Betriebsarzt hier. Wie managt ihr arbeitsmedizinische Vorsorgen?

Was wir aktuell dringend brauchen - Die Erinnerungsfunktion ist erstmal super. ABER, der Text ist auf 255 Zeichen beschränkt. Das hilft uns nicht wirklich. Wir wollen keine zusätzlichen Emails vershicken.

Wir wollen den Mitarbeitenden erinnern 1. Dass der Termin in X Tagen fällig wird 2. darauf hinweisen, dass wir ihn bei Fristüberschreitung gem. ArbMedVV nicht in dem Arbeitsbereich einsetzen dürfen 3. Bis wann der Termin wahrgenommen werden muss (hier würde ich mir eine Variable wünschen), wir würden jetzt die Formulierung “10 Tage nach Fristende” wählen…. 4. Angaben des Betriebsarztes 5. Melden beim People Team bei Fragen und Terminbestätigung.

Im Bereich “Workflow” finden wir leider auch keinen geeigneten, der dazu passt oder sich anpassen lässt.

Falls Sie Vorschläge haben, gerne teilen. 

Würde mich auch interessieren. 

1) Wie organisiert ihr das aktuell - In Personio integriert? - Parallel in Excel/Word? - Externes Tool (welches)?

→ wir haben unter Informationen den Part Betriebsärztliche Untersuchungen hinterlegt mit den Feldern Nächste Untersuchung fällig am: 

Zuletzt angeboten am: (für z.B. Angebotsuntersuchungen)

Wir haben die Erinnerungsfunktion eingestellt 60 Tage bevor die nächste Untersuchung fällig ist und schicken dann eine Email an den MA, dass er sich einen Termin machen soll.

Bei Angebotsuntersuchungen schicken wir ebenfalls eine Email und bitten um Rückmeldung, ob der MA das Angebot in Anspruch nehmen möchte oder nicht bis Tag X. Funktioniert zu 80%.

 2) Was läuft dabei NICHT gut? (z.B. Fristen werden vergessen, Doppelpflege, unklare Zuständigkeiten, Audit-Unsicherheit...)

→ Man verliert schnell den Überblick, wenn man auf Antworten wartet. Es wird dann zusätzlich Excel verwendet, um nachzuvollziehen, wen hat man schon informiert, wer hat noch nicht geantwortet….

Da wünschen wir uns dringend eine Funktion in Personio vielleicht mit Lesebestätigung o.Ä.

3) Was würde euch wirklich helfen? Automatische Erinnerungen? Bessere Übersicht? Integration mit dem Betriebsarzt? Audit-fertige Reports?

→ Automatische Erinnerungen im Form eines Workflows mit mehr Variablen. 

→ Erinnerungsfunktion mit mehr Textzeichen als 255

→ Bestätigungsmechanismen durch den MA, um nachweisen zu können, dass man ihn sowohl erinnert als auch hingeschickt hat