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Liebe Community,

das Jahresende naht – eine Zeit, die für viele HR-Verantwortliche bedeutet, dass die wichtigen Jahresendgespräche anstehen. Ob Experte/Expertin oder Neuling im Thema Mitarbeitergespräche: In unserer Community möchten wir Eure wertvollen Erfahrungen, Einblicke und Tipps sammeln, um diesen wesentlichen Aspekt Eurer Arbeit gemeinsam zu optimieren.

💡 Anlassbezogen oder institutionalisiert?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen den anlassbezogenen und den institutionalisierten Mitarbeitergesprächen. Anlassbezogene Gespräche haben immer ein aktuelles Ereignis als Anlass, zum Beispiel:

  • Konflikt 
  • Besonders herausragende oder schlechte Leistungen
  • Optimierung von Arbeitsabläufen

Im Gegensatz dazu finden institutionalisierte Gespräche regelmäßig und unabhängig von aktuellen Ereignissen statt. Sie dienen der ganzheitlichen Bewertung der Leistung über einen längeren Zeitraum und bieten Raum für Perspektiven und Zielvereinbarungen.
 

🔎 Bewertung / Fragen

Im Mitarbeitergespräch spielen sowohl die Bewertung der Leistung als auch die Fragen an Mitarbeitende eine wichtige Rolle. Während die Bewertung auf klaren Kriterien basiert, bieten gezielte Fragen die Möglichkeit, Einblicke in die Erfahrungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu gewinnen. Beispiele für solche Fragen sind:

  • Wie gefällt Ihnen Ihr Arbeitsplatz?
  • Wie zufrieden sind Sie mit Ihren Entwicklungsmöglichkeiten?
  • Wie empfinden Sie unsere Zusammenarbeit?
  • Wie kann ich Sie unterstützen?
     

In unserem HR-Lexikon findet Ihr weitere Tipps für Mitarbeitergespräche und einen Leitfaden. 

 

✏️ Einblicke aus der Community

Um Euch einen praxisnahen Einblick zu geben, haben wir unsere STARs nach ihren Prozessen gefragt und wertvolle Informationen zu Dokumentation, Häufigkeit uvm. erhalten. Klickt einfach auf „Inhalte anzeigen“, um die einzelnen Einblicke zu entdecken.

  • @Navigator berichtet:

Häufigkeit der Mitarbeitergespräche: Zuerst hat HR ein Vorgespräch mit der Geschäftsführung, um über den jeweiligen Mitarbeitenden zu sprechen. Im Mitarbeitergespräch ist HR auch als Begleitung mit dabei für die Dokumentation und ggf. zur Schlichtung.

Dokumentation der Mitarbeitergespräche: Das läuft über Excel und wird dann in Personio hochgeladen. Die Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff darauf.

Fragen während der Mitarbeitergespräche: Hier gibt es 3 Bestandteile

  1. Leistungsbeurteilung: Kompetenzen und Benotung der Kompetenzen im vergangenen Jahr.
  2. Fragenkatalog: Was fehlt den Mitarbeitenden? Was brauchen sie, um weiterzuarbeiten? Feedback an die Führungskraft? 
  3. Erwartungen und Ziele: Was erwarten die Mitarbeitenden, was erwartet das Unternehmen von den Mitarbeitenden.

​​​​​Follow-Ups nach den Mitarbeitergesprächen: Eine Kopie der Gespräche aus dem Vorjahr wird erstellt und den Mitarbeitenden ins neue Jahr mitgegeben.

 

  • @SarahHen berichtet:

Häufigkeit der Mitarbeitergespräche: Monatlich findet ein "Jour Fixe" mit den Führungskräften statt, bei dem der aktuelle Status besprochen wird (Tagesgeschäft & Unterstützungsbedarf). Zusätzlich gibt es zweimal jährlich Mitarbeitergespräche, in denen Ziele vereinbart werden.

Vorbereitung der Führungskräfte: HR unterstützt die Führungskräfte, indem sie ihnen alle nötigen Ressourcen und Informationen für die Mitarbeitergespräche bereitstellt. HR nimmt selbst nicht an den Gesprächen teil.

 

Um hier noch weitere praxisnahe Tipps und Einblicke zu erhalten, eröffnen wir die Diskussion mit ein paar Leitfragen. 

⏰ Wann und zu welchem Anlass finden bei Euch Mitarbeitergespräche statt?
👤 Von wem werden die Mitarbeitergespräche durchgeführt?
📝 Arbeitet Ihr mit Bewertungsskalen, Leitfäden, Fragenkatalog oder Ähnlichem?

 

Ich freue mich über weitere Einblicke von Euch! 

Liebe Grüße,
Melissa

Hallo zusammen,

ein spannendes Thema, das hier aufgeworfen wurde. Da gab es doch erst vor Kurzem auch einen Beitrag mit Stay Interviews.

Als ich vor 1 Jahr als HR dazugekommen bin, gab es 1 Mitarbeitergespräch pro Jahr mit dem Geschäftsführer. Da das nun meine Aufgabe ist, ich aber fachlich keine Ahnung habe, haben wir nun Abteilungsleiter bestimmt (ganz offiziell, die Aufgaben haben diese Personen jedoch vorher schon übernommen gehabt), die die fachlichen Gespräch führen und ich als HR übernehme eher die “Wohlfühlgespräche”. Es gibt also ab jetzt 2 Gespräche pro Jahr:

Ein Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten, dabei geht es um Ziele, Aufgaben, Gehalt, etc. Dafür hat der Abteilungsleiter Zugriff auf die entsprechenden Daten in personio für seine Mitarbeitenden. Ganz aktuell arbeiten wir gerade an einer Qualifikationsmatrix, welche die Führungskräfte für ihr Team ausfüllen und dann ab nächstem Jahr als Vorbereitung auf das Jahresgespräch nutzen sollen. Wir sind noch an der konkreten Umsetzung dran. Nicht alle Abteilungsleiter sehen den Nutzen darin. Wenn hier jemand auch damit arbeitet, kann er/sie mir gerne mal seine Erfahrungen mitteilen.

Zudem gibt es 1x pro Jahr ein Gespräch mit mir, also HR, in dem es vor allem um allg. Themen gehen soll, z.B. wie gefällt es dir bei uns? Wie beurteilst du deine Führungskraft? Es ist also eher ein “Wohlfühlgespräch” oder auch ein “Stay interview”. Diese stehen im 1. Quartal ´25 jetzt zum ersten Mal an. Auch hier nehme ich gerne Tipps an. Da wir eine kleinere Firma sind, kenne ich alle Mitarbeitenden und diese kommen i.d.R. auch auf mich zu, wenn es etwas zum Klären gibt. Daher bin ich mir noch unschlüssig, wie genau ich diese Gepräche beginnen soll und was ich alles fragen kann, da ich, wie gesagt, eigentlich eh schon alles mitbekomme.

 

Ihr seht, wir sind hier gerade dabei Strukturen und Routinen aufzubauen.

Natürlich gibt es auch noch anlassbezogene Gespräche, z.B. zuviele Überstunden, viele Fehlzeiten/Krank, gesunkende Arbeitsmoral, Unzufriedenheit am Arbeitsplatz, Schulungsvereinbarungen, Folgegespräche zu Zielen/Vereinbarungen, Ausstellungsgespräche, etc.

 

Ich bin gespannt, was ihr noch alles zu berichten habt.

Viele Grüße

Angelika

 

 

Achso, die Dokumentation ist bei uns noch nicht komplett geregelt. Ein Abteilungsleiter fertigt ein ausführlilches Protokoll an, das zuerst ich bekomme und dann der MA per Mail und Lesebestätigung erhält. Ein anderer Abteilungsleiter fasst alles in einer Email zusammen, die er dann an mich und den MA schickt. Beides lege ich im digitalen Personalakten-Ordner des jeweiligen MA ab.

Interessantes Thema, liebe ​@Melissa! 

Bei uns finden die Jahresgespräche immer 1x im Jahr im November statt, also bin ich gerade frisch durch mit 25 Gesprächen. 😅 Die Gespräche führe ich als Führungskraft alleine ohne HR, weil ich die Mitarbeitenden am besten kenne – sowohl ihre Aufgaben als auch, wie sie ticken. Dadurch sparen wir uns Zeit für oberflächliches Gerede, und es geht direkt ans Eingemachte.

Was den Ablauf angeht: Wir geben den Mitarbeitenden die Wahl, ob sie einen Leitfaden nutzen wollen (für die, die mit freiem Reden nicht so warm werden) oder einfach ihre eigenen Themen festlegen und loslegen. Lustigerweise entstehen gerade aus "Ich hab eigentlich nichts zu sagen"-Situationen oft die besten Gespräche – eins ergibt das andere, und plötzlich sind wir mitten in den spannendsten Themen.

Unser Vertrauensverhältnis spielt dabei eine riesige Rolle. Viele von uns arbeiten seit über 12 Jahren zusammen, und einige Freundschaften sind entstanden. Das macht die Gespräche manchmal emotional und herausfordernd, aber auch unglaublich ehrlich und produktiv.

Nach den Gesprächen mache ich mir Notizen, und wir erstellen eine Zusammenfassung für die Geschäftsführung mit den wichtigsten Punkten: Top 5 Pain Points, brisante Themen und natürlich auch positives Feedback. Die To-Dos, die daraus entstehen (z. B. Gehaltserhöhungen oder Weiterbildungen), packen wir dann direkt an – das funktioniert meistens ziemlich schnell.

Wie läuft das bei anderen so ab? Gerade bei größeren Teams würde mich interessieren, ob ihr die Gespräche auch alle selbst führt oder ob HR unterstützt.

Liebe Grüße,
Felix

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