Workflow Genehmigung von Überstunden vs Mitarbeiterrollen Berechtigungen

​@MBC-LP 

Hallo, 

Willkommen im Club der Admins, die Anwesenheiten eintragen können und niemand juckts 🤣 (hat Vorteile). 

Natürlich können die Mitarbeitenden ihre Stundenkonten selbst verwalten. Wenn du in den Anwesenheiten bei Überstunden und Minusstunden erfassen auch den Klick bei Minusstunden erfassen gemacht hast. Sonst gäbe es ja nur Überstunden - oder verstehe ich dich falsch?

 

Wenn Mitarbeitende einen ganzen Tag frei machen wollen, haben wir das Genehmigungsverfahren über eine Abwesenheitsart “Mehrstundenabbau” und dann muss bei Anwesenheiten ein Tag mit null Stunden erfasst werden, es sei denn, du hast festgelegt, dass wenn nichts eingetragen ist, alles gleich ins Minus geht. 

Ich hoffe, dass es dir hilft. 

LG

Hallo Andrea, 
Admin zu sein hat natürlich seine Vorteile 😁

Vielen Dank für Deine Antwort. Wie in deinem Bild habe ich es auch eingetragen. Das funktioniert auch alles. 

Ich habe eher das Problem, dass unsere Mitarbeitenden nicht zu viele Stunden eintragen sollen. Daher der Workflow: wenn MA eine Arbeitszeit erfassen und diese 15 Min über der täglichen eingetragenen Arbeitszeit liegt (Arbeitszeitmodell) dann soll die Genehmigung durch die Führungskraft erfolgen (oder eben nicht). 

Da aber die Mitarbeitenden in der MA Rolle auch ein Bearbeitungsrecht haben, 

 damit sie die Überstunden auch in Zeit umwandeln können. (blauer Button) 

Hier werden die Stunden dann in die Abwesenheit (Freizeitausgleich) übertragen. Möchte ein MA nun die Überstunden abbummeln, dann gibt er eine Abwesenheit (Freizeitausgleich) an und der Genehmigungsprozess an die Führungskraft erfolgt. (klappt super !) 
Um aber im ersten Schritt sich die täglich erfassten Arbeitszeiten (Überstunden) genehmigen zu lassen, darf nur in der Mitarbeitendenrolle ein Vorschlagsrecht vorliegen. 

Wie aber werden dann die Stunden in Freizeit umgewandelt, besser gesagt wer muss das machen.. Es kann nicht Aufgabe der Personalabteilung sein, diese Stunden dann umzuwandeln. 

Gibt es hier vielleicht eine andere Lösung. ich bin etwas ratlos. Der Support ist nicht erreichbar (haben wir eigentlich in unserem Abo inkludiert) und das Helpcenter (naja lassen wir das). 
 

Ich bin für jede Lösung dankbar. 

Viele Grüße Melanie

Hallo Melanie, 

mein Hirn ist vielleicht noch etwas Urlaubsdement und muss noch mal nachhaken. 

Das sind doch zwei verschiedene Schuhe: 

1. du möchtest, dass jemand, der täglich 8 Stunden arbeitet, maximal 8:15 eintragen darf. Ab 8:16 soll ein Eintragen unterbunden sein?
2. du möchtest, dass der/die (etc) Mitarbeitende selbst managed, dass die Überstunden als freie Tage gemacht werden. Antrag über Abwesenheit funktioniert - analog Urlaubsantrag

So habe ich es zumindest verstanden. Wie gesagt, mein Hirn ist noch nicht auf 100 %. 

zu 1: du kannst in den Einstellungen eine maximale tägliche Arbeitszeit festlegen. Entweder nur mit Warnung oder aber mit Verhinderung des Eintragens. Löst es das? 

zu 2: das macht alles der/die (etc.) Mitarbeitende selbst. MA trägt in der Anwesenheit “Tag mit 0 Stunden erfassen” ein. Es startet ein Genehmigungsprozess, wie bei jeder anderen Zeiterfassung auch. Damit ist die HR komplett raus aus der Nummer. Es sei denn, du bist der Genehmigende. 
Den Button in blau “Überstunden umwandeln”, den habe nur ich als HR oder Admin. 

LG

Hallo Andrea, 

es ist alles richtig was du sagst. 

du möchtest, dass jemand, der täglich 8 Stunden arbeitet, maximal 8:15 eintragen darf. Ab 8:16 soll ein Eintragen unterbunden sein?

hier soll der Workflow getriggert werden. Bedeutet, dass dann ein Genehmigungsprozess in gang läuft. siehe mein Workflow:

Personio sagt, dass mein Prozess i.O. ist. jedoch darf der MA nur das Vorschlagsrecht haben. 

zu 2.:

Der Mitarbeiter hat im Überstundenkonto eine gewisse Anzahl von (genehmigten) Stunden. Diese soll er dann in Zeit umwandeln um dann eine Abwesenheit zu beantragen. 

Dann kann der MA über die Abwesenheit einen Tag beantragen, mit dem er die Überstanden abgelten möchte:

MA geht auf Freizeitausgleich Stunden (hier 2 Std.  verfügbar) 

blödes Beispiel mit den 2 Stunden, besser natürlich 6:30 oder 8 Stunden (je nach Arbeitszeitmodell)

Den blauen Button erhalten die MA wenn Sie ein Bearbeitungsrecht in der Mitarbeiterrolle bekommen. 

Ich weiß, es ist etwas komplizierter, vielleicht vergleiche ich hier auch Äpfel mit Birnen, aber ich drehe mich im Kreis und verstehe nicht wie ich das Thema “erfasste Arbeitszeit inkl. Überstunden genehmigen lassen” und “angehäufte Überstunden in Zeit umwandeln” richtig abgebildet bekomme. 

Danke, dass Du dir trotzdem die Zeit nimmst. 

Melanie

Vielleicht mache ich es mir auch zu einfach. Mich irritiert total, dass wenn Stunden umgewandelt werden sollen, dass ich dann nur “Urlaub” auswählen kann. Es ist kein Urlaub. Denn dann kann er in Abwesenheiten bei Freizeitausgleich in Stunden abgerufen werden. Hä? 

Ich mache diesen Schlenker gar nicht. Wir haben das über die Abwesenheit “Mehrstundenabbau”, das ist bei euch der Freizeitausgleich. Und in Anwesenheit wird die Zeiterfassung - ein Tag 0 Stunden - eingetragen. Dann ist für mich der Drops gelutscht. 
Ich kann Analysen fahren, wie viele Tage hat jemand Mehrstundenabbau beantragt etc. Mehr brauche ich nicht. 

Hat noch jemand eine Idee? Stehe ich auf dem Schlauch? ​@Dash ? ​@AM_HR ?

Wenn Stunden umgewandelt werden, dann kann ich bei uns in Freizeitausgleich umwandeln. Jedoch muss diese Abwesenheit erstellt werden. 

Ich glaube bei uns ist es etwas komplizierter, da wir keine allgemeine Arbeitszeiterfassung haben. Einige MA tragen ihre Zeiten ein, andere wiederum nicht. Deswegen der Schlenker. Da ich nicht genau weiß, und ich auch nicht gewillt bin bei jedem nachzusehen, wer die Zeit erfasst, wollte ich diesen Schritt der Überstundengenehmigung einführen. 

Hintergrund, hier bauen MA Stunden auf, die nicht genehmigt sind und irgendwie aus dem Ruder laufen. Grundsätzlich haben wir bei 9 Std. pro Tag einen Cut, aber dennoch sind es zu viele Stunden ohne Kontrolle. 
VG Melanie