Hallo @Maria-Luise,
toll, dass Ihr das Onboarding bei Euch in den Prozessen integrieren möchtet.
Es gibt bei Onboarding-Schritten zwei Arten von Schritten: einen Standardschritt und einen E-Mail-Versand. Ist bereits ein Schritt als Standardschritt angelegt, so könnt Ihr diesen nicht in einen E-Mail-Versand ändern. Hier müsstest Ihr einen neuen Schritt anlegen und als Art “E-Mail-Versand” auswählen. Anschließend könnt Ihr Euren E-Mail entsprechend aufsetzen.
Angenommen Ihr wählt für einen Schritt mit E-Mail-Versand einen manuellen Versand aus, wäre das Vorgehen hier wie folgt: Sobald ein Onboardingschritt aufgesetzt ist kannst du diesen in Euren Onboarding-Vorlagen nutzen. Wähle dafür die Onboarding-Vorlage, die Du anpassen möchtest und wähle in dieser “Schritt hinzufügen”. Hier kannst Du nun festlegen, wer für diesen Schritt verantwortlich sein soll und zu wann dieser Schritt fällig ist. Einige Tage vor der Fälligkeit des Schrittes erhält dann die verantwortliche Person eine Aufgabe, diesen Schritt zu überprüfen und kann nun die E-Mail manuell versenden. Dieser Schritt wird daher manuell durch die verantwortliche Person ausgelöst.
Vermutlich sollen nicht alle Schritte von der selben Person erledigt werden. Du kannst daher in der Onboarding-Vorlage bestimmen, wem die jeweiligen Schritte zur Erledigung zugeordnet werden sollen. Die hast hier die Auswahl zwischen Vorgesetzter und Mitarbeiter, aber auch zwischen Gruppen. Die Gruppen kannst Du vorab unter Einstellungen > Workflows > On - /Offboarding > Gruppen definieren und die entsprechenden Mitarbeitenden diesen Gruppen zuordnen.
Gerne verlinkte ich Dir nochmal ein paar hilfreiche Artikel aus unserem Helpcenter, in denen Du weitere Informationen findest:
Onboarding-Workflows erstellen : Dieser Artikel beinhaltet Erklärungen zu 1. Onboarding Schritte erstellen, 2. Gruppen erstellen und 3. Onboardingvorlagen erstellen
Best Practices zum Onboarding
Ich wünsche Dir einen schönen Tag und viel Erfolg beim Aufsetzen des Onboardings. 
Viele Grüße
Lea
Antwort vom Support-Team:
Angenommen Ihr wählt für einen Schritt mit E-Mail-Versand einen manuellen Versand aus, wäre das Vorgehen hier wie folgt: Sobald ein Onboardingschritt aufgesetzt ist kannst du diesen in Euren Onboarding-Vorlagen nutzen. Wähle dafür die Onboarding-Vorlage, die Du anpassen möchtest und wähle in dieser “Schritt hinzufügen”. Hier kannst Du nun festlegen, wer für diesen Schritt verantwortlich sein soll und zu wann dieser Schritt fällig ist. Einige Tage vor der Fälligkeit des Schrittes erhält dann die verantwortliche Person eine Aufgabe, diesen Schritt zu überprüfen und kann nun die E-Mail manuell versenden. Dieser Schritt wird daher manuell durch die verantwortliche Person ausgelöst.
Vermutlich sollen nicht alle Schritte von der selben Person erledigt werden. Du kannst daher in der Onboarding-Vorlage bestimmen, wem die jeweiligen Schritte zur Erledigung zugeordnet werden sollen. Die hast hier die Auswahl zwischen Vorgesetzter und Mitarbeiter, aber auch zwischen Gruppen. Die Gruppen kannst Du vorab unter Einstellungen > Workflows > On - /Offboarding > Gruppen definieren und die entsprechenden Mitarbeitenden diesen Gruppen zuordnen.
Hallo, dazu habe ich auch eine Frage.
ich kann in den Schritten nur Vorgesetzter oder Mitarbeiter oder Gruppen auswählen, wie oben beschrieben. In der E-Mail-Vorlage muss ich aber als Absender eine konkrete Person auswählen. ich kann hier also nicht sagen “Vorgesetzter”. Warum ist das so unterschiedlich. Der Vorgesetzte ist doch je nach Team eine andere Person, d.h. ich kann mich in der Vorlage gar nicht auf einen Absender festlegen? Wie kann ich es lösen? Ist die E-Mail vor dem manuellen Versand bearbeitbar, also kann der Vorgesetzte, bei dem der Schritt angezeigt wird, die Mail ändern (mit Absender und Signatur)?
Viele Grüße
Anja
Hallo @Anja Gorges,
wir arbeiten bei der Versendung von E-Mails mit einem Serviceprovider zusammen, welcher eine konkrete E-Mailadresse benötigt, weshalb eine Auswahl wie z.B. “Vorgesetzter” als Absender bei E-Mailschritten leider nicht möglich ist.
Von einigen Kunden weiß ich, dass diese für diesen speziellen Fall ein “allgemeines” Mitarbeiterprofil angelegt haben und diesen als Sender dieser Onboarding-Mails hinterlegen, sodass es keine individuelle Person ist. Ist in diesem Profil keine Signatur unter Profilbild > Persönliche Einstellungen > E-Mail > Signatur hinterlegt, so wird auch keine Signatur in der e-Mail angezeigt. Die zugewiesene verantwortliche Person kann anschließend vor dem Versenden der E-Mail den Inhalt der Nachricht noch weiter anpassen und ggf. individualisieren oder die eigene Signatur einfügen. Der Absender ist jedoch nicht bearbeitbar.
Ich kann diesen Wunsch jedoch sehr gut nachvollziehen. Reiche daher doch gerne diesen Verbesserungsvorschlag in unserem Ideation-Bereich ein.
Viele Grüße
Lea
