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Hallo,

wir haben seit einigen Monaten die Integration zwischen Personio und DATEV Lohn und Gehalt gebucht, und leider erschließt sich für uns der Mehrwert noch nicht. Wir haben folgende Probleme:

  1. Der Export zu DATEV enthält immer alle Personaldaten, nicht nur die Bewegungsdaten. Das ist ein Problem, wenn unser Lohnbuchhalter in seinem DATEV z.B. einen Rechtschreibfehler behebt. Mit dem nächsten Export aus Personio werden seine Änderungen dann wieder überschrieben.
  2. Sämtliche Dokumente wie Arbeitsverträge etc. müssen wir trotzdem per Email übermitteln, sie werden nicht automatisch übertragen.
  3. Wir können einen neuen Mitarbeiter erst exportieren, nachdem wir eine DATEV-Personalnummer zugewiesen haben. Da beißt sich die Katze leider in den Schwanz, da unsere Lohnbuchhaltung die Daten des Mitarbeiters benötigt, um eine DATEV-Personalnummer zuweisen zu können.

Gibt es hier in der Community Unternehmen, die die DATEV ”Lohn und Gehalt” Integration erfolgreich nutzen? Wie löst ihr die o.g. Probleme?

 

Danke und viele Grüße
C172

Hallo @c172,

Gerne gehe ich auf Deine Punkte ein. Und hoffe, dass sich auch andere Nutzer*innen darauf melden, damit Du noch von ein paar “echten” Erfahrungen und Vorgehensweisen erfährst. :) 

  1. Tatsächlich ist es so geplant, dass Personio die Source of Thruth ist, dass die Korrektur in Personio stattfindet. Ich empfehle auch immer der Lohnbuchhaltung Zugriff zu Personio zu geben. 
  2. Werden die Arbeitsverträge bei Euch in Datev gespeichert? 
  3. Tatsächlich muss in Datev zuerst die Personalnummer vergeben werden, diese muss in Personio eingetragen werden und nur dann können die Daten ausgetauscht werden. Der Hintergrund ist, dass Die Datev Personalnummer das Erkennungsmerkmal ist und daher in Personio gepflegt sein muss. 

Liebe Grüße,
Lena

Hi Lena,

danke für die Antworten!

  1. Dazu noch eine weitere Frage: Falls unser Lohnbuchhalter dann Änderungen macht, muss er die sowohl bei sich in DATEV als auch in Personio machen? Er kann ja von sich aus soweit ich weiß keinen erneuten Export anstoßen.
  2. Unser aktueller Prozess ist, dass wir Dokumente an die Lohnbuchhaltung weitergeben, damit diese dort als Dokumentation hinterlegt sind. Ich gehe davon aus, dass das üblich ist, bin mir aber nicht sicher.
  3. Wie kann man das handhaben? Kann z.B. der Lohnbuchhalter selber die DATEV-Personalnummer in Personio eintragen, bevor die Stammdaten das erste Mal exportiert werden?

Hi @c172 ,

Sehr gerne :) 

  1. Es ist angedacht, dass er die Änderungen lediglich in Personio ausbessert und die Daten nochmal an Datev geschickt werden. Ihr könnt dies selbst vornehmen, oder wenn eine entsprechende Vertrauens Basis da ist, ihnen sonst auch das Bearbeitungsrecht auf die Lohnbuchhaltung der entsprechenden Gesellschaft geben, dann können sie es auch selbst schicken. 
  2. Ihr könnt den Lohnabrechnern auch den Zugriff (Ansichtsrecht) auf die Dokumentenkategorie der Arbeitsverträge geben, dann können sie diese bei Gebrauch abrufen und ihr spart Euch einen Schritt. Was meinst Du?
  3. Genau, ihr gebt dem externen Lohnabrechner eine extra Mitarbeiterrolle, wie hier beschrieben und vergebt in der Einstellung Personaldaten > Datev Lodas Sektion (Sofern es die Sektion mit dem Attribut ist) das Bearbeitungsrecht für alle, somit kann er*sie die Datev Personalnummer selbst eintragen. Ihr könnt auch lediglich ein Vorschlagsrecht für alle vergeben und einen Genehmigungsprozess einstellen, dann könnt ihr es in HR zb. überprüfen. Wichtig ist nur, dass die Nummer zügig freigegeben wird, dass der Lohnabrechner weiterarbeiten kann. 

Hilft Dir das weiter? 

Liebe Grüße,
Lena

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