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Onboarding -> Email-Versand -> Attribut für Empfänger-Adresse

B
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hallo.

wie kann ich die email-adresse setzen, an die die email eines onboarding-schritts gesendet wird?

so weit ich das bisher sehen kann, wird dazu das attribut “E-Mail” verwendet. zum zeitpunkt, zu dem ich die mail an einen neuen mitarbeiter versenden möchte, hat er aber noch keinen zugriff auf dieses email-postfach. das attribut “E-Mail” ist gleichzeitig auch der loginname des mitarbeiters in seinen personio-account, das feld möchte ich also vermutlich nicht beliebig ändern.

ich möchte gern ein attribut “E-Mail privat” anlegen, und dieses attribut in der email-vorlage des onboarding-steps verwenden.

ist das möglich? wie gehe ich dazu vor?

besten dank und gruss

b

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Beste Antwort von Elena 22 September 2021, 16:13

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10 Antworten

Elena
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Hallo @bbb,

tatsächlich geht es nicht, dass du auswählst an welche E-Mail-Adresse das geschickt werden soll. 

Wir lösen das derzeit mit einem Tausch der E-Mail-Adressen. Bevor der neue Mitarbeitende bei uns startet tragen wir in “E-Mail” die private Mail-Adresse ein (Achtung: die muss natürlich für alle verborgen sein). Dort schicken wir alles hin und haben so dann auch die Möglichkeit, dass der Zugriff von außen erfolgen kann. Für den ersten Arbeitstag terminieren wir dann das Attribut E-Mail und tragen dort nun die Mail-Adresse des Unternehmens ein. 

So haben wir die Möglichkeit, dass die Mail nach extern verschickt wird. 

Hilft dir das ein bisschen weiter? 

Liebe Grüße, 

Elena 

KarolinDasch
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Hallo @bbb,

@Elena hat es genauso beschrieben, wie wir es empfehlen würden! :) Informationen dazu, wie Du die Änderung eines Attributs, in dem Fall der E-Mail, terminierst, findest Du im Helpcenter unter Attributsänderungen terminieren. 

Viele Grüße,
Karo

V
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Hallo, 

ich hätte zu dem Thema auch eine Frage.
Ändert sich durch die oben beschriebene Lösung auch der Log-In des betreffenden Mitarbeiters? Muss zum Einloggen also erst die private und ab dem 1. Arbeitstag die dienstliche E-Mail verwendet werden?

Viele Grüße,

Viktoria

Elena
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Hallo @VSchrupp, 

ja genau das ändert sich in dem Zuge. Wir handhaben das so, dass wir im Onboarding eine Erinnerung 1 Tag vor dem ersten Arbeitstag haben, dass wir die Mail-Adresse tauschen. Dann kann die Mitarbeiterin sich bei uns über Single SignOn am geschäftlichen Notebook anmelden. 

LG, Elena 

L
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Hallo, wie haben das gleiche Problem und aus unserer Sicht ist das wirklich ein ungenügender Workaround.

Personio wird mit HR workflow automation, solche workarounds sind nicht automation :/

Es wär wirklich schön, wenn man E-Mails im Zuge des Onboardings auch automatisiert an eine andere als die Primäre E-Mail Adresse schicken könnte, oder es mindestens eine möglichkeit gäbe den Schritt des manuellen Austauschens der E-Mail Adresse auf die geschäftliche am ersten Arbeitstag über einen automatischen Schritt im Onboarding workflow abzubilden z.B. über sowas wie “automated scheduled attribute change” als Workflow Schritt.

Lena
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Hallo @lhwparis,

es ist möglich einen Attribut wechsel von der privaten zur geschäftlichen E-Mail Adresse zu einem Stichtag einzustellen. Dies muss in den Mitarbeiterinformationen vorgenommen werden und kann momentan noch nicht im Onboarding als Standard gesetzt werden. Wichtig ist, dies für die IT trotzdem als Onboarding Schritt mit aufzunehmen, damit die Adresse auch wirklich aktiv ist. (FYI: Falls sie nicht aktiviert ist und eine Mail getriggert wird, wird die Mail Adresse von unserem Server geblockt.)

Hier wird erläutert, wie Mitarbeiterdaten terminiert werden können. 

Liebe Grüße
Lena

L
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Hallo Lena, dnake dir. Das man das “manuell zeitlich” terminiert kann, aber das ist dann immernoch ein manueller schritt der für jedes onboarding gesetzt werden muss und genau das möchten wir vermeiden, da jeder manuelle Schritt Aufwand bedeutet und keine Automatisierung ist. Daher ist es aus meiner Sicht essenziell, diese Terminierung automatisch im Onboarding workflow einzubauen, oder onboarding emails an eine alternative email adresse zu schicken (dass der ganze “E-Mail Adresse hin und her tauschen Workaround” gar nicht mehr nötig ist.

A
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Hallo zusammen, 

auch wir stehen aktuell vor dem großen Problem keine automatisierten Mails an die privaten E-Mail Adressen versenden zu können über den Onboarding-Workflow. Meiner Meinung nach beginnt das Onboarding eines Mitarbeitenden jedoch nicht an Tag 1 sondern der meiste Aufwand und die meiste Kommunikation findet im Voraus statt. Daher würden wir uns wirklich wünschen, dass dieses Thema nochmal aufgegriffen wird. Es ist möglich die Mails an bestimmte Standorte, Teams, Departments, etc. zu senden, bitte fügt doch auch ein weiteres Attribut für die private E-Mail Adresse ein. Leider ist es nämlich vielen Unternehmen aus Sicherheitsgründen nicht möglich den oben beschriebenen Workaround zu nutzen und das Attribut “E-Mail” vorerst mit der privaten Adresse zu befüllen und später zu wechseln. 

 

Liebe Grüße

Alina 

Cosinuss
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Moin zusammen,

ich habe gerade das gleiche Problem und finde das auch ziemlich umständlich, zumal ich ja gar nicht überprüfen kann an welche E-Mail Adresse es geht…

In der Personalakte kann ich ja an sehr vielen Stellen eine E-Mail Adresse eingeben:

Company E-Mail, private E-Mail und Personio Login

Welche Adresse wird genutzt? Wir sind noch in der Implementationsphase, versuchen aber so viel wie möglich schon aus personio zu machen, um es “live” zu lernen 

Liebe Grüße,

Cosima

Lena
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Hi @Cosinuss,

die Mails werden immer an die Adresse gesendet, welche im Systemattribut E-Mail angegeben ist. Von Anfang an ist nur ein solches Attribut angegeben.

Solltet ihr weitere E-Mail-Adress-Attribute angelegt haben, dann ist es wichtig für Euch zu wissen, dass an diese keine Nachrichten automatisch gesendet werden kann, das kann lediglich als Information für Euch genutzt werden. 

Was hier oben im Thread besprochen wurde, ist, wann welche Adresse in das Feld E-Mail eingetragen wird. Wird das oben diskutierte dadurch verständlicher? :) 

Liebe Grüße
Lena

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