abgelegte Dokumente- Speicherfristen, Datenschutz

T
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Hallo Zusammen, in unserem Hause bin ich für die Implementierung von Personio zuständig. Weiterhin bin ich auch der Datenschutzbeauftragte.

Es ist unser Ziel, alle Dokumente der Personalakte in Personio zu hinterlegen. In Sachen Datenschutz habe ich das Problem der Absicherung der Speicherfristen- insbesondere hinsichtlich der (rechtzeitigen) Löschung bei Erreichen der Frist.

Soweit ich weiß ist nur ein händisches Löschen möglich. Kann man einzelnen Dokumentenarten Löschfristen “mitgeben” damit sie automatisch gelöscht werden oder man einen Hinweis auf die Löschverpflichtung erhält?

9 Antworten

Lena
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Hallo @tkae,

momentan können Dokumente tatsächlich ausschließlich einzeln gelöscht werden.

Mit der Nutzungsdauer, welche einige Personio Nutzer inzwischen haben, kann ich die Forderung sehr gut nachvollziehen. Es gibt bereits eine Idee zu dem Thema, kommentiere gerne darunter, dann wirst Du auch über weitere Änderungen des Status und Kommentaren über die Entwicklung von Löschfristen für Dokumente informiert. 

Es tut mir leid, dass ich Dir zum jetzigen Stand keine näheren Informationen zum Entwicklungsstand geben kann, mir ist bewusst, wie wichtig das Thema ist.

Liebe Grüße
Lena

T
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Hallo Lena, 

bitte füge meine Frage doch dem Thema Aufbewahrungs-/ Löschfristen hinzu.

Mich verwundert es, dass dieses Thema nicht bereits angegangen und gelöst wurde, zumal eine Datenschutzbehörde im Fall eines großen Wohnungsunternehmen eine empfindliche Strafe ausgesprochen hatte, weil Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten wurden. Bei so sensiblen Daten, die in der Personalakte zu finden sind, sollte dieses Thema absolute Priorität haben!

Viele Grüße

Torsten

Lena
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Hi @tkae,

da es mir technisch leider nicht möglich ist, eine Frage in einen Kommentar einer Idee umzuwandeln, habe ich Deinen Post verlinkt. :)

Liebe Grüße
Lena

Paula HR
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Hallo liebe Community und liebe @Lena,

ich habe genau das gleiche Problem wie oben beschrieben. Uns wurde von unserem Datenschutzbeauftragtem gesagt, dass insbesondere digitale Personalakten mit automatischen Löschfristen hinterlegt werden müssen - da gibt es keine Ausnahmen. 

Deshalb ist uns das Thema auch sehr wichtig.

 

Liebe Grüße 😊

Paula

Justrasser
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Löschfristen wären wirklich sehr wichtig angesichts der Gültigkeit von Dokumenten (z.B. Abmahnungen). Auch bei einem Austritt müssten bestimmte Daten nach einer Frist gelöscht werden.

P
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Hallo liebe Community, 

wir sind gerade auf dieselbe Thematik gestoßen, daher schließe ich hier gleich an. Da die Diskussion nun aber doch ein Jahr zurückliegt, wollte ich mal fragen ob es diesbezüglich ein Update bzw. Änderung gab welche die Datenlöschung vereinfacht?

Danke euch und LG!

H
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Hallo liebe Community, 

wir sind gerade auf dieselbe Thematik gestoßen, daher schließe ich hier gleich an. Da die Diskussion nun aber doch ein Jahr zurückliegt, wollte ich mal fragen ob es diesbezüglich ein Update bzw. Änderung gab welche die Datenlöschung vereinfacht?

Danke euch und LG!

Hallo zusammen,

 

gab es hierauf schon eine Rückmeldung?

 

Danke und LG

 

Lena
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Hi @HR_Scout,

aktuell habe ich hier keine Neuigkeiten. :) 
Allerdings geben wir proaktiv Updates in den Stati, wenn zu Ideen recherchiert wird, oder sie bereits kurz vor der Umsetzung sind. 

Stimme gerne für die Idee ab und abonniere sie, um bei Updates informiert zu werden. :) 

(Keine Sorgen, den Status Parked gibt es nicht mehr, es wird behandelt wie jede andere Idee.) 

Liebe Grüße
Lena

I
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Bitte bei der Gelegenheit auch die Löschung nach dem 4-Augen-Prinzip umsetzen - Ideation mit Unterstützungsmöglichkeit für alle, die dies ebenfalls wichtig finden, ist hier angelegt.

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