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Elternzeit On- und Offboarding Prozess über Workflow

Liebe Community,

 

wir sind gerade dabei die Workflows intensiv zu testen und sind dabei evtl. auf eine Möglichkeit gestoßen wie man einen einfachen Offboarding oder Onboarding Prozess abbilden könnte. Damit könnten wir den Workarount über Onboarding Prozesse ersetzen, welcher alles andere als ideal ist. Allerdings hängt das ganze noch ein einer Stelle und vielleicht könnt ihr uns helfen.

 

Was haben wir gemacht:

Letzlich haben wir nur einen Datumsabhängigen Workflow erstellt und das Datumsattribut auf Start der Abwesenheit gestellt (für ein Offboarding). Für ein Onboarding nach der Probezeit wäre dann natürlich das Enddatum der Abwesenheit der Trigger. Anschließend könnte man Aufgaben und Benachrichtigungen automatisch erstellen lassen.

Was uns an der Stelle fehlt:

Können wir irgendwie auswählen, dass dieser Workflow nur für die Abwesenheitsart Elternzeit bzw. Mutterschutz gibt?

 

Ich hoffe jemand weiß hier wie man den Trigger nutzen kann.

 

Viele Grüße

Steve

8 Antworten

K
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Abzeichen +3

Hallo Steve,

 

interessanter Ansatz - das werde ich mir auch direkt einmal ansehen. Ich hatte eine ähnliche Frage, da ich ebenfalls einen Workflow bei einer längeren Abwesenheit (in unserem Fall Workation) mit einem Prozess triggern wollte. Leider hat es nicht geklappt bzw. ich habe nur die Möglichkeit gefunden, einen Workflow auszulösen in dem Moment, in dem die Abwesenheit eingetragen wird.

 

Wenn Du einen ganz neuen Workflow erstellst, kannst Du auswählen “Abwesenheit wird eingetragen” und dort existiert ein Filter nach der Abwesenheitsart.

 

Vielleicht hilft es, ich werde das in jedem Fall im Auge behalten (da wir auch noch einen Prozess für die Aus- und Eintritte vor/Nach EZ benötigen.

 

Viele Grüße

Kerrin 

PaulineSch
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Benutzerebene 7
Abzeichen +19

Hey @Steve,

 

gut, dass du es fragst, die gleiche Frage hab ich mir auch schon gestellt. Scheint irgendwie aktuell nur für alle Abwesenheiten zu gelten und das ergibt für mich gar kein Sinn. 

 

Dann würde der Prozess ja dauernd getriggert werden. 

 

Was ich aber gerade für die Rückkehr aus der Elternzeit überlege, ist diese Einstellung: 

Mitarbeiter die aus der Elternzeit zurückkehren, sind ja in Auszeit. Das heißt, da könnte diese Kombination klappen weil die Abwesenheit “Elternzeit” endet und der MA in Auszeit ist. 

 

Für den Beginn der Elternzeit sehe ich da aber irgendwie keine Lösung. Vielleicht kann das ja jemand vom Support Team genauer sagen, was sich dabei gedacht wurde mit “Startdatum der Abwesenheit”. 

 

LG

Steve
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Benutzerebene 3
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Hallo Steve,

 

interessanter Ansatz - das werde ich mir auch direkt einmal ansehen. Ich hatte eine ähnliche Frage, da ich ebenfalls einen Workflow bei einer längeren Abwesenheit (in unserem Fall Workation) mit einem Prozess triggern wollte. Leider hat es nicht geklappt bzw. ich habe nur die Möglichkeit gefunden, einen Workflow auszulösen in dem Moment, in dem die Abwesenheit eingetragen wird.

 

Wenn Du einen ganz neuen Workflow erstellst, kannst Du auswählen “Abwesenheit wird eingetragen” und dort existiert ein Filter nach der Abwesenheitsart.

 

Vielleicht hilft es, ich werde das in jedem Fall im Auge behalten (da wir auch noch einen Prozess für die Aus- und Eintritte vor/Nach EZ benötigen.

 

Viele Grüße

Kerrin 

Hi @Kerrin ,

vielen Dank für deine Antwort.

 

Die Option hatten wir auch schon ausprobiert. Leider werden hier genau wie mit dem Workaround über eine Onboardingvorlage direkt alle ToDos und Mails versendet.

Vor allem bei Elternzeit die oft viele Monate im Vorfeld geplant und genehmigt wird, stellt das für uns ein Problem dar. In dem Fall werden die Mitarbeiter jeden Tag über offene ToDos informiert, die aber leider erst in einigen Montagen relevant sind (z.B. IT und Aufgaben übergeben, etc).

 

Trotzdem vielen Dank für deinen Hinweis :-)

Liebe Grüße

Steve

Steve
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Hey @Steve,

 

gut, dass du es fragst, die gleiche Frage hab ich mir auch schon gestellt. Scheint irgendwie aktuell nur für alle Abwesenheiten zu gelten und das ergibt für mich gar kein Sinn. 

 

Dann würde der Prozess ja dauernd getriggert werden. 

 

Was ich aber gerade für die Rückkehr aus der Elternzeit überlege, ist diese Einstellung: 

Mitarbeiter die aus der Elternzeit zurückkehren, sind ja in Auszeit. Das heißt, da könnte diese Kombination klappen weil die Abwesenheit “Elternzeit” endet und der MA in Auszeit ist. 

 

Für den Beginn der Elternzeit sehe ich da aber irgendwie keine Lösung. Vielleicht kann das ja jemand vom Support Team genauer sagen, was sich dabei gedacht wurde mit “Startdatum der Abwesenheit”. 

 

LG

Liebe @PaulineSch,

vielen Dank für die Idee!

Das könnte zumindest für das Onboarding zum Abschluss der Probezeit funktionieren.

Was man allerdings bedenken sollte ist, dass dieser Workaround bei allen Abwesenheiten greift bei denen Mitarbeiter “Inaktiv” sind (z.B. Sabbatical, Unbezahlter Urlaub oder eben Elternzeit. Falls du ganz schnell ein Mitarbeiterprofil kurzfristig sperren musst - aus welchem Grund auch immer- würde das auch hier greifen, wenn der Mitarbeiter gerade irgendeine Abwesenheit im Kalender drin hat. Auch wenn das nur Home Office ist).

Die ToDos, Mails und Erinnerungen die heir ausgelöst werden, müssen also für alle möglichen Fälle gleich sein. Spezielle Anpassungen für die Elternzeit sind damit nicht möglich.

Trotzdem ein erster Lichtblick und Schritt in die richtige Richtung. Vielleicht gibt es ja noch von Personio eine Anpassung und wir können den Workflow speziell auf eine bestimmte Abwesenheit einstellen.

Vielen Dank dir nochmal und beste Grüße

Steve

PaulineSch
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Hey @Steve 

 

Ja, das hast du auf jeden Fall Recht - richtig gut ist das nicht, aber es wäre zumindest ein Schritt in die richtige Richtung bzw. eine Einschränkung. Der Fall Auszeit + Ende einer Abwesenheit kommt deutlich seltener vor als irgendeine Abwesenheit, deshalb versuche ich es vielleicht erstmal damit. 

 

Aber vielleicht kann sich hier ja eins der @Support Core HRM @Support Apps Da noch was zu sagen?

Ist das wirklich so gedacht, dass das ein Trigger für JEDE mögliche Abwesenheit sein soll? Das kann doch praktisch für niemanden nutzbar sein? Oder übersehen wir etwas?

 

Lg

Pauline

S
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Hi @Steve, @PaulineSch & @Kerrin, 

ich kann Eure Vorschläge an der Stelle nur bestätigen.

Es ist völlig richtig, dass man aktuell noch nicht auswählen kann, für welche Art der Abwesenheit ein Workflow gelten soll. 

Daher kommt die Idee, dass man die Bedingung Auszeit noch als Regel hinzufügt, dem Ganzen am Nächsten. 
 

Zusätzlich gebe ich gerne noch diesen Workaround als Alternative an die Hand: 

Erstelle über die Workflows an ein fixes Datum geknüpft eine Aufgabe / Benachrichtigung. Hier könntest Du zB einstellen, dass an Tag X sich die IT-Rolle um das Setup der Person in Mutterschutz kümmern soll (als Beispiel): 
 
Testaccount Beispiel: 

  • Beginne einen neuen Workflow (ohne Vorlage)
  • Wähle das Datum X aus (zB 2 Wochen vor Rückkehr aus Mutterschutz)

    ?name=Bildschirmfoto+2024-04-23+um+13.18.51.png

 

  • Nun kannst Du im Workflow verschiedene Benachrichtigungen erstellen, zB diese hier:

?name=Bildschirmfoto+2024-04-23+um+13.18.03.png
 
Mehr Details dazu gibt es hier: 
 
👉🏼 Workflows verstehen
👉🏼 Workflows erstellen 

 

Sonnige Grüße aus München, 

Julia ☀️

 

 

 

 

Steve
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Benutzerebene 3
Abzeichen +4

Hi @Steve, @PaulineSch & @Kerrin, 

ich kann Eure Vorschläge an der Stelle nur bestätigen.

Es ist völlig richtig, dass man aktuell noch nicht auswählen kann, für welche Art der Abwesenheit ein Workflow gelten soll. 

Daher kommt die Idee, dass man die Bedingung Auszeit noch als Regel hinzufügt, dem Ganzen am Nächsten. 
 

Zusätzlich gebe ich gerne noch diesen Workaround als Alternative an die Hand: 

Erstelle über die Workflows an ein fixes Datum geknüpft eine Aufgabe / Benachrichtigung. Hier könntest Du zB einstellen, dass an Tag X sich die IT-Rolle um das Setup der Person in Mutterschutz kümmern soll (als Beispiel): 
 
Testaccount Beispiel: 

  • Beginne einen neuen Workflow (ohne Vorlage)
  • Wähle das Datum X aus (zB 2 Wochen vor Rückkehr aus Mutterschutz)

    ?name=Bildschirmfoto+2024-04-23+um+13.18.51.png

 

  • Nun kannst Du im Workflow verschiedene Benachrichtigungen erstellen, zB diese hier:

?name=Bildschirmfoto+2024-04-23+um+13.18.03.png
 
Mehr Details dazu gibt es hier: 
 
👉🏼 Workflows verstehen
👉🏼 Workflows erstellen 

 

Sonnige Grüße aus München, 

Julia ☀️

 

 

 

 

Liebe Julia,

 

Danke für den Workaround.

Damit würden wir zwar die Workflows etwas zweckentfremden und für jedes Off-/Onboarding einen eigenen Workflow anlegen müssen, aber es würde zunächst funktionieren.

 

Ich hoffe die Auswahl einer bestimmten Abwesenheit wird bald implementiert. Dann könnten wir den Workflow tatsächlich nutzen und er würde automatisiert ausgelöst.

 

Viele Grüße

Steve

Steve
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Hallo zusammen,

das Entwicklerteam von Personio scheint sich der Sache tatsächlich angenommen zu haben und hat mittlerweile eine Auswahl der Abwesenheitsart eingebaut (siehe Screenshot)😊 .

Damit ist es nun endlich möglich, das Offboarding für längere Abwesenheiten über den Workflow zu realisieren.

 

Vielen Dank an  @Support Core HRM und @Support Apps für die Umsetzung!

Viele Grüße

Steve

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