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Multiupload Mitarbeiterdokumente, verschiedene Standorte

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Hallo zusammen,

wir haben mehrere Standorte, die jedoch separat in Datev abgerechnet werden. Somit sind auch etliche Personalnummern doppelt 😑. Beim Upload einiger Dokumente steht also der falsche MA drin.

Die MA sind bei uns über die Datev Personalnummer identifiziert. 

Gibt es da irgendeinen Trick, oder muss irgendwo etwas geändert werden?

 

Gruß und Danke, 

 

Silke

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Beste Antwort von Support Integrationen 14 August 2023, 15:23

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Hallo @Silke Telahr ,

 

in Personio ist es möglich, pro Gesellschaft eine Mandantennummer zu hinterlegen. Dies kannst Du unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Arbeitgeberinformationen. Mehr Informationen zum Aufsetzen der Integration findest Du hier:

 

Demnach können Mitarbeitende nur dann korrekt über die DATEV Integration abgebildet werden, wenn jede DATEV Personalnummer in einer Gesellschaft nur einmal vorkommt.

Könntest Du mir dahingehend noch mitteilen, was Du genau mit “wir haben mehrere Standorte, die jedoch separat in Datev abgerechnet werden.” meinst? Bedeutet dies, dass ihr pro Standort einen DATEV-Mandanten habt?

 

Viele Grüße

Andreas

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Hallo Andreas,

DATEV ist soweit alles korrekt eingestellt. Zur Zeit machen wir aber auch noch keinen Datenaustausch.

Mir geht es darum, Mitarbeiterdokumente aus der Personalakte beim richtigen Mitarbeiter abzuspeichern. Der Mulitupload zeigt dann immer einen Mitarbeiter aus der anderen Gesellschaft mit der gleichen Personalnummer an. 

Im internen Stempelprogramm haben wir das so gelöst, das wir dem einen Standort einfach eine 93xxx voran gestellt haben, da wir dort auch keine doppelten Personalnummern vergeben konnten. 

Es war auch erst angedacht, das bei Personio zu machen, jedoch hätten wir dann Probleme mit Datev bekommen.

Ich hoffe, ich konnte das nochmal besser beschreiben. 🤔

 

Gruß, Silke

 

 

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Hallo @Silke Telahr ,

 

vielen Dank für Deine Beschreibung.

 

Wenn ich Dich also richtig verstehe, habt ihr nur “DATEV Personalnummer” als Identifikator zur Auswahl. Das Attribut “DATEV Personalnummer” ist bei aufgesetzter DATEV Integration standardmäßig als Identifikator verfügbar.

Da - wie von Dir beschrieben - hier keine eindeutige Zuordnung erfolgt, habt ihr nun zwei Möglichkeiten:

 

1. Ein neues Attribut “Mitarbeiter-ID” erstellen

Du kannst ein neues Attribut erstellen und dabei einmalige Werte vergeben, um eine korrekte Verteilung zu garantieren. Dieses neue Mitarbeiterattribut, das als Identifikator dienen soll, muss nach einem der folgenden Bezeichnungen benannt werden, sonst wird es nicht vom Import Wizard erkannt:

  • Employee ID
  • Employee Number
  • Mitarbeiter ID
  • Personalnummer

 
Darüber hinaus muss dieses Mitarbeiterattribut als eindeutiges Attribut markiert sein. Der Helpcenter-Artikel So laden Sie mehrere Dokumente gleichzeitig über den Multiupload von Dokumenten hoch unterstützt Dich hierbei.

 

2. Dokumente ohne Nummernbezeichnung benennen

Für die Zuordnung beim Multiupload gibt es unterschiedliche Benennungsformate (ebenfalls in obig verlinktem Helpcenter-Artikel zu finden). Ihr könntet einfach diejenige nehmen, welche die “DATEV Personalnummer” gar nicht erst beinhaltet, also zum Beispiel:

  • Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj
  • Vorname_Nachname_Kategorie_tt.mm.jjjj

In diesem Fall wird der Abgleich mittels “DATEV Personalnummer” quasi übersprungen und nach einer Übereinstimmung mit Vor- und Nachname gesucht.

 

Ich hoffe, das hilft weiter! :)
 
Liebe Grüße
Andreas

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Hallo Andreas,

vielen Dank für die Rückmeldung. 

Hat ohne Nummernbezeichnung geklappt.

 

LG,

Silke

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