Abbildung externer Mitarbeiter

Hallo @Larissa Horst, 

wir haben Freelancer bei uns auch in Personio angelegt und standen vor dieser Problematik. Wir haben uns dazu entschieden, die Externen anzulegen, aber das Profil wirklich nur mit den Informationen zu befüllen, die wir auch wirklich brauchen, also Adresse und Kontaktdaten. 

Dass sie in der Mitarbeiterliste (und ich glaube auch bei der Zählung) landen, stört mich tatsächlich auch.

VG, Elena

Hallo @Larissa Horst,

einige legen für die Internen nochmal separate Mitarbeiterrollen an, da die Rolle “Alle Mitarbeitende” die geringsten Zugriffsrechte beinhaltet und damit dann die Basis Rolle für Externe ist.

Für zb. die externe Lohnbuchhaltung jedoch benötigt es wieder eine spezielle Rolle, da diese weitere Einblicke benötigen, als alle Mitarbeitenden haben sollen.

Die internen Mitarbeitenden bekommen ggf. auch über eine 2. Standard Rolle entsprechende Rechte, dies könnt ihr im Onboarding auch mit aufnehmen als einzelnen Schritt. 

Helfen Dir die beiden Tipps bereits weiter?

Liebe Grüße
Lena

Noch ergänzend zu Lena: 

Wir versuchen Sie gar nicht auf die Idee zu bringen Personio zu öffnen, bzw. haben auch Ihre eigenen Mail-Adressen hinterlegt, damit Single Sign-On nicht funktioniert. Daher benötigen Sie bei uns gar keine gesonderten Rechte, weil sie eh keine Einsicht in Personio haben. 

Hallo @Larissa Horst,

haben Dir unsere Beiträge geholfen, externe Mitarbeitenden bei Euch in Personio einzugliedern?

Ich bin gespannt, wie ihr es nun auch gelöst habt, teile es gerne mit der Community. :)

Liebe Grüße
Lena

Hi @Lena wir haben uns entschieden externe Mitarbeiter nicht in Personio abzubilden, da der Nutzen nicht die Kosten (zusätzliche Lizenzen plus Risiko) überwiegt.

Hallo zusammen,

hat noch jemand Erfahrung damit? Wir stehen vor einer ähnlichen Entscheidung aktuell, da ich ohne System ein wenig den Überblick verliere - insbesondere bei Laufzeiten, Meldung der KSK, Verträgen, etc. - in einigen Fällen kann ich mir sogar gut vorstellen, dass die Freien MA ist Stunden über Personio aufschreiben.

Natürlich ist trotzdem die Angst, dass es dann Probleme bzgl Scheinselbstständigkeit (zu starke Integration) und den Berichten etc. gibt (Mitarbeiterliste, etc.).

Würde mich über ein paar Best Practice Beispiele freuen!

Viele Grüße

Kerrin 

Hallo zusammen,

wir überlegen ebenfalls “Externe” mit in Personio mit aufzunehmen. Uns ist jedoch sehr wichtig, dass Sie nicht im Orga-Chart und in der MA-Liste auftauchen. Gibt es hier Best Practice Lösungen?

Danke für eueren Support?

Hi @CarolinBanck,

es gibt hierzu bereits einigen Austausch, schau Dir gerne auch diese Beiträge an: 

Hilft Dir das ggf. schon weiter? 
Bei manchen Einstellungen klappt das gut, bei anderen gibt es für manche Nutzer*innen Blocker. Das kommt darauf an, welche Bereiche Dir wichtig sind. :) 
Sie komplett aus der Org Chart verschwinden zu lassen, ist schwierig. Wenn niemand als Vorgesetzte eingetragen ist, wird die Person zumindest nicht in der Org Chart im Org-Baum angezeigt. 
Die Ansicht auf das Profil kann ebenso durch die Zugriffsrechte auf das öffentliche Profil eingeschränkt werden. 

Liebe Grüße
Lena

Hallo Lena,

schon einmal vielen lieben Dank für deine Nachricht und die Infos. Ich würde mich sehr freuen, wenn es trotzdem einmal als Idee umgewandelt werden könnte, damit man es upvoten kann. 

Vielen Dank im Voraus.

Hi @CarolinBanck,

es gibt bereits die Idee, Externe nicht in der Mitarbeiterliste als auch in der Org Chart anzuzeigen: 

Da es diese Ideen bereits gibt, wandle ich die Frage nicht um, sollte das nicht der Fall sein, mache ich das immer gerne. Vielen Dank für Deine Aufmerksamkeit an der Stelle! :)

Liebe Grüße
Lena

@Elena hab ich das richtig verstanden: eure Externen haben keinen Zugriff auf Personio?

Ja genau, das hast du richtig verstanden. Wir nutzen Single Sign-On und da sie keine Unternehmens-Mailadresse haben (auch wieder um jeglichen Verdacht auf Scheinselbstständigkeit zu minimieren) würde das gar nicht klappen. Außerdem schicken wir Ihnen keine Einladung und dann kommen sie auch nicht in Personio rein. Für unsere Prozesse benötigen Sie aber auch keinen Zugriff auf Personio. 

Hallo zusammen, 

ich lese gerade fleißig mit, da ich mitten in der Implementierung bin. 

Ich muss auch ehrlich zugeben, als noch kleines Unternehmen fände ich die Möglichkeit Externe MA für den Überblick mit aufzunehmen aber bei der Belegung der Lizenzen nicht mitzurechnen wirklich Sinnvoll. Letztendlich sind es nur “Dummy” Einträge die für den Überblick sorgen sollen aber sonst Personio nicht nutzen, zumal sie das rechtlich auch nicht sollten. 

Lieben Gruß,

Anja