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Liebe Community,

 

an mich ist wieder einmal eine mir neue Aufgabenstellung herangetreten worden: 
Gibt es die Möglichkeit, Mitarbeitenden per Mail oder in die Personio-Inbox eine Aufforderung zu schicken, gewisse Attribute auszufüllen/zu aktualisieren?

 

Details zu meinem aktuellen Anliegen:

Die Daten der Kinder werden nur sehr selten ausgefüllt. Oft besteht in den Feldern auch kein Nutzen für unsere Mitarbeitenden. 

Nun haben wir aber in der P&C-Abteilung immer wieder den Need, die Daten auswerten zu können. Neulich war die Fragestellung: wie viele Kinder hat unsere Belegschaft eigentlich? Diese Daten würden wir benötigen, um z.B. abschätzen zu können, ob eine betriebliche Ferienbetreuung “Sinn” macht. (Eine Umfrage wär der nächste Schritt 😉 wobei wir aktuell davon ausgehen, dass es ohnehin genug Bedarf gäbe). Aber dennoch würden wir gerne die Datenbasis in Personio nutzen.

In unserer Unternehmensgröße (ca. 130 Mitarbeitende, 120 auf dem Hauptstandort) habe ich “kurz” durchgezählt - man kennt sich und weiß (+/-) wie viele kinderbetreuungspflichtige Kinder in der Belegschaft sind. Dennoch wäre ein Report schneller und genauer. 

 

Nun zu meiner eigentlichen Frage:

Gibt es die Möglichkeit, Mitarbeitenden per Mail oder in die Personio-Inbox eine Aufforderung zu schicken, gewisse Attribute auszufüllen/zu aktualisieren? (idealerweise erhalten diese nur Kolleg*innen, die noch nichts ausgefüllt haben). 


Oder sollten wir die jährliche Erinnerung dafür nutzen? (und die Mail dazu händisch zu verschicken?) Allerdings ist dies für mich etwas am Thema vorbei. Wir wollen ja durch Personio eine Arbeitserleichterung ;)

Ich bin auf euren Input gespannt! :) 

Moin @Nina_Prüßmeier 

ad hoc kann ich dir sagen, dass es zumindest bei Neueinstellungen über die “On-Offboarding” Funktion möglich ist, diesen MA den “Task” zu geben, ihr Profil auszufüllen - die Attribute kann man vorher definieren.

Ein kurzer Blick in die Workflows/Automatisierung hat mir gezeigt, dass es leider hierüber bisher keine Möglichkeit gibt das abzubilden, was du brauchst. Ich könnte mir aber vorstellen, dass sowas zukünftig machbar sein könnte.

Bei bestehenden MA wirst du wohl fürs erste leider bei deinem Workaround bleiben müssen.

Am besten schaust du dazu auch mal bei der IDEATION vorbei, vielleicht gibts die Idee schon und du kannst dich mit deinem Vote anschließen :)

Außer jemand hat noch eine andere Idee oder Workaround?

Hallo @Nina_Prüßmeier ,

wir mussten die Daten im Rahmen der Anpassung der Pflegeversicherung abfragen und haben einen Abschnitt mit den erforderlichen Attributen angelegt für den die MA Vorschlagsrecht haben. 

Darauf aufmerksam gemacht haben wir dann per Mail bzw. Slack und eine Frist zum ausfüllen gesetzt. Wie @Navigator schreibt, habe ich auch über die Automatisierungen keine Möglichkeit gefunden das für bestehende MA abzubilden. New Joiner haben im Onboarding eine Aufgabe, den Abschnitt auszufüllen.

Viele Grüße

Sarah

Danke für euren Input! 

Dann geht das in die Richtung, wie ich bereits gedacht habe. Dann müssen wir bei Bestands-Mitarbeitenden viel Werbung für die gewünschten Attribute per Mail, Intranet etc. machen und Aufforderungen aussenden. 

Bei neuen Kolleg*innen tun wir uns auch deutlich einfacher. Das stimmt. Wir haben diese Attribute mit in den Onboarding-Workflow genommen. Allerdings kann ich auch diese nicht verpflichtend ausfüllen lassen, da sich ein kinderlose Mitarbeitende schwer tut, Angaben einzupflegen - weil Pflichtfeld. Aber die Ausfüllquote ist bei neuen Mitarbeitenden deutlich höher, auch bei uns ;) 

 

liebe Grüße,
Nina

Hi Nina,

wir haben im Onboarding die Verknüpfung zum Attribut “Anzahl Kinder” als Pflichtfeld vermerkt. So kann die Aufgabe nicht abgeschlossen werden, bis die Daten eingegeben sind und sie steht beim MA weiterhin auf der Startseite als offen. Das sieht in den Einstellungen vom Onboarding dann so aus:

Bei den Auswahlmöglichkeiten für das Dropdown haben wir uns an den Vorgaben der Pflegeversicherung orientiert.

 

So sind alle neuen MA verpflichtet die Info anzugeben.

Viele Grüße

Sarah

Hallo, 

@Navigator: danke. Habe es im Ideation-Bereich gesucht und noch nicht gefunden. Folglich eben einen neuen Beitrag dazu erstellt. 

@SarahHen: Danke für deinen Input! 🙂 Werde unseren Vorgang um diesen ergänzen. Das könnte uns zumindest als Verbesserung unseres Workarounds wirklich etwas helfen. 
Auch wenn es schön wäre, dass ein Workaround gar nicht notwendig wäre. Aber manchmal muss man sich einfach nur zu helfen wissen. 

 

liebe Grüße,

Nina

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