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Kalenderintegration Outlook

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Guten Morgen liebe Community, 

 

grundsätzlich sind wir sehr daran interessiert digitaler zu werden und auch Personio hierfür weiter auszubauen. Nun habe ich mich etwas mit der Kalenderintegration bzw. mit der Interviewplanung über Personio beschäftigt und habe noch einige Fragen, die mir mit Sicherheit jemand beantworten kann, der die Kalenderintegration schon nutzt. 

Wie gesagt, wir würden gerne unseren bisherigen Prozess, die Interviewgespräch nur in Outlook einzustellen und den Bewerber danach dann über Personio mit einer Mail zu informieren, komplett über Personio abbilden. Hier meine Fragen: 

  • hierzu müsste die Cronofy-Integration eingerichtet werden? Ist die Einrichtung einfach umzusetzen? Die Integration wäre dann kostenlos? 
  • Wie sieht es mit der Synchronisation der Abwesenheiten aus, automatisch? Wie läuft die Synchronisation ab, von Personio zu Outlook und andersrum?  Was muss hier beachtet werden (z.B. bei Krankheit in Personio, auch Datenschutztechnisch, bisher sehen unsere MA von anderen MA bei Krankheit nur einen grauen Balken in Personio)? Welche Vorteile ergeben sich sonst aus der Synchronisation? 
  • Welche Erfahrungen (negativ/positiv) habt ihr mit der Interviewplanung über Personio? Was muss hierfür noch weiterhin eingerichtet werden? Anbindung von MS Teams für Interviewplanung möglich?

Ich würde mich sehr über eure Erfahrungen zu dieser Integration freuen. 

 

Viel Grüße und einen schönen Nikolaustag 🎅🏻

Lea

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Beste Antwort von Support Integrationen 8 December 2023, 11:01

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8 Antworten

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Hallo @LeaSt ,

 

ich hoffe, dass hier einige User*innen noch ihre Erfahrungen teilen, möchte hier aber schon am Personio-seitig mich dazu melden:

 

hierzu müsste die Cronofy-Integration eingerichtet werden? Ist die Einrichtung einfach umzusetzen? Die Integration wäre dann kostenlos? 

  • Ja, das Ganze ist kostenlos. Einfach ist die Einrichtung umzusetzen, wenn ihr eine Office365-Umgebung habt und die Verbindung somit über GraphAPI nutzen könnt.
  • Solltet ihr Microsoft Exchange nutzen, so sind ein paar mehr Schritte erforderlich, da hier auch die Einrichtung eines sogenannten Service Accounts nötig ist.
  • Alle Informationen zur Einrichtung findest Du hier: Die Integration Ihres Unternehmenskalenders einrichten

 

Wie sieht es mit der Synchronisation der Abwesenheiten aus, automatisch? Wie läuft die Synchronisation ab, von Personio zu Outlook und andersrum?  Was muss hier beachtet werden (z.B. bei Krankheit in Personio, auch Datenschutztechnisch, bisher sehen unsere MA von anderen MA bei Krankheit nur einen grauen Balken in Personio)? Welche Vorteile ergeben sich sonst aus der Synchronisation? 

  • Die Synchronisation verläuft automatisch und zwar von Personio nah Outlook (nicht andersrum). Die Abwesenheitsart wird dabei nicht übermittelt, es wird in Outlook lediglich ein Event erstellt mit dem Titel Abwesend bzw. Beschäftigt.
  • Alles Weitere zur Abwesenheitsübertragung mit der Kalenderintegration findest Du hier: Kalender-Integration für Abwesenheiten

 

Welche Erfahrungen (negativ/positiv) habt ihr mit der Interviewplanung über Personio? Was muss hierfür noch weiterhin eingerichtet werden? Anbindung von MS Teams für Interviewplanung möglich?

 

Neben der Übertragung der Abwesenheiten können auch Interview-Termine übertragen werden (was der weitere Vorteil der Integration ist). Auch ist eine Anbindung von MS Teams möglich, um direkt einen Link zur Videokonferenz hinzuzufügen. Mehr Informationen findest Du hier:

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Bei Fragen bezüglich des Datenschutzes bei der Kalenderintegration möchte ich Dir unsere beiden Helpcenter Artikel Einstellungen zum Datenschutz in Personio und Die Integration Ihres Unternehmenskalenders einrichten (Punkt 6 Häufig gestellte Fragen) empfehlen.

Weiterhin:

  • Hier findest Du allgemeine Informationen zu den Datenschutzrichtlinien seitens Cronofy. 
  • Das Security White Paper von Cronofy kannst Du hier einsehen. 
  • Des Weiteren findest Du hier Informationen darüber, wie Cronofy Daten verwendet.

Bei konkreten Rückfragen zum Thema Datenschutz, kannst Du auch das Cronofy-Team kontaktieren. Du kannst Dich dafür an entweder an privacy@cronofy.com wenden, oder das Kontaktformular ausfüllen.

Grundlegend gilt, dass ihr für die Verwendung der Kalenderintegration die Checkbox anhaken müsst und somit den allgemeinen Nutzungsbedingungen von Cronofy zugestimmt wird.

Ich hoffe, dass ich Dir damit weiterhelfen konnte.

 

Viele Grüße

Andreas

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Hallo Andreas, 

 

vielen Dank für deine ausführliche Antwort, das hilft mir schon mal weiter. Eine Frage zu der Synchronisation hätte ich noch: verstehe ich das richtig, dass bei Einrichtung der Kalenderintegration dann bei jedem Mitarbeiter automatisch die Synchronisation der Kalender erfolgt, oder? Also man kann das jetzt nicht einschränken? Und müssen die Mitarbeiter dann in Outlook noch irgendwas zusätzlich einstellen? 

Ich würde mich freuen, wenn noch andere Personio-Nutzer ihre Erfahrungen zu der Kalenderintegration schildern würden. 

 

Viele Grüße und vorab schon mal schöne Feiertage 🎅🏽

Lea

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Hallo Lea,

mir ist nicht bekannt, dass man einzelne User oder Abwesenheiten von der Synchronisation ausnehmen kann. Der einzige Weg wäre, wenn eine externe Mailadresse beim User hinterlegt ist.

Die Abwesenheiten werden aus Datenschutzgründen als private Termine mit dem Status “Gebucht” angelegt. Das lässt sich leider in keiner Weise einstellen, weder pro Abwesenheitsart, noch allgemein. Synchronisiert werden aber nur “echte” Abwesenheiten. Wir haben z. B. auch eine Abwesenheit “Homeoffice” mit der Kategorie “Mobiles Arbeiten”, die dann nicht Synchronisiert wird.

Einstellungen durch den Nutzer sind nicht notwendig, da Personio die Termine Serverseitig angelegt werden.

 

Ein Stolperstein, der auch bei uns schon aufgetreten ist, sollte aber bedacht werden. Wenn ein Mitarbeiter einen Interviewtermin in Outlook absagt, kommt keinerlei Information dazu in Personio an.

 

Viele Grüße

Andreas

Vanessa Heizmann
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Liebe Community,

 

wir haben eine neue Funktionalität implementiert, die hoffentlich eure Bedenken adressiert, dass Abwesenheiten, die ihr über Personio beantragt (und bestätigt), im Microsoft Outlook Kalender als “beschäftigt”, und nicht als “außer Haus” angezeigt werden.

Dies haben wir nun gemeinsam mit unserem Partner Cronofy (der die Integration zwischen Personio und externen Kalendern ermöglicht) implementieren können, d.h. Abwesenheiten werden als “außer Haus” angezeigt. Wir arbeiten mit Cronofy nun daran, dies auch auf Google auszuweiten. 

 

Wenn ihr Fragen oder Feedback zu dieser Verbesserung habt, würden wir uns freuen, von euch zu hören - gerne könnt ihr über diesen Link ein kurzes Telefonat mit mir vereinbaren. Wir würden uns auch freuen, wenn ihr einen Daumen hoch geben könntet, wenn euch diese Verbesserung weiterhilft.

 

Vielen Dank im Voraus

Vanessa

Produktmanagerin bei Personio

 

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Hallo @Vanessa Heizmann,

das sind schon mal tolle Neuigkeiten. Wenn ihr schon mal dabei seid mit Cronofy zusammen neue Features zu entwickeln, könnt ihr auch gerne noch die Abwesenheiten vom Typ “Mobiles Arbeiten” als Termin mit der Kategorie “An einem Anderen Ort Tätig” synchronisieren. Und vor allem könnt ihr gerne die Erinnerung raus nehmen. Es bringt mir nichts um 23:45 Uhr daran erinnert zu werden, dass ich am nächsten Tag Urlaub habe.

 

Viele Grüße

Andreas

Vanessa Heizmann
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Danke für deine Nachricht, Andreas. Es freut uns sehr zu hören, dass dir die verbesserte Funktion weiterhilft! 🤗

Bzgl. “Mobiles Arbeiten”: Gut, dass du das erwähnst. Dieser Punkt ist uns bereits bekannt und stellt unsere eigenen Mitarbeitenden in der Nutzung von Personio vor Herausforderungen. Wir sind auch daran, das zu lösen. Wir warten derzeit darauf, dass Cronofy eine Verbindung zur neuen API von Google herstellt, die es ermöglicht, Abwesenheiten mit dem Status “Außer-Haus” und “An einem Anderen Ort Tätig” zu synchronisieren. Für Outlook bietet Cronofy das bereits an. Sobald wir das haben, können wir auch die Einträge für mobiles Arbeiten in Cronofy mit aufnehmen. Täten wir das bereits heute, würden Google-Benutzer das mobile Arbeiten als „beschäftigt“ angezeigt werden, da wir leider nicht zwischen Outlook und Google unterscheiden können. Wir sind dran und erwarten ein baldiges Update von Cronofy!

Bzgl. “Erinnerungen”: Könntest du uns genauere Infos teilen, wie diese Erinnerung aussieht? Über Cronofy haben wir keine Erinnerungsfunktion und würden gerne ausschließen, dass sie über Personio gesendet wird. Wir vermuten, dass sie direkt über Outlook kommt. Gerne können wir in einem kurzen Call gemeinsam drauf schauen, oder unser Customer Support Team kann dir weiterhelfen.

Viele Grüße

Vanessa

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Hallo @Vanessa Heizmann,

es ist schön zu lesen, dass ihr die Synchronisation anderer Abwesenheiten auf dem Schirm bzw. in Arbeit habt und woran es noch hängt. Ich fände es gut, wenn ihr sowas im Sinne der Kundenzufriedenheit mehr Kommuniziert.

Als weiteres Feature wäre es auch praktisch, für jede Abwesenheit einstellen zu können, ob diese synchronisiert wird und ob der Termin als privat gekennzeichnet wird. Ein schöner Nebeneffekt wäre, dass die Synchronisation der anderen Abwesenheitsarten schon für Microsoft-Kunden starten könnte und die Google-Kunden diese Arten deaktivieren könnten, womit für diese kein Unterschied zum aktuellen Stand entsteht.

Mit den Erinnerungen meine ich jene vom Outlook-Kalender. Die Abwesenheitstermine werden in Exchange mit einer Erinnerung von 15 Minuten vor dem Termin angelegt, obwohl ich als systemweite Vorgabe keine Erinnerung eingestellt habe. Wenn es dazu noch weitere Fragen gibt, können wir das gern besprechen, leider ist dein Calendly-Link ungültig.

 

Viele Grüße

Andreas

Vanessa Heizmann
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Danke für deine Rückmeldung, @aBeutler, und deinen hilfreichen Hinweis zum Calendly Link. Nun sollte es funktionieren. 🙏

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