Hallo zusammen,

wir sind gerade dabei unsere Offboarding vorlagen anzulegen. 

Leider bin ich jetzt bei einem Punkt angelangt, bei dem ich nicht weiß wie ich das am besten abbilden kann.

Es geht um unsere IT Zugänge (Email, Lizenzen, Handynummern, etc). Bei uns ist die IT dafür zuständig sämtliche Berechtigungen und Zugänge zu verwalten. Allerdings ist es so, dass z. B. bestimmte Mail Weiterleitungen oder Postfächer nicht direkt am Tag des Austritts gelöscht werden sondern je nach Position zu einem späteren Zeitpunkt. Hier kommt auch mein Problem: die Info über die Weiterleitungen bzw. Schließungen von Postfächern etc. muss von der jeweiligen Abteilung erfolgen.

Wie kann ich also abbilden, dass Abteilung A der IT mitteilen kann: bitte mail Weiterleitung zum xx.xx. beenden? Es soll natürlich so unkompliziert wie möglich sein.

Einerseits benötigt also die Abteilung das To Do “IT informieren” und die IT benötigt das To Do “informationen bearbeiten” 

Meine Idee war es diesen Schritt als Mail abzubilden: 

• die jeweilige Abteilung hat den Offboardingschritt “Mail an IT bzgl. Zugängen” 
• diese Mail wird manuell ausgelöst und der Inhalt muss natürlich angepasst werden (könnte eine Fehlerquelle sein)
• sobald die Mail an die IT versendet wurde, ist der Punkt für diese Abteilung erledigt
• die IT erhält also eine Info per Mail und bearbeitet diese
• Sobald die Aufgabe erledigt ist, kann die IT diese im Offboarding als erledigt markieren

Ich hoffe ich konnte mein Anliegen halbwegs verständlich abbilden und freue mich über eure Anregungen :)

Liebe Grüße

Palina