Super, vielen Dank für den Einblick!

Zu deiner Frage: ja, wir nutzen den Dokumenten-Bereich auch viel, besonders bei den Verträgen mehr als hilfreich und sinnvoll. Eben die digitale Personalakte. Nicht nur für mich als Personaler, sondern auch für den Mitarbeiter.

Beste Grüße

Dash

Aktuell nutzen wir vor allem den Bereich digitale Personalakte. Unsere Mitarbeiter finden es auch super, das sie alle Dokumente jederzeit digital zur Verfügung haben.

Mit den Unterschriften zögern wir tatsächlich noch ein bisschen… Hat da jemand Erfahrungswerte?

Vielen Dank für den Eindruck !

Wir nutzen ebenfalls die Dokumentenkategorie und haben sämtliche Dokumente digitalisiert, laden neue Dokumente hoch oder generieren Dokumente anhand der Dokumentenvorlage. 

Die Erstellung der Dokumentenvorlage würden wir uns noch etwas “einfacher” wünschen. Oftmals verschiebt sich die Formatierung oder “kleine” Änderungen müssen später, wenn das Dokument heruntergeladen wurde, geändert werden - jedoch werden diese Änderungen nicht übernommen. 

Die elektronische Unterschrift nutzen wir ebenfalls und sogar ausgesprochen häufig. Insbesondere für Belehrungen und Kenntnisnahmen ist dies ein einfaches Tool, welches uns viel Arbeit erleichtert. 

Viele Grüße

Michaela 

Ich finde es super, dass man die Möglichkeit hat, Dokumente hochzuladen und dieses von Mitarbeitern zur Unterschrift zur Verfügung stellt. Mir fehlt hier allerdings noch der Datumsstempel der Unterschrift. Besteht hier die Möglichkeit, dass noch zu ergänzen?
Danke und beste Grüße,
Anja

Ich finde es auch ungemein praktisch und wir planen gerade den Ausbau unserer Prozesse dahingehend die Dokumente noch stärker zu nutzen. 

Was uns aufgefallen ist, dass wir leider aus HR-Sicht keine Benachrichtigung erhalten, wenn Dokumente hochgeladen wurden. das würde den Überblick ungemein vereinfachen. Ist das was zufällig in Planung? 

LG 

Nathalie 

Hallo zusammen,

im Bereich “Dokumente” stehen wir noch recht am Anfang, wollen aber auch die digitale Akte einführen, ebenso das Darstellen der Gehaltsabrechnungen (Datev) in Personio.
Jetzt müssen wir schauen, welche sinnvollen Kategorien wir anlegen, damit man auch alles findet.

Zwei “Meckerpunkte”, eher zu den Dokumentvorlagen als zu der reinen Dokumentverwaltung (und auch schon im Ideation-Bereich genannt):

1. Wie Michaela B. es auch sagt, ist die Erstellung der Dokumentvorlagen recht umständlich und zeitraubend. Individuelle Änderungen im Text lassen sich nur durch Zwischenspeichern und erneutes Hochladen vornehmen. (Hier habe ich aber schon an einem vielversprechenden Test von euch teilgenommen und hoffe, dass es hier schnell zu Veränderungen kommt.)
2. Die Dokumentvorlagen müsste man manuell ordnen können. Wenn man eine Dokumentvorlage ändert, also löscht und neu hochlädt, wird sie unten angehängt. Das wird mit der Zeit unübersichtlich oder man löschte alle Vorlagen und lädt sie neu hoch. Dafür geht dann aber eine Menge Zeit drauf. 

Luft nach oben ist da also noch, aber ihr seid mit Neuentwicklungen ja immer ganz gut dabei. :-)

Viele Grüße

Sascha

Hallo Community, 

Ich finde es toll, wie sich hierzu ausgetauscht wird und geteilt wird, wo jeder steht, weiter so! 

Zu einzelnen Punkten, vor allem einigen Produkt-Wünschen aus Euren Kommentaren möchte ich gerne eingehen und auf entsprechende Beiträge und Ideen aus der Community verweisen: 

• @AnjaM: Arbeitet ihr bereits mit den Datumsplatzhaltern, wenn ihr Dokumenten unterschreiben lasst?
   
• Zum Kommentar von @Nathalie0310 bezüglich der Benachrichtigung beim Upload von Dokumenten, möchte ich gerne die entsprechende Idee hervorheben. Nathalie Du hast schon dafür abgestimmt, vielleicht möchten ja weitere Community-Mitglieder ihre Stimme da lassen. :) 

   

• @Sascha Czogalla: Da Du erwähnst, dass ihr über einen Prozess nachdenkt, beachte bitte, dass es hier technisch geringen Spielraum gibt. Die mitarbeiterbezogenen Lohnbuchhaltungsdokumente aus Datev werden alle ausschließlich in die System-Dokumentenkategorie “Lohnbuchhaltung” gepushed. Weitere Informationen zum Import der Lohn-Dokumente findest Du hier. 

Liebe Grüße
Lena

Wir nutzen den Dokumentenbereich auch. 

Uns fehlt nur ein/e “Genehmigungsschritt/Freigabe” für die Dokumente die Mitarbeiter hoch laden. Wir würden hier gerne eine Info bekommen um zumindest zu prüfen ob das Dokument richtig abgelegt wurde oder auch um den Eingang zu vermerken. 

LG 

Jasmin

Oh grade gesehen, dass diese Anfrage wohl schon öfters kam. 

Hi, ich glaube die Idee steht aktuell auch auf “geplant” im Ideation Bereich :-) 

“wir warten einfach auf eine systemseitige E-Mail, die uns darüber informiert, sobald die Unterschrift erfolgt ist” (Lauren) → wir erhalten keine systemseitige E-Mail: was muss dazu eingestellt werden ?

Hallo zusammen,

auch wir nutzen die Dokumentenvorlagen und die digitale Unterschrift sehr ausgiebig. Bis auf befristete Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse lassen wir aktuell alle Dokumente über e-signature unterschreiben und archivieren diese in der zugewiesenen Kategorie. Die MitarbeiterInnen und Führungskräfte haben, je nach ausgestalteter Rolle, Ansichtsrechte auf die Dokumente und können auch eigene Dokumente, wie z.B. Antrag auf Elternzeit, Arbeitsbescheinigung, über die Vorlagen eigenständig anstoßen. 

Allerdings sind die bereits genannten Kritikpunkte nicht von der Hand zu weisen.

• Die Erstellung der Dokumente gestaltet sich sehr schwierig und bedarf mehrerer Anläufe, bis diese mit den ausgefüllten Platzhaltern oder Auswahlfeldern vernünftig dargestellt werden. Hier wünschen wir uns ebenfalls baldige Besserung, gerade was das Anlegen der Vorlagen angeht, da dies wirklich sehr zeitaufwendig ist. Das daran gearbeitet wird, ist denke ich bekannt. Ein zeitlicher Horizont bis zur Umsetzung wäre allerdings großartig. 
• Infos über hochgeladene Dokumente ist aus unserer Sicht zwingend notwendig, da HR nicht mitbekommt, wenn MitarbeiterInnen eigenständig Dokumente hochladen. Hilfsweise den Upload per Mail an HR mitzuteilen, ist für einen schlanken und effektiven Prozess nicht sinnvoll. 
• Zudem gibt es keine Möglichkeit die MitarbeiterInnen oder Führungskräfte an die Unterschrift zu erinnern. Die Aufforderung zur Unterschrift erfolgt per Mail, ist jedoch in Personio nicht erneut anstoßbar. Gerade bei unserer Geschäftsleitung kann hier schon mal die eine oder andere Mail durchgehen, so dass das Dokument nicht unterschrieben wird. Hier muss der Prozess komplett abgebrochen und neu initiiert werden. Es wäre hier ebenfalls hilfreich, wenn die Aufforderung aus Personio heraus erneut per Mail verschickt werden könnte, quasi als Reminder, oder wenn dies als Aufgabe im Dashboard mit dem entsprechenden Link hinterlegt wird. Variante 2 wäre hier eindeutig mein Favorit.  

Viele Grüße

Jan

Hallo Zusammen,

Wir sind eine mittelständische Firmengruppe mit 7 Gesellschaften und auch wir nutzen den Bereich Dokumente intensiv, wie z.B. Dokumentenvorlagen, Verträge, Lohnabrechnungen aus LODAS, Hochladen von Immatrikulationsbescheinigungen, Zertifikate von Fortbildungen, Aufenthalts- und Arbeitstiteln, Vollmachten, Personalgesprächsprotokolle, Zielvereinbarungen etc. Die elektronische Unterschrift nutzen wir noch nicht.

Die Probleme, die oben angesprochen werden, haben wir auch (Dokumentenvorlagen, Benachrichtigung nach Hochladen von Dokumenten...). Deswegen gehe ich hier nicht näher darauf ein.

Was uns noch abgeht ist eine Dokumentenablage, in der Informationen oder Dokumente (interne DSGVO, Betriebsordnung, Sicherheitsunterweisung, Bedienungsanleitungen), die allgemein und ohne Unterschrift gültig sind und die für alle Mitarbeiter z.B. entsprechend der Gesellschaft zum Nachlesen zugänglich gemacht werden kann. Derzeit laden wir bei jedem einzelnen Mitarbeiter diese Infodokumente zum Nachlesen hoch. Hier wäre ein Item z.B. an der linken Seite praktisch.

Grüße

Patricia

Im Text ist die Rede von einem “Signatur-Status-Bericht”. Wie kann man diesen denn generieren? Bei uns können nur die Admins alle Unterschriften sehen, geschweige denn, dass ich einen Export gefunden habe…

Wie kann ich es realisieren, dass bei einem Brief, den ich aus einer Dokumentenvorlage erstelle, der Name des Erstellers / der Erstellerin am Ende eingesetzt wird. Ich würde diesen dann drucken und unterschreiben wollen. Anders gesagt, wenn ich die Dokumentenvorlage verwende, um z.B. eine Arbeitsbescheinigung für einen MA zu erstellen, muss mein Name und meine Position am Ende des Schreibens auftauchen. Wenn meine Kollegin das macht, muss natürlich ihr Name, ihre Position dort erscheinen. Kann man das irgendwie mit dem User verknüpfen, der angemeldet ist?