schon. 

 

LG

I
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Hi,

unsere Stolpersteine:

  1. Wir dachten, wir könnten die Onboarding-Vorlagen für die Dokumentation im Sinne unseres QM-Systems verwenden.
    Problem:
    Wenn man Onboarding-Vorlagen schon einige Zeit verwenden und die Onboardings einiger neuer Mitarbeiter damit erfolgreich dokumentiert hat, ist diese Dokumentation leider nicht statisch.
    Sobald man einzelne Prozessschritte in den Onboarding-Vorlagen nachträglich optimiert/anpasst, dann ändern sich diese bereits dokumentierten Schritte bei allen bereits durchgeführten Onboardings, bei denen die damit verknüpften Onboarding-Vorlagen bereits verwendet wurden.
    Wenn man also wirklich etwas dokumentieren will, sollte man das über die Zuordnung eines Dokumentes mit Platzhaltern und der Bestätigung durch eine digitale Unterschrift erledigen.
  2. Es gibt keine if this than that - Regeln zwischen den Prozesschritten.
    Wenn also z.B. die HR-Abteilung beim Onboarding dem neuen MA Dokumente zur Unterschrift zukommen lassen muss, deren Unterzeichnung essentiell für die weitere Arbeit der IT-Abteilung sind, bekommt der MA in der IT-Abteilung von der tatsächlichen Unterschrift oder der fehlenden Unterschrift nichts mit.
    Prozesschritte haben nur eine zeitliche Komponente. Zudem sieht idR der MA der IT-Abteilung nicht die Schritte der anderen Abteilungen oder Kollegen.
    Daher kann es vorkommen, dass die IT-Abteilung zeitlich im Einklang mit der Planung bereits mit der Zuordnung von Accountdaten beginnt, ohne dass die Berechtigung hierfür vorliegt. Das klingt erst einmal nicht kritisch, bis es um die Zuordnung von Accounts mit Zugriff auf personenbezogene Daten geht.
    Ein Workaround sind zusätzliche Attribute die prozessschrittübergrreifend von der HR-Abteilung bearbeitet werden und von der IT-Abteilung gelesen werden - z.B. Vertrag YXZ unterzeichnet - JA/NEIN.
    Das führt allerings zu einem ziemlich hohem manuellen Aufwand und nicht zuletzt häufig zu zeitlichen Verzögerungen und zu spät eingerichteten Accounts.

VG

S
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Hi @Lisa Sennhenn ,

haben Dir die Kommentare von @PaulineSch und @iwdinw weitergeholfen?

Viele Grüße

Steffi

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