Ich bin meist ein stiller Mitleser und freue mich über die Möglichkeiten und Ideen, die ihr mitbringt.
Wir möchten uns weiter optimieren und würden gerne die Workflows in unsere Lohnvorbereitung einbinden, um den Arbeitsaufwand in der Administration zu verringern.
Derzeit erhalten wir alle lohnrelevanten Unterlagen per E-Mail von einer zentralen Stelle an unseren Standorten. HR verarbeitet dann die Daten und erledigt den Upload sowie die Datenvorbereitung. Zukünftig möchten wir erreichen, dass alle Mitarbeiter den Upload von Dokumenten, wie Fahrkarten, selbst erledigen und wir nur die Freigabe erteilen müssen. Durch den generierten Dokumenten-Workflow werden wir jedoch lediglich informiert, und das Dokument landet dennoch in der Personalakte, auch wenn es abgelehnt wurde. Zudem wird in der Übersicht der Aufgaben nur angezeigt, dass ein Dokument vorliegt, aber nicht, welchem Mitarbeiter es zugeordnet ist.
Habt ihr hierzu eine Idee bzw. wie setzt ihr dies um?
Vielen Dank im Voraus und viele Grüße Jannik
Beste Antwort von Support Core HRM
Hi @Jannik.feist,
wenn für Mitarbeitende unter Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte > Dokumente > entsprechende Dokumentenkategorie das “Vorschlagsrecht” für “Eigene” vergeben ist, können Mitarbeitende automatisch Dokumente in den Reiter “Dokumente” hochladen. Diese Funktion ist jedoch unabhängig von der Erstellung eines Workflows für den Dokumenten-Upload und einer damit verknüpften Genehmigungsanfrage. Das Dokument kann trotz einer “Ablehnung” hochgeladen werden, wie Du bereits selbst festgestellt hast. Ihr könntet aber beispielsweise einen weiteren Schritt als Benachrichtigung einfügen mit dem Text an den jeweiligen Mitarbeitenden “Bei Ablehnung Dokument bitte wieder löschen”. Ihr müsstet aber natürlich trotzdem ggfs. überprüfen, ob die betroffene Person diesen Schritt auch ausführt.
Was den zweiten Teil Deiner Frage angeht:
Hier müsstet Ihr die relevante Variable einfügen, damit angezeigt werden kann, um welche Person es geht, siehe Beispiel aus unserer Testumgebung:
wenn für Mitarbeitende unter Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte > Dokumente > entsprechende Dokumentenkategorie das “Vorschlagsrecht” für “Eigene” vergeben ist, können Mitarbeitende automatisch Dokumente in den Reiter “Dokumente” hochladen. Diese Funktion ist jedoch unabhängig von der Erstellung eines Workflows für den Dokumenten-Upload und einer damit verknüpften Genehmigungsanfrage. Das Dokument kann trotz einer “Ablehnung” hochgeladen werden, wie Du bereits selbst festgestellt hast. Ihr könntet aber beispielsweise einen weiteren Schritt als Benachrichtigung einfügen mit dem Text an den jeweiligen Mitarbeitenden “Bei Ablehnung Dokument bitte wieder löschen”. Ihr müsstet aber natürlich trotzdem ggfs. überprüfen, ob die betroffene Person diesen Schritt auch ausführt.
Was den zweiten Teil Deiner Frage angeht:
Hier müsstet Ihr die relevante Variable einfügen, damit angezeigt werden kann, um welche Person es geht, siehe Beispiel aus unserer Testumgebung:
Ich hoffe, das hilft Dir weiter!
Liebe Grüße
Steffi
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