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Answered

E-Mail Einladung im Onboardingprozess funktioniert nicht

  • October 27, 2025
  • 10 Antworten
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A
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Hallo zusammen,

wir haben im Onboarding für neue Mitarbeiter ganz oben eine eigene E-Mail-Vorlage für die Einladungsmail erstellt. Allerdings passiert Folgendes:

  • Wenn wir einen neuen Mitarbeiter anlegen und auf „Einladen“ klicken, wird nicht unsere Vorlage, sondern die Standardvorlage von Personio verschickt.

  • Wenn wir nicht auf „Einladen“ klicken, wird überhaupt keine Mail ausgelöst

Warum greift unsere erstellte Vorlage nicht? Gibt es eine Einstellung, die wir übersehen, damit unsere Vorlage verwendet wird? 

Vielen Dank für eure Tipps!

Liebe Grüße 
Alicia 
 

 

Beste Antwort von AliciaL

Hallo zusammen, 

das Problem hat sich inzwischen gelöst. Es war ein technisches Problem, was der Support lösen konnte. 

Vielen Dank für eure Unterstützung! 

LG Alicia 

    10 Antworten

    A
    Detective
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    • ARabDetective
    • Detective
    • October 29, 2025

    Hallo ​@AliciaL , ladet ihr den Mitarbeitenden manuell zum System ein? Ich glaube diese Mailvorlage ist so gedacht, dass diese automatisch 30 Tage vor Anstelldatum (in eurem Beispiel) versendet wird. 

    Bei manuellen Einladungen (Konto verwalten > Login anlegen und Mail verschicken) wird weiterhin die Standard-Systemmail gesendet.

    Hilft dir das weiter?

    Liebe Grüße, Andrea

    J
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    • Julia_HRExplorer
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    • October 29, 2025

    Hallo ​@AliciaL ,

    bei uns ist das auch der Fall: ich habe eine personalisierte Vorlage erstellt, Personio verschickt aber (automatisch) die Standardvorlage. Ich habe bisher auch noch keine Lösung gefunden.

    Lg Julia 

    Daniele
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    • DanieleCommunity Manager
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    • November 20, 2025

    Hallo zusammen,
    Danke für Eure Geduld!

    Also ich bin mir nicht ganz sicher, worauf Ihr Euch bezieht.

    Wir haben ja unseren Willkommens-EMail-Konzept, bei dem Mitarbeitende eingeladen werden und einige Punkte selbst einstellen können (unsere Vorlage). Wir haben jedoch auch einen neuen Schritt namens "Willkommens-E-Mail" hinzugefügt, den Ihr nach Belieben konfigurieren könnt. Dieser verhält sich wie eine normale Onboarding-Schritt-E-Mail, und falls etwas nicht wie erwartet funktioniert, müssten wir es anhand eines konkreten Beispiels untersuchen.
    Was habt Ihr erwartet, und wie hat es sich tatsächlich verhalten?

     

    ↓↓↓Dieser Kommentar von ​@ARab ist korrekt 👍

    Hallo ​@AliciaL , ladet ihr den Mitarbeitenden manuell zum System ein? Ich glaube diese Mailvorlage ist so gedacht, dass diese automatisch 30 Tage vor Anstelldatum (in eurem Beispiel) versendet wird. 

    Bei manuellen Einladungen (Konto verwalten > Login anlegen und Mail verschicken) wird weiterhin die Standard-Systemmail gesendet.

    Hilft dir das weiter?


    Falls Ihr ( ​@Julia_HR  & ​@AliciaL) denkt, dass unser Produkt vom zitierten Kommentar von ​@ARababweicht, wäre in diesem Fall ein Support-Ticket der richtige Weg, damit sich das unsere Kolleg*innen direkt in Eurem Account anschauen können.

    LG,
    Daniele

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    • AliciaLFollower
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    • November 21, 2025

    Hallo zusammen, 

    das Problem hat sich inzwischen gelöst. Es war ein technisches Problem, was der Support lösen konnte. 

    Vielen Dank für eure Unterstützung! 

    LG Alicia 

      J
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      • Julia_HRExplorer
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      • November 21, 2025

      ​@Daniele Herzlichen Dank für deine Antwort! Auch bei uns wurde das Problem mittlerweile gelöst. Es handelte sich dabei um technische Anfangsschwierigkeiten auf Seiten von Personio (unser Logo wurde z.B. immer durch das Personio Logo ersetzt). 

      Eine Frage hätte ich aber noch: wir sind bei uns im Unternehmen alle per Du. Nun steht aber in der Personio Willkommensmail “Erstellen SIE IHREN Account”, “Das ist IHR Team” etc.

      Kann ich das irgendwo ändern? Es klingt etwas seltsam, wenn danach unter Text per Du folgt. 

      Vielen lieben Dank vorab, Julia 

      Daniele
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      • DanieleCommunity Manager
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      • November 21, 2025

      Hey ​@Julia_HR,

      Tut mir leid :( Aktuell ist es leider nicht möglich, die Ansprache in der Personio Willkommensmail von "Sie" auf "Du" umzustellen. Die Formulierungen wie “Erstellen SIE IHREN Account” oder “Das ist IHR Team” sind fest im System hinterlegt und können nicht angepasst werden. Auch das Erstellen einer eigenen Willkommensmail mit individuellem Link zum Portal ist derzeit nicht vorgesehen.

      Du kannst das natürlich über Hilfe & Feedback > Feedback geben als Verbesserungsvorschlag für unser Produktteam einsenden.

       

      Die einzige Möglichkeit, die Standard-Willkommensmail zu umgehen, wäre die Einrichtung von Single Sign-On (SSO). Damit könnten Mitarbeitende direkt auf Personio zugreifen, ohne die Standardmail zu erhalten.

      Melde Dich gerne, falls Du noch weitere Fragen hast!

      Daniele
       

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        • AliciaLFollower
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        • November 21, 2025

        Liebe ​@Julia_HR , 

        das selbe Problem haben wir auch... Dazu hatte ich vor einer Wochen vom Supportteam die Rückmeldung bekommen, dass es aktuell leider keine Möglichkeit gibt auf DU umzustellen. Das Anliegen wurde dem Produktteam weitergeleitet. 

        Liebe Grüße 
        Alicia 

          A
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          • AliciaLFollower
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          • November 21, 2025

          Liebe ​@Julia_HR , 
          das Supportteam hat mir gerade mitgeteilt, dass derzeit an einer Lösung gearbeitet wird und es bald ein Update gibt. Ich bin jetzt bei einer Beta-Testphase dabei. Es tut sich also was! :) 
          Liebe Grüße 
          Alicia 

            Heike_
            Communicator
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            • Heike_Communicator
            • Communicator
            • February 12, 2026

            Hallo zusammen, 

            ich würde mich mal bei dem Thema einklinken, weil wir auch noch vor ein paar Fragen stehen. 

            Wird die erstellte Personio E-Mail-Einladung in der Onboardingvorlage direkt automatisch versendet? Oder muss hier im Schritt in der Vorlage noch auf “senden” gedrückt werden? 

            Ist es nun auch so, dass diese Mail auch rausgeht, wenn man über Konto verwalten > Login anlegen und Mail verschicken die E-Mail-Einladung versendet? 

            Denn leider ist es nicht so wie Daniele hier beschrieben hat, dass per SSO keine E-Mail-Einladung notwendig ist. 

            Die einzige Möglichkeit, die Standard-Willkommensmail zu umgehen, wäre die Einrichtung von Single Sign-On (SSO). Damit könnten Mitarbeitende direkt auf Personio zugreifen, ohne die Standardmail zu erhalten.
             

            Bei uns stehen regelmäßig die Mitarbeiter mit SSO im Büro und sagen, sie können sich initial nicht einloggen und der Login klappt erst nach der E-Mail-Einladung. Was totaler quatsch ist, denn die Standard-E-Mail-Einladung ist vom Inhalt her vor SSO nicht ausgelegt. 

            Viele Grüße
            Heike

            Michael H.
            Community Moderator
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            • Michael H.Community Moderator
            • Community Moderator
            • February 12, 2026

            Hallo ​@Heike_,

            Du hast Recht. Wir haben gegen Ende letzten Jahres eine Pflicht eingeführt, dass Mitarbeitende sich aktiv registrieren müssen, um Personio nutzen können, auch mit SSO. Sprich: Auch wenn SSO genutzt wird, muss einmal initial eine Personio-Einladungsmail verschickt und “verarbeitet” worden sein (die Person muss sich über die Mail registrieren und dem Account beitreten), damit auch SSO funktioniert. Das ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme.

            Es gibt nun die “neue” Einladungsmail im Onboarding, und die “klassischen” Einladungsmails, die man bei der Erstellung des Mitarbeitendenprofils oder aus dem Mitarbeitendenprofil bei “Konto Verwalten” senden kann. Der Unterschied:

            • Die Onboarding-Einladungsmail wird versendet, wenn die Person eine entsprechende Onboarding-Vorlage zugewiesen hat. Entweder zum Stichtag (bspw. 30 Tage vor Eintrittsdatum), oder wenn das bei Anlage schon überschritten ist, zum Zuweisungsdatum. Also wenn ihr bspw. 20 Tage vor Antrittsdatum die Onboarding-Vorlage zuweist, wird Personio “Heute” senden. Das kann 2-3 Stunden dauern, aber es wird passieren. Den Inhalt dieser Mail könnt ihr konfigurieren, wie ihr möchtet.
            • Die klassische Einladungsmail ist davon stark entkoppelt. Sie hat nicht viel mit der Onboarding-Einladungsmail zu tun. Ihr könnt jederzeit, unabhängig von irgendwelchen Onboarding-Prozessen, Einladungsmails an die Mitarbeitenden verschicken. Den Inhalt dieser Mail könnt ihr aktuell nicht konfigurieren, der ist fest.

            Es bieten sich also nun folgende Optionen an:

            • Entweder weißt ihr Mitarbeitenden “nur” Onboarding-Vorlagen mit einer entsprechenden Mail zu, Personio übernimmt das Versenden der Einladungsmail
            • Oder ihr versendet manuell die klassische Einladungsmails an die Mitarbeitenden

             

            In beiden Fällen gilt: Mitarbeitende müssen so eine Art Mail erhalten und sich darüber registrieren, damit sie SSO nutzen können.

             

            Liebe Grüße
            Michael

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