Hallo, ich möchte per API oder Custom Report die Soll- und Ist-Stunden eines Mitarbeiters auslesen.
Normalerweise haben wir keinerlei Überstundenkonto. Spezielle Mitarbeiter können aber manchmal Überstunden bewilligt bekommen. Diese werden grundsätzlich im Folgemonat ausbezahlt.
Für unser internes Reporting benötige ich nun einen Report, der mir für alle Mitarbeiter die aktuellen Ist + Sollstunden für den aktuellen Monat bzw. den letzten Monat anzeigt.
Leider habe ich unter Custom Reports keine Option gefunden entsprechende Felder / Werte zu ermitteln. Kann mir jemand helfen und mir die Feldnamen nennen, bzw. wie ich diese dann in einem Report als Tabelle abfragen kann.
Danke
Beste Antwort von Daniele
Hallo @SvenGr, Lieben Dank für Deine Geduld.
Um die Soll- und Ist-Stunden Deiner Mitarbeitenden auszulesen, empfehle ich Dir einen Custom Report mit einem Zeitraum und einem individuellen Datum zu erstellen. Das Datum hängt davon ab, welche Daten Du abrufen möchtest. Für Oktober-Daten wäre das zum Beispiel 01.10.2025 bis 31.10.2025. Du kannst auch mit einem dynamischen Datum arbeiten, zum Beispiel "Letzter Monat"
Um die Soll- und Ist-Stunden Deiner Mitarbeitenden auszulesen, empfehle ich Dir folgende Spalten aus Anwesenheit:
So hast Du einen Überblick über folgendes:
Vertragliches Arbeitsstundensoll: Vertragliches Arbeitsstundensoll ist das grundlegende vertragliche Arbeitsstundensoll. Das ist das monatliche Anwesenheitsziel basierend auf dem Arbeitszeitplan.
Tatsächliches Arbeitstundensoll: Das ist das monatliche "Netto"-Anwesenheitsziel, also das vertragliche Arbeitsstundensoll minus Abwesenheiten und Feiertage. Das entspricht Deinen Soll-Stunden.
Arbeitsstunden (bestätigt): Das entspricht Deinen Ist-Stunden.
Überstunden (bestätigt): Wie der Name schon sagt.
Du kannst diese Daten entweder über einen Custom Report abrufen oder auch über die API. (API Dokumentation hier)
Um die Soll- und Ist-Stunden Deiner Mitarbeitenden auszulesen, empfehle ich Dir einen Custom Report mit einem Zeitraum und einem individuellen Datum zu erstellen. Das Datum hängt davon ab, welche Daten Du abrufen möchtest. Für Oktober-Daten wäre das zum Beispiel 01.10.2025 bis 31.10.2025. Du kannst auch mit einem dynamischen Datum arbeiten, zum Beispiel "Letzter Monat"
Um die Soll- und Ist-Stunden Deiner Mitarbeitenden auszulesen, empfehle ich Dir folgende Spalten aus Anwesenheit:
So hast Du einen Überblick über folgendes:
Vertragliches Arbeitsstundensoll: Vertragliches Arbeitsstundensoll ist das grundlegende vertragliche Arbeitsstundensoll. Das ist das monatliche Anwesenheitsziel basierend auf dem Arbeitszeitplan.
Tatsächliches Arbeitstundensoll: Das ist das monatliche "Netto"-Anwesenheitsziel, also das vertragliche Arbeitsstundensoll minus Abwesenheiten und Feiertage. Das entspricht Deinen Soll-Stunden.
Arbeitsstunden (bestätigt): Das entspricht Deinen Ist-Stunden.
Überstunden (bestätigt): Wie der Name schon sagt.
Du kannst diese Daten entweder über einen Custom Report abrufen oder auch über die API. (API Dokumentation hier)
eine Frage dazu. Im Report werden Ausgleichstage nicht von den Sollstunden abgezogen. Es werden zwar Arbeitsstunden abgezogen (Minusstunden), aber das Arbeitszeitsoll bleibt gleich. Wie kann ich das ändern bzw. welche Position kann ich dann auswerten?
das kommt auf Euer Setup für die Ausgleichstage an. Ich vermute, dass Ihr einen automatischen Abzug der Minusstunden nutzt und die Überstundennicht umbucht. Liege ich damit richtig?
In dem Fall ist es richtig, dass die Sollstunden an Ausgleichstagen nicht reduziert werden, da die Abwesenheitsart so eingestellt ist, dass sie informativ ist, aber keine Auswirkungen auf die Sollstunden hat.
Als Hintergrund: Dies liegt an der Einstellung Sollen Sollstunden reduziert und erfasste Zeit als Überstunden gezählt werden während dieser Abwesenheit?. Für Euer Setup empfehle ich die Einstellung bei Nein zu belassen, da sonst keine Minusstunden an den Tagen entstehen würden.
Du könntest zusätzlich im Bericht hinzufügen, wie viele Ausgleichstage genommen wurden und wie viele Arbeitsstunden dies laut Arbeitszeitmodell sind. Dies wären die folgenden Spalten (in meinem Testaccount heißt die Abwesenheitsart Überstundenabbau):
Diese Auswertung würde jedoch nicht berücksichtigen, wenn an diesen Tagen mit Ausgleichstagen doch eventuell eine Stunde gearbeitet und erfasst wurde.
Vielen Dank für Deine Rückmeldung. Ich hatte mich gestern auch erinnert, dass ich vor diesem Problem schon einmal stand. Leider gibt es keine Position für die tatsächlich zu arbeitenden Stunden/Tage, die man dann gegen ein Auslastungsziel laufen lassen könnte. Das ist schade, denn so muss man wieder mehrere Schritte selbst rechnen. Und wir haben auch unterschiedliche Arten von Ausgleichstagen. Ich habe es so gelöst:
Reiche Dein Feedback und Vorschläge auch gerne direkt in Deinem Personio-Account über die Funktion Feedback geben rein. Das Feedback kommt dadurch direkt bei den entsprechenden Produktteams an.
Über Produktneuerung wirst Du in unserem Artikel Personio Produkt Updates oder über eine In-App-Benachrichtigung informiert.
wir haben ebenfalls einen sehr hohen Auswertungsbedarf was die Stunden unserer Mitarbeiter angeht. Dabei stoßen wir auch immer wieder an die Grenzen von Personio.
Aktuell lasse wir uns von einem Daten-Analysten eine Auswertung über die API Schnittstelle bauen. Aber selbst hier besteht das Problem, dass über die API nicht auf alle Daten zugegriffen werden kann, obwohl diese in Personio vorhanden wären.
Unser Daten-Analyst hat da zum Teil echt gezaubert und mittlerweile haben wir aber einen First-Shot, an dem wir optimistisch weiterarbeiten.
Das ganze sieht dann so aus:
Auf dieser Grundlage kann ich dann meine ganzen weiteren Berechnungen durchführen oder z.B. einen Fehlerbericht erstellen, um fehlende Einträge an Sollarbeitstagen sichtbar zu machen.
Wenn es das ist, was du benötigst, kann ich dich gerne über unser Projekt auf dem Laufenden halten.
Vielen Dank @MarioK. für den Einblick! Ich bespreche das mit unserer Fachabteilung und melde mich, wenn wir da gerne mehr Infos hätten.
Viele Grüße,
Susen
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