Liebe Community,
ein Thema, das uns schon sehr lange nervt und wir immer noch keine Lösung gefunden haben: Dokumentenansicht für Mitarbeiter*innen in Personio nach deren Austritt.
Folgendes Problem: Wir wissen, dass die Accounts bei Personio nach dem letzten Arbeitstag inaktiv und damit gesperrt werden für die Person. Das bedeutet, dass sie je nachdem, wann die letzte Gehaltsabrechnung oder Lohnsteuerbescheinigung erstellt wird, darauf keinen Zugriff mehr haben. Auch Zeugnisse und andere Unterlagen können nicht mehr eigenständig heruntergeladen werden. Laut unserer Personalleitung gibt es normalerweise bei HR Systemen einen Zugang nur für Dokumente, der über den Arbeitsvertrag hinaus offen bleibt. Bei Personio gibt es aber nur Onboarding, Aktiv und Inaktiv. Es wäre super, wenn es einen Status wie "Offboarding" geben würde, bei dem die inaktiven Mitarbeitenden z.B. noch einen Monat Zugriff haben, aber nicht mehr in der Lohnbuchhaltung erscheinen.
Wir hatten jetzt die Idee eines Work Arounds, der folgende Schritte beinhaltet: Nach dem letzten Arbeitstag setzen wir die Person auf “Extern” (damit sie nicht in der Lohnbuchhaltung und Mitarbeiterliste erscheint), teilen eine neue Mitarbeiterrolle zu, die nur Ansicht zu den Dokumenten erlaubt und setzen die Person wieder auf Aktiv (und terminieren dann die Änderung zurück zu Inaktiv auf 2-4 Wochen).
Jetzt gibt es allerdings das Problem, dass, soweit ich es sehe, seit dem letzten Update es nicht mehr so einfach möglich ist, den Status wieder auf “Aktiv” zu stellen, wenn ein Austrittsdatum eingetragen ist, weshalb dieser Workaround jetzt auch wieder nicht funktioniert.
Für uns ist es wirklich sehr mühsam, alle Dokumente nachträglich, sobald sie dort hochgeladen sind, aus Personio herunterzuladen und an die ehemaligen Mitarbeitende zu schicken, daher würden wir uns wirklich über alle Tipps zu dem Thema freuen!
Danke und liebe Grüße,
Sabrina
