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Dokumentenvorlage mit Textfeldern und elektronischer Unterschrift

Ester
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Liebe Community,

ich habe in Word eine Dokumentenvorlage erstellt, mit Platzhaltern (Systemattribute -Vor- und Zuname) sowie Platzhaltern für Ort und Datum.

Im Testdurchlauf konnte ich das Dokument für die Anfrage zur Unterschrift aus dem Mitarbeiterprofil versenden und es erschien auch “Unterschrift angefragt”.

 

Allerdings hat das System den Namen nicht automatisch eingefügt und die Unterschrift war nur auf Seite 1, nicht aber am Ende des Dokumentes auf Seite 2 möglich.

Hat jemand eine Idee, wie ich das optimieren kann?

Viele Grüße und schon jetzt VIELEN DANK dafür.

 

Ester
 

 

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Beste Antwort von Vanessa_95 12 July 2022, 13:37

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10 Antworten

V
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Hallo Ester,

finde ich so jetzt etwas schwierig zu beantworten deine Frage.

Wo wurde der Name nicht ausgefüllt in deinem Platzhalter {{first_name}} {{last_name}}?

Eventuell ein Tippfehler?

Zur Unterschrift musst du bei mehreren benötigten Unterschriften extra Unterschriften-Platzhalter einfügen.

Hier der Link zur entsprechenden Personio-Erklärung.

https://support.personio.de/hc/de/articles/360012752497-Dokumentvorlage-mit-Platzhaltern-f%C3%BCr-Unterschriften-erstellen

 

Hoffe das hilft zumindest teilweise schonmal weiter.

 

LG
Vanessa

Ester
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Liebe Vanessa, 
vielen Dank für Deine schnelle Antwort. Den Artikel hatte ich mir schon zur Info herangezogen.

Es handelt sich genau um die von Dir genannten Platzhalter, deren Schreibweise ich noch einmal überprüft habe. Ich habe es so verstanden:

 

  • Das Dokument im Profil des Mitarbeiters hinterlegen (so müssten die systemrelevanten Infos an die Stelle der Platzhalter automatisch gezogen werden, wenn der MA das Dokument ausfüllt, oder?)
  • Danach Freigabe des Dokumentes zum Signieren.
    Mein Dokument ist 2-seitig, die Unterschrift war jedoch nur auf der ersten Seite möglich.
     

Unterliege ich noch einem Denkfehler?

 

Viele Grüße,
Ester

V
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Liebe Vanessa, 
vielen Dank für Deine schnelle Antwort. Den Artikel hatte ich mir schon zur Info herangezogen.

Es handelt sich genau um die von Dir genannten Platzhalter, deren Schreibweise ich noch einmal überprüft habe. Ich habe es so verstanden:

 

  • Das Dokument im Profil des Mitarbeiters hinterlegen (so müssten die systemrelevanten Infos an die Stelle der Platzhalter automatisch gezogen werden, wenn der MA das Dokument ausfüllt, oder?)
  • Danach Freigabe des Dokumentes zum Signieren.
    Mein Dokument ist 2-seitig, die Unterschrift war jedoch nur auf der ersten Seite möglich.
     

Unterliege ich noch einem Denkfehler?

 

Viele Grüße,
Ester

Hallo Ester,

vielleicht liegt der Fehler darin, dass du es direkt in das Profil hochlädst. Du musst es denke ich als Vorlage anlegen. Hier die Vorgehensweise, die ich kenne und die so funktioniert.

  • Vorlage mit Platzhaltern in Word erstellen
  • Unter Einstellungen - Dokumente - Vorlage hinzufügen
  • Ins MA-Profil gehen unter Dokumente auf “neu von Vorlage” klicken → dort die entsprechende Vorlage auswählen
  • dann öffnen sich links alle Platzhalter und Name etc. wird automatisch ausgefüllt, den Rest kannst du ausfüllen
  • dann abspeichern und im Profil auf Unterschrift anfragen klicken

So sollte es klappen. Bezüglich Unterschriften Platzhalter, prüfen, dass die exakt gleich benannt sind, wenn es von einer Person unterschrieben werden soll.

 

Probier das mal aus. :)

 

LG
Vanessa

 

Ester
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Liebe Vanessa,

vorab schon einmal herzlichen Dank für Deine ausführliche Antwort. Ich werde es zeitnah ausprobieren.

Viele Grüße,
Ester

Ester
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Liebe Vanessa,
vielen Dank noch einmal, Deine Antwort hat mir weitergeholfen und es hat geklappt, super!

DANKE.

 

Sonnige Grüße,
Ester

Lena
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Eine sehr schöne und ausführliche Antwort hat @Vanessa_95 hier geschrieben.
Lieben Dank, dass Du dazu beiträgst, die Community noch wertvoller zu machen, indem Du Dein Wissen teilst! 🚀 🤗

@Ester, ich finde es übrigens auch klasse, dass Du regelmäßig Updates gibst, das zeigt Deine Wertschätzung der anderen Person gegenüber. 🙏

Habt ein schönes Wochenende! ☀️

R
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Hallo Zusammen, 

ich bin gerade dabei unsere Dokumente als Vorlagen anzulegen.

Leider schaff ich es aber irgendwie nicht ein Word als Vorlage hochzuladen welches die Platzhalter für Ort, Datum und Unterschrift mit dem “@@”-Zeichen beinhaltet. Hier erhalte ich immer eine Fehlermeldung. Wenn ich diese entferne klappt alles wunderbar.

Muss ich hier noch etwas anderes beachten?

Vielleicht könnt ihr mir helfen.

Lieben Dank vorab und viele Grüße

Regina 

V
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Hallo Zusammen, 

ich bin gerade dabei unsere Dokumente als Vorlagen anzulegen.

Leider schaff ich es aber irgendwie nicht ein Word als Vorlage hochzuladen welches die Platzhalter für Ort, Datum und Unterschrift mit dem “@@”-Zeichen beinhaltet. Hier erhalte ich immer eine Fehlermeldung. Wenn ich diese entferne klappt alles wunderbar.

Muss ich hier noch etwas anderes beachten?

Vielleicht könnt ihr mir helfen.

Lieben Dank vorab und viele Grüße

Regina 

Hallo Regina,

diese Fehlermeldung hatte ich gefühlt auch schon 100-mal. Meistens ist es eine klitzekleine Klammer, Leerzeichen, Komma oder Textfehler, der dazu führt. Teste dich hier mal bisschen rum. So Pauschal, kann ich dir nicht sagen, was falsch ist, dazu müsste man vermutlich den Text sehen.

Bei uns haben wir es so und es funktioniert:

@@Bewerber##city@@@@Bewerber##date@@ (Für Ort und Datum - müssen 2 Platzhalter sein)

@@Bewerber@@ (Für Unterschrift)

Und das mit verschiedenen Bezeichnungen z.B. auch Mitarbeiter oder GF

Sonst meld dich nochmal.

 

LG

Vanessa

R
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Hi Vanessa, 

Vielen lieben Dank für deine Unterstützung.

Ein Problem hab ich nun aufgedeckt, wir haben PLZ und Ort in ein Feld gepackt. Das klappt dann so natürlich nicht. Auch kann ich nun die Vorlagen hochladen, aber eine Veränderung bei der Unterzeichnung durch dem Mitarbeiter, kann ich zur Variante ohne Platzhalter nicht feststellen. 

Ich glaube ich muss mich da noch mehr damit auseinander setzen. 😅

Beste Grüße

Regina 

V
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Hi Vanessa, 

Vielen lieben Dank für deine Unterstützung.

Ein Problem hab ich nun aufgedeckt, wir haben PLZ und Ort in ein Feld gepackt. Das klappt dann so natürlich nicht. Auch kann ich nun die Vorlagen hochladen, aber eine Veränderung bei der Unterzeichnung durch dem Mitarbeiter, kann ich zur Variante ohne Platzhalter nicht feststellen. 

Ich glaube ich muss mich da noch mehr damit auseinander setzen. 😅

Beste Grüße

Regina 

Super. :)

 

Der Unterschied ist erkennbar, wenn du mehrere Leute das gleiche Dokument unterschreiben lassen willst. Denn ohne Platzhalter, kann nur der für den das Dokument ist unterschreiben.

Und außerdem kannst du den Platz bestimmen, wo die Unterschrift sein soll. Ohne Platzhalter, kann die Unterschrift theoretisch überall platziert werden.

 

LG

Vanessa

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