Dokumentenvorlage/Dokumente

Hallo,

wir nutzen unsere Dokumentenvorlagen für unterschiedliche Themen und hierbei sind uns teils Punkte aufgefallen, die in der Benutzung einfach nur anstrengend sind.

Punkt 1:

Das ständige Neugenerieren des Dokuments beim Ausfüllen einer Vorlage. Kaum füllt man sie aus und setzt kurz zum Überlegen an, fängt das Dokument an sich neu zu laden. Das ist bei einer längeren Vorlage einfach nur unglaublich nervig. Macht es für eine FK mit vielen Mitarbeitern auch tlw. echt nicht leicht, hier viele Dokumente hintereinander zu erstellen. Hier würde ich mir einen “Aktualisieren”-Button wünschen, den ich dann betätigen kann, wenn ich es wünsche. Gleichzeitig wächst das Feld, in dem ich den Text eintrage, nicht mit. Das bedeutet, wenn ich einen etwas längeren Text eintippe, sehe ich nicht, ob ich ggfl. mit verschrieben habe, was oder wieviel ich geschrieben habe.

Punkt 2:

Sobald sich etwas in unserer Vorlage ändert, muss ich sie aus den Dokumenten löschen und neu hochladen. Warum kann ich dort nicht direkt die Vorlage öffnen und neu speichern? Das macht es sehr umständlich, wenn man mehrere Vorlagen gleichzeitig anpassen muss. Bei uns bspw. die Arbeitszeugnisse. Mir graut es schon davor, wenn das Marketing eine neue Mitarbeiteranzahl durchgibt und ich diese dort wieder anpassen darf.

Punkt 3:

Wie man oben sieht, haben wir bei den Arbeitszeugnissen sehr viele Vorlagen. Hier würde ich mir wünschen, dass ich in der Dokumentmaske am Mitarbeiter nur eine Vorlage habe, wo individuell die Punkte durch die FK angeklickt werden, die sie benötigen. So sieht man manchmal vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Eine Art Baukasten für Arbeitszeugnisse. Ist sowas möglich?

Gerade diesen Punkt würden wir uns auch für Arbeitsverträge wünschen. Es wäre am schönsten, wenn man ein Mustervertrag hätte und diesen in sich bearbeiten sowie abspeichern kann. Bisher können wir kaum Neuverträge über Personio erstellen, da es immer kleinere Änderungen, Ergänzungen und Anpassungen gibt. Hier würden wir uns wünschen, dass man direkt im Dokument arbeiten kann. 

Punkt 4:

Leider ist es nicht möglich erstellte Dokumente zwischenzuspeichern. Das benötigt man im Alltag doch leider des öfteren, wenn man bei seinem To Do unterbrochen wird und man später/an einem anderen Tag daran weiterarbeiten möchte. 

Punkt 5: 

Ich würde mir wünschen, dass der Button “Dokumente hochladen” oben angebracht ist und nicht unten. Da wir viele Vorlagen haben, ist es recht umständlich immer nach unten zu scrollen. Dazu fände ich es gut, wenn das Feld “Kategorie” beim Hochladen einer neuen Vorlage noch leer bleibt und man aktiv eine Kategorie auswählen muss oder nicht hochladen kann. Bei uns ist immer automatisch die erste Kategorie, die es gibt aufgeführt und es passiert öfter, dass man schnell durchklickt und die Vorlage in die falsche Kategorie hochlädt.

Punkt 6:

Was mich direkt zum nächsten Punkt führt. Es wäre super, wenn man die Kategorie, den Namen der Vorlage und die Sprache im Nachhinein noch abändern kann. Aktuell muss man die Vorlage wieder heraus löschen und neu hochladen.

Punkt 7:

In den Dokumentenvorlagen herrscht eine Sortierung wie hochgeladen. Das kann man auch nicht irgendwo einstellen. Hier (wie auch in anderen Bereichen würde wir uns eher eine alphabetische Sortierung wünschen bzw. das man auswählen kann, wie man gerne sortiert haben möchte.

Punkt 8:

Wir würden uns wünschen, dass es für uns im Backend eine Auswahlmöglichkeit “Pflichtfeld” gibt. 

Abschließend muss ich auch sagen, dass das erstellen von Vorlagen echt eine Herausforderung war. Gerade bei den Arbeitszeugnissen besteht das Dokument irgendwann nur noch durch irgendwelche Formeln und man blickt kaum noch durch. Das muss doch auch irgendwie schöner gehen!

Viele Grüße,

Katharina