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Hallo Zusammen,

ich suche nach einer Lösung für folgendes Problem:

Ich nutze viele Word Vorlagen und manchmal ist es unabdingbar, dass ich diese auch als Word Dokument beim Mitarbeiter ablege (um selbst weitere kleine Änderungen vorzunehmen). Wenn ich es ja als PDf speicher, kann ich selbst nichts mehr ändern.

Im Nachgang muss ich das Dokument dann allerdings immer manuell raus löschen, da der MA sich die Word Vorlage herunterladen und somit bearbeiten könnte. Bei den meisten Dokumenten nicht optimal aus AG-Sicht ;-)

Habt ihr hierzu eine Lösung?
ch dachte schon an eine Möglichkeit über die Mitarbeiterrollen, allerdings könnten die Kollegen bei einem reinen Ansichtsrecht keine Dokumente mehr selbst hochladen (oder sehe ich das falsch?).

Freu mich über Rückmeldungen.

 

Viele Grüße,
Miriam

Hallo @miri_am,

bei der Verwendung von Dokumentvorlagen kannst Du entscheiden, ob das Dokument als Word oder als PDF gespeichert werden soll. Am Ende, unter allen auszufüllenden Platzhaltern im Profil kannst Du das Dateiformat auswählen:

Meinst Du dies?

Bei der Verwendung der “Hochladen” Funktion bleibt das Format (zb. Excel, Word, PDF) erhalten.

Hilft Dir die genannte Einstellung weiter?

Liebe Grüße,
Lena

Hallo Lena,

genau das ist mein Problem, das hilft leider nicht. :-(

Viele Grüße

Miriam

Hi @miri_am,

könntest Du bitte nochmal darauf eingehen, was genau Du benötigst? An welcher Stelle sollen die Dokumente als Word gespeichert werden?

Oder möchtest Du einen Entwurf der Templates im Mitarbeiterprofil erstellen können? - Das wäre eine neue Idee.

Ich freue mich über Deine kurze Rückmeldung. :) 

Liebe Grüße,
Lena

Hallo Lena,

ich glaub ich rufe bei euch mal durch, weiß nicht wie ich es anders beschreiben soll :(

Viele Grüße,
Miriam

Hallo @miri_am, 

hast Du eine neue Erkenntnis gewinnen können, oder sogar eine Lösung gefunden?

Es würde mich sehr interessieren, ob es nun geklappt hat. :)

Liebe Grüße,
Lena

Hallo @Lena,

nein leider nicht.

Anbei ein Beispiel:

Hier hat der Mitarbeiter die Möglichkeit den Arbeitsvertrag herunterzuladen und da ich den als Word Dokument erstellt habe, könnte jemand dieses Template nutzen was so nicht gewollt ist.

Hab bei den Mitarbeiterrollen nur die Ansichtsrechte aktiviert und trotzdem kann das Dokument heruntergeladen werden :-(

 

Bei manchen Dokumenten kann ich nicht sofort ein PDF erstellen, weil ich es sonst selbst nicht mehr bearbeiten kann wenn ich es herunterlade. Deshalb muss ich einige Dokumente als Word Datei so hochladen/speichern beim Mitarbeiter.

Vielleicht übersehe ich etwas?

VG

Miriam

Hallo @miri_am , 

ist es eine Option, wenn du eine neue Dokumentenkategorie anlegst, z.B. “Dokumente zur HR-Bearbeitung”, für die keinerlei Rechte an Mitarbeitende vergeben werden? Dann hast du die Möglichkeit, die Dokumente in Ruhe zu bearbeiten und abschließend als pdf in der finalen Kategorie zu speichern.

Eine andere Option sehe ich leider nicht. 

Viele Grüße, Michaela

 

Hallo @Michaela B.,

gute Idee! Danke :-)

Viele Grüße,
Miriam

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