Liebe @Carolin W. , 

ist in der von Dir genannten Vorlage viel auszufüllen? 

Wir haben einen ähnlichen Prozess für diverse Dokumente (AGG, Datenschutz, Geldwäscheprävention etc.) für die wir die Kenntnisnahme/Zustimmung/Einhaltung durch den Mitarbeiter benötigen. 

Unser Workaround sieht so aus, dass für HR eine Aufgabe hinterlegt ist (z.B. “Dokumente zum unterschreiben”). Im Mitarbeiterprofil laden wir dann die entsprechenden Dokumente hoch, die aufgrund der Einstellung bereits den Namen des Mitarbeiters enthalten, und fordern via eSignature die Unterschrift des Mitarbeiters an. 

Melde Dich gerne hierzu. Falls Dir das nicht hilft, finden wir vielleicht gemeinsam eine bessere Lösung. 

Viele Grüße, Michaela

Ich hänge mich gleich mal mit dran, wir stehen nämlich aktuell vor einem ähnlichen Problem.

Da von den Mitarbeiter:innen eine aktive Zustimmung oder Ablehnung zur Datenverarbeitung etc. mit einem Kreuzchen erfolgen muss, sehen wir keine Möglichkeit, dies mittels eSignature zu lösen. 

@Michaela B. Wie umgeht ihr das ankreuzen?

Unser aktueller Workaround: Über eine Onboarding-Vorlage werden die Mitarbeiter:innen dazu aufgefordert das Dokument herunterzuladen, auszudrucken, auszufüllen, zu scannen und wieder hochzuladen. 

Vorteil: Speicherort der Dokumente kann in der Onboarding-Vorlage festgelegt werden und der Fortschritt kann im Workflow-Hub verfolgt werden.

Nachteil: Vor allem für die Mitarbeitenden ein umständlicher und wieder nicht-digitaler Prozess.

Tipps und andere Lösungswege nehmen wir gerne an! Vielleicht haben wir in unseren Gedankengängen auch etwas übersehen. :)

Liebe Grüße aus Lübeck, Tessa

Hallo @Tessa Brammer , 

die von Dir genannte Zustimmung holen wir uns mit der Unterschrift (eSignatur). Beispielsweise unser Schreiben “Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der DS-GVO” beginnt wie folgt: 

und endet so: 

Laut unserer Rechtsabteilung haben wir somit die Zustimmung vorliegen. 

Der Vorteil ist, dass wir das Dokument lediglich im MA-Profil auslösen, auf den Weg bringen, also die Signatur anfordern und das Ergebnis dann direkt in der gewünschten Dokumentenkategorie finden. 

Lass mich wissen, ob dies für Euch ebenso machbar ist. 

Liebe Grüße aus Köln , Michaela 

Bisher funktioniert das noch nicht so richtig es sei denn der Mitarbeiter hat das Recht dort ein Bearbeitungsrecht anzulegen - aber das ist schwierig denn man bekommt nicht mit welche Dokumente er anlegt und wann er die ändert und es ist aktuell auch recht kompliziert mit den Wenn-Dann-Funktionen wann man was auswählt.

Daher machen wir es so, dass wir jeweils Attribute angelegt haben die der MA ausfüllt und HR hat dann ein Onboarding-ToDo indem es ein Dokument aus der Vorlage erstellt mit den entsprechenden Dokumenten. Allerdings ist das bisher leider noch so dass ich auch schauen muss was er im Attribut ausgewählt hat, gerade bei Datenschutzthematiken und damit dann in der Vorlage entsprechend auswählen muss um ein Kreuz oder nicht zu erhalten. Wenn das automatisierter funktionieren würde wäre es Klasse. Anschließend schickt HR das Dokument zur digitalen Signatur an den MA und sieht somit auch ob er es bereits unterschrieben hat oder nicht.

Als Nachtrag: In der Vorlage ist hinterlegt wenn in dem Attribut Ja steht erscheint dort ein angekreuztes Kästchen, wenn in dem Attribut Nein steht erscheint ein nicht angekreuztes Kästchen.
Wie schon geschrieben kann Personio dies jedoch nicht automatisch sondern HR schaut sich die ausgefüllten Attribute an und muss die Auswahl beim Ausfüllen der Vorlage entsprechend treffen um das Dokument zu erzeugen. Ich hoffe das ist verständlich.

Hallo an alle!

Vielen Dank für euren Input und Ideen zum Workaround!

Das bestätigt meine Befürchtungen, dass man digitale Unterschriften leider nicht aus dem Onboarding heraus anstoßen kann und dass sich Dokumente mit e-sign nicht bearbeiten lassen (z. B. ankreuzen).

Ein Workaround über die Dokumente wäre evtl. eine Möglichkeit, aber ich finde, das wäre ein ganz schönes Hinundher und ein Medien-Bruch, der für neue Mitarbeiter verwirrend sein kann - vom Dashboard zum Onboarding zu den Dokumenten zur Email und zurück.

@Lena et all., wäre das vielleicht ein Thema für eine Idee? ;)

Liebe Grüße

Carolin

Schau mal hier, vielleicht trifft es das ja bereits. Ansonsten ergänzen oder zusätzliche Ideen gern mit anbringen. 

Meine Stimme hast du, @Chipmunkie ! :D

@Carolin W. Noch eine Idee für die Lösung solange es in Personio noch nicht geht: Man kann auch Dokumente ausfüllbar machen, also Kästchen und Felder anlegen, die dann im Adobe Reader angelegt werden. Das könnte man nutzen im Onboarding: So eine PDF-Vorlage im Onboarding bereitstellen, der MA lädt es runter, füllt es mit dem Adobe Reader aus und lädt es wieder hoch. Und HR oder jemand anderes hat dann eben noch als Onboarding-ToDo ihm das Dokument zur digitalen Signatur zu schicken. Könnte man mal ausprobieren. 
Für Themen wo man auch eine Übersicht braucht was der Mitarbeiter ausgefüllt hat muss man allerdings trotzdem noch parallel die Attribute ausfüllen lassen um es sich auf einen Blick anzeigen zu lassen z.B. welche Datenschutzoptionen der Mitarbeiter gewählt hat. Das wäre zu umständlich immer erst ins Dokument zu schauen. Und dann müssen natürlich noch Attribut und Dokument zusammenpassen und gleich ausgefüllt sein. :-)

Hi @Chipmunkie ,

stimmt, über adobe würde es auch gehen. Danke für deine Idee! Etwas umständlich bleibt es trotzdem solange, bis Personio ein neues Feature hierzu liefert, aber da sind wir uns ja einig. ^^

Schönes WE und liebe Grüße

Carolin