Guten Morgen @Stefania, 

es gab schon einmal eine ähnliche Anfrage. 

Hier findest du in den Kommentaren auch einen Tipp von Lena.

Würde dir das im ersten Schritt helfen? 

LG, Elena

Hallo Elena!

Leider hilft mir das nicht weiter, da es in der anderen anfrage nur darum geht, wer die Mailadressen einsehen kann.

Mir geht es speziell im Onboardingschritt “Email Versand” darum, ob man einstellen kann, dass wenn man bei Empfänger die “Mitarbeiter”-Kategorie auswählt, die private Mailadresse gezogen wird, die in den persönlichen Daten hinterlegt ist. Aktuell wird die Firmenadresse aus dem öffentlichen Profil gezogen.

Wir möchten aber den neuen Kolleg:innen, die noch im ONB-Status sind vorab auf deren private Emailadresse Mails zuschicken.

Liebe Grüße
Stefania

Okay, schade. 

Wir lösen das nämlich so, dass wir am Anfang die private Mail-Adresse in das Feld “E-Mail” hinterlegen, diese nicht sichtbar ist für andere und wir dann am ersten Arbeitstag (oder ein Tag davor) den Onboarding-Schritt bekommen, dass wir die geschäftliche E-Mail Adresse hinterlegen sollen. 

Ist natürlich ein kleiner Aufwand, aber stört mich nicht weiter, da ich ja das Attribut “E-Mail” direkt im Onboarding-Schritt hinterlegen kann und es deshalb recht schnell geht. 

LG, Elena 

Vielleicht möchtest du deinen Vorschlag aber als Idee (hier) posten. Mich stört es zwar nicht wie es aktuell ist, aber die von dir vorgeschlagene Lösung fände ich auch schön 

Das würde bei uns leider nicht funktionieren, da die Sysadmins sich hier die zukünftige Emailadresse für das Firmenkonto ziehen und dieses dann bereits einige Tage vor dem ersten Arbeitstag anlegen.

Ideal wäre es, wenn man im jeweiligen Mitarbeiterprofil in dessen Onboardingschritt die Möglichkeit hätte, beim manuellen Emailversand die private Emailadresse einfügen kann.

Noch smarter wäre es, wenn man in der Konfiguration im Backend definieren könnte, dass hier automatisch die Emailadresse aus den persönlichen Daten genutzt wird und nicht die, die im öffentlichen Profil angegeben ist. Da könnte man sich das kopieren+einfügen sparen.

Hallo ihr beiden, 

schön, wie ihr schon die verschiedensten Optionen diskutiert habt. Technisch ist es tatsächlich so eingestellt, dass Personio immer nur an das System Attribut E-Mail versenden kann. Nur diese wird auch als Mail vom System erkannt, ein benutzerdefiniertes Attribut dagegen beispielsweise nicht. 

Ich habe noch einen letzten Vorschlag. Seit kurzem ist es möglich im On-/Offboarding, auch eine externe Mail Adresse anzugeben und diese auszuwählen. @Stefania in Deinem Fall müsste es dann jedoch ein manueller Schritt sein, da die Mail Adresse in Deinem Fall immer variiert. 

Sollte das nicht als Lösung in Frage kommen, erstelle tatsächlich wie von Elena gesagt, gerne eine Idee dazu. Dann hat unser Produkt Team das auf dem Schirm und weitere Mitglieder können dafür abstimmen. :)

Liebe Grüße
Lena

Hallo Lena!

Genau darüber hatte ich bei dem letzten Personio Product Update gefreut.
Nur leider muss ich bereits im Onboardingschritt eine externe Emailadresse eintragen, damit ich den Schritt speichern kann.
Bedeutet für uns aber, dass jeder neue Mitarbeiter das an diese Mail geschickt bekommt und ich das nicht anpassen kann, bevor ich den Schritt erledigen möchte.
Weil die externe Mailadresse, die man hier angeben kann, dann für alle gilt. 

Wir haben unsere Onboardingvorlagen nach Rollen angelegt und nicht pro MA.

Liebe Grüße
Stefania

Hallo @Stefania,

ich verstehe! Da hast Du recht, das ist dann wohl eher für eine externe Person, die im Prozess eingebunden ist und gleich bleibt relevant. 

Ladet ihr die Mitarbeitenden selbst mit ihrer privaten Mail Adresse ein? Ist das eine Option für Euch?

Liebe Grüße
Lena

Guten Morgen Lena!

Ich bin mir nicht sicher, was du mit deiner Frage genau meinst.

Aktuell müssen wir entweder über den Recruiting-Bereich oder separat per Mail die/den Newbie kontaktieren. Da wir in unserem Onboarding-Prozess einige Mails verschicken, die für alle Newbies des jeweiligen Monats gleich sind, würden wir uns eine Möglichkeit wünschen, diese zu automatisieren.

Bei uns sind 10er Onboardings pro Monat Standard und da würde es uns enorm viel Arbeit ersparen, wenn wir nicht jede:n Newbie einzeln anschreiben müssen, sondern dies automatisch passiert.
Denn diesen engen Kontakt bereits im Preboarding wollen wir auf keinen Fall reduzieren, nur gern verainfachen.

Meine spontanen Ideen:

• Sobald das Bewerberprofil auf ein Mitarbeiterprofil geändert wird, oder sobald eine Onboardingvorlage verknüpft wird, wird automatisch eine Mail an die/den neue:n Mitarbeiter:in verschickt (in unserem Fall z.B. der Welcomeletter, danach der Onboardingletter, etc.).
• Oder wir können als ersten Onboardingschritt festlegen, dass wir an die externe=private Mailadresse der/des neuen Mitarbeiter:in den vorverfassten Welcomeletter (inkl. Attributen) schicken können.
  Auch wenn wir hier dann bei der Bearbeitung des Schrittes noch die private Mailadresse händisch eingeben müssen wäre das für den Anfang ok.

Uns ist es einfach sehr wichtig, dass wir auch schon vor dem ersten Arbeitstag einen engen Kontakt zu allen zukünftigen Newbies pflegen. Was sehr aufwendig ist, sich aber definitiv lohnt. Daher sollten diese Prozesse auch in Personio abbildbar sein.
Das ist sicherlich nicht nur für uns relevant, sondern bestimmt auch für viele andere Firmen, die nicht nur 1-2 MA pro Monat einstellen.

Liebe Grüße
Stefania

Hallo @Stefania, 

Diese Möglichkeit gibt es ja. Bei uns ist beim Wechsel von Bewerbung zu Mitarbeitenden die private Mail-Adresse hinterlegt. Dann schicken wir dahin alle Mails (dieses Attribut ist dann zwar nicht für alle anderen sichtbar, aber das stört uns nicht weiter, da unsere Mail-Adressen eh alle gleich aufgebaut sind) im Onboarding. Und dann wie gesagt wechseln wir im Onboarding die Mail-Adresse händisch, hier erfolgt dann der von dir genannte händische Schritt. 

Wenn du dazu nochmal explizite Fragen hast, oder ich dich vielleicht mit deinem Vorschlag falsch verstanden habe, sag gerne Bescheid. 

Viele Grüße, 

Elena

Hi Elena!

Ich glaube wir reen hier etwas aneinander vorbei…
So wie ich dich verstehe, nutzt ihr das Feld für “Email” im öffentlichen Profil, wo vorerst die private Mailadresse eingetragen wird.
Da wir hier aber direkt nach Anlegen des Mitarbeiterprofils diese auf die Firmenmailadresse ändern, können wir das nicht nutzen.

Daher war ja meine Idee, dass man im Onboardingschritt selbst die Mögichkeit hat, manuell in einem freien Textfeld die gewünschte Mailadresse einzugeben.

Oder dass man im Backend bestimmen kann, aus welchem Feld sich Personio die Daten zieht, wenn man hier als Empfänger die/den Mitarbeiter:in auswählt.

Liebe Grüße

Stefania

Hallo @Stefania,

ich bin mir noch nicht sicher, weshalb ihr aneinander vorbei redet, könntest Du noch etwas genauer auf die folgenden Punkte eingehen:

• Ist es keine Option die Newjoiner bis zum ersten Arbeitstag mit ihrer privaten E-Mail Adresse anzulegen?
  Denn so könntest Du, wie von Elena beschrieben, den Onboarding Prozess automatisiert an die Newjoiner einstellen. Es ist auch möglich direkt beim Einstellen der privaten Mail Adresse, die Firmen Adresse zu terminieren, sodass sie sich ab dem ersten Arbeitstag damit einloggen können. (Voraussetzung: Sie muss von der IT bereits aktiviert sein und es muss an die Newjoiner kommuniziert werden.) Den Zugriff auf die Mailadresse kann man einstellen, falls das ein Blocker ist. :) 
• Weshalb soll die private Adresse in einem extra Feld angegeben werden? 
  Ihr könnt das auf jeden Fall machen, es gibt jedoch kein anderes oder benutzerdefiniertes Attribut, an welches eine E-Mail Funktion geknüpft ist. Es wäre also eine reine Information.

Ich freue mich auf Deine Rückmeldung, dass wir den Prozess so optimal wie möglich für Euch darstellen können.

Liebe Grüße
Lena

@Lena ich bin gerade an einem ähnlichen Punkt und überlege ob ich einen Denkfehler habe oder Personio die Möglichkeit “externe E-Mailadresse” einfach anders meint. Nach dem letzten Produkt-Update hatten wir uns auch gefreut, dass wir nun die Welcome-Mail an die private Mailadresse schicken können und nicht den workaround, wie von @Elena beschrieben, nehmen müssen. Wenn ich es richtig sehe, kann jedoch die externe Mailadresse nicht je Onboarding-Workflow individuell eingetragen werden, sondern wird vielmehr bereits beim Anlegen des Onboardingschrittes hinterlegt und gilt somit für alle Onboarding-Workflows und User. Ist das richtig? Wenn es so wäre, stellt diese Funktion nicht unbedingt einen Mehrwert da oder zumindest erschließt sich mir dieser nicht.

LG Nicole

Kleine Ergänzung zu meiner vorherigen Antwort: Um diese Funktion sinnvoll zu nutzen (die Idee dahinter finde ich nämlich sehr gut) wäre es toll, wenn man im Onboardingschritt “externe E-Mailadresse” auswählen könnte und die entsprechende Adresse individuell je Onboarding eintragen kann bzw. diese bestenfalls bereits aus dem Recruiting übernommen wird und man  lediglich die Firmenmailadresse (als Zugang) im Onboardingprozess separat einträgt.

LG Nicole

@NiZi Genau das war auch mein Anliegen. 

Gibt es denn jetzt eine Lösung für dieses Problem? Ich stoße nämlich gerade auf dieselbe Problematik

Guten Morgen @Eleni !

Leider nein. Wir machen uns immer noch den müßigen Workaround alles per Mail an alle Beteiligten zu schicken und sind gerade dabei ein zusätzliches Tool rein fürs Pre- und Onboarding zu testen und dann vermutlich zu nutzen. Personio bietet hier einfach viel zu eingeschränkte Möglichkeiten, die für starkes Wachstum einfach nur hindernd sind.

Ich würde mich dieser DIskussion und der Dringlichkeit gerne anschließen und verstehe nicht ganz, warum dieser usecase von Personio nicht erkannt wird. Personio nennt sich “HR workflow automation”, alle Lösungen die z.B. von dir angebracht werden @Lena beinhalten sehr viel manuelle Schritte zu bestimmten Zeiten des Prozesses, das kann aus meiner Sicht nicht die Lösung sein.

D.h. dein Vorschlag, als E-Mail bis zum ersten Arbeitstag die private E-Mail einzutragen ist nur dann sinnvoll, wenn ich in den Onboarding Workflow automatisch einbauen kann, dass das an Tag 1 automatisch geändert wird (ohne dass ich es für jeden MA einzeln als terminierte Attributänderung hinterlegen muss).

Eine andere Option wäre, dass ihr die E-Mail Templates so ergänzt, dass es eine “Sende E-Mail an die im Attrbutfeld X hinterlegte E-Mail Adresse des Mitarbeiters”, dann wählt man dort einfach ein beliebiges Attributfeld aus, dass man angelegt hat und muss selber dafür sorgen, dass dort eine gpltige E-Mail Adresse drin steht.

Oder ihr fügt in Personio schlicht ein weiteres Stammfeld “sekundäre E-Mail Adresse” für die Employees hinzu. Aus meiner Sicht ist das absolut sinnvoll. Oftmals muss man Mitarbeiter auch noch 1-2 Tage nach dem Ausscheiden, in der Elternzeit vor einem Wiedereintritt etc kontaktieren, also zu Zeiten, an denen der Mitarbeiter keinen Zugriff auf das Firmen-E-Mail-Konto hat. Eine zweite Alternative E-Mail pro Mitarbeiter erscheint mir daher in vielen Szenarien als absolut sinnvoll.

Diese Idee wäre auch für uns sehr hilfreich.

In unserem Onboarding Prozess haben wir zunächst Kontakt mit den Bewerbern über die private E-Mail Adresse und am ersten Arbeitstag bekommen die neuen Mitarbeiter ihre ersten Log-In Daten an die private E-Mail geschickt. Dann ca. 10 Minuten später nutzen sie zum einloggen für andere Software (auch in Personio) ihre Firmen E-Mail.

Das manuelle ändern der E-Mail Adresse im Account, wie oben beschrieben von @Lena , wäre bei uns also keine Alternative. Dafür ist das mit dem Timing viel zu aufwendig. Es ist dann kein automatisierter Prozess mehr, sondern Mehraufwand, da die E-Mail Adresse im richtigen Moment geändert werden muss.

Kann die Idee von @Ihwparis umgesetzt werden?