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Antwort

Onboardingprozess starten, obwohl digitale Unterschrift noch nicht vorliegt

  • June 24, 2025
  • 5 Antworten
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AM_HR
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Hallo zusammen,

wir nutzen in Personio den digitalen Unterschriften-Workflow und ebenfalls das Onboarding für bestimmte Stellen im Haus, wie z.B. Beschaffung, IT, etc. 

Nun wollen wir kurzfristig jemanden zum 01.07. einstellen, der Vertrag ist mit der digitalen Signatur versendet worden, allerdings noch im Workflow. 

Problem ist nun, dass wir das Onboarding nicht starten können, da die Bewerberin noch nicht den Status eingestellt hat. 

Was passiert mit dem digitalen Workflow, wenn wir sie auf “eingestellt” setzen, um das Onboarding anzustoßen - wird dann der Prozess zur Unterschrift automatisch abgebrochen? 

Vielleicht hat da jemand Erfahrungen gemacht, oder evtl. einen Workaround parat. 

Danke und viele Grüße

Jan

Beste Antwort von KiCa_SK

So, der Test ist schon durch.

Ich habe also einer Person im Recruiting ein Angebot mit e-Signatur geschickt und dieses wurde von beiden nicht unterschrieben. Danach habe ich die Person eingestellt und sie war ganz gewöhnlich in der Mitarbeitendenliste zu sehen. DOrt war in den Dokumenten auch das über das Recruiting gesendete Angebot zu finden, samt dem Unterschriftenstatus “steht aus”.

Danach habe ich den Unterschriftenprozess durchgeführt und das Ergebnis war, dass das Dokument unterschrieben in den Dokumenten zu finden war. Also kannst du Leute vor der Unterschrift schon einstellen.

5 Antworten

KiCa_SK
Brainy
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  • KiCa_SKBrainy
  • Brainy
  • June 24, 2025

Ich vermute, dass dies keinen Einfluss haben wird, da man Onboarding auch verwenden kann, wenn der Status aktiv ist und sich dies ansonsten ausschließen müsste.

Was meinst du mit:

wir das Onboarding nicht starten können, da die Bewerberin noch nicht den Status eingestellt hat. 

Welchen Status stellt die Bewerberin ein?

Ich bin Stefan ;) Einerseits Personalleiter, andererseits freiberuflicher Berater im Bereich Digitalisierung und Aufbau von Personalabteilungen und -bereichen. Fragen und Kontakt? Gerne direkt als Nachricht mich.
AM_HR
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  • June 25, 2025

Hallo ​@KiCa_SK,

im Recruiting haben die Bewerber unterschiedliche Stati. der letzte ist “Eingestellt” und führt zur Übernahme des Bewerbers in das Angestelltenverhältnis. Die Frage ist, ob durch Setzen des Status “Eingestellt” und die Übernahme des Bewerbers in den Mitarbeiterstamm der noch ausstehende Unterschriften-Prozess gestoppt wird. Falls nein, könnte man Bewerber quasi einstellen und das Onboarding auslösen.

KiCa_SK
Brainy
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  • June 25, 2025

Jetzt verstehe ich, du befindest dich noch im Recruiting und hast dort über das Angebot den Vertrag versendet und dieser ist noch nicht unterschriebnen. Hier habe ich eine gänzlich andere Vorgehensweise und kann dir die Frage nicht beantworten, da ich die Funktion Angebot komplett anders nutze und die Verträge nicht über das Recruiting versende.

Vielleicht noch prüfenswert: Ist die fehlende Unterschrift auch unter Automatisierungen in dem Bereich “Aktive Unterschriften” zu sehen? Ich spiele das gleich mal durch, ich muss eh eine Testbewerbung schreiben, dann schaue ich mal, wie sich dies verhält.

Ich bin Stefan ;) Einerseits Personalleiter, andererseits freiberuflicher Berater im Bereich Digitalisierung und Aufbau von Personalabteilungen und -bereichen. Fragen und Kontakt? Gerne direkt als Nachricht mich.
Elena
KiCa_SK
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  • Antwort
  • June 25, 2025

So, der Test ist schon durch.

Ich habe also einer Person im Recruiting ein Angebot mit e-Signatur geschickt und dieses wurde von beiden nicht unterschrieben. Danach habe ich die Person eingestellt und sie war ganz gewöhnlich in der Mitarbeitendenliste zu sehen. DOrt war in den Dokumenten auch das über das Recruiting gesendete Angebot zu finden, samt dem Unterschriftenstatus “steht aus”.

Danach habe ich den Unterschriftenprozess durchgeführt und das Ergebnis war, dass das Dokument unterschrieben in den Dokumenten zu finden war. Also kannst du Leute vor der Unterschrift schon einstellen.

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Elena
AM_HR
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  • June 25, 2025

Hallo Stefan ​@KiCa_SK,

perfekt. Vielen lieben Dank fürs Testen! 

Dann stelle ich ein und starte das Onboarding. 

Viele Grüße

Jan

KiCa_SK
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