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Einladung neue/r Mitarbeiter/in

Nina Hellmann
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Liebe Community, ich verheddere mich gerade in der Entwicklung einer neuen Logik und wäre daher dankbar für Euer Feedback zu Euren Vorgehensweisen: 

  • wann genau ladet Ihr einen neu eingestellte/n Mitarbeiter/in zu Personio ein: am ersten Arbeitstag oder bereits vorher?
  • wenn bereits vorher: legt Ihr dann bereits vorher eine email Adresse für ihn/sie an und versendet den Login auch schon?
  • verwendet Ihr (ausschließlich) Firmen-email-Adressen oder arbeiten manche von Euch auch mit den privaten mail-Adressen der Mitarbeiter/innen?

Klasse wäre, wenn ich sowohl von Recruiting-Modul-Nutzern als auch von nicht-Recruiting-Modul-Nutzern Feedback bekommen könnte :)

Vielen Dank und viele Grüße, Nina

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Beste Antwort von dani.koehler 11 January 2023, 16:40

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20 Antworten

sissi Kistner
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Hallo @Nina Hellmann,

hier die Vorgehensweise von uns (wir nutzen das Recruiting Modul noch nicht):

  1. Sobald die IT die Mailadresse angelegt hat, versenden wir die Login und Einladungsmail 
  2. Wir verwenden ausschließlich die Firmen-Email-Adressen

Viele Grüße

Sissi

auf der Suche nach einem neuen Team
Nina Hellmann
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@sissi Kistner Klasse, danke für deine schnelle Rückmeldung! Versendet Ihr den Login dann auch vor dem ersten Arbeitstag des neuen MA? VG!

sissi Kistner
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Hallo @Nina Hellmann,

ja genau.

 

 

auf der Suche nach einem neuen Team
AlexB
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Moin, wir machen es wie @sissi Kistner auch. 

Wenn der/die MA den Arbeitsvertrag unterschreibt, soll er E-Mail-Zugang (und darin die Personio-Mail) bekommen. Damit er dann schon mal bestimmte Daten ausfüllen kann.

 

Gruß

Alex

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Nina Hellmann
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@AlexB @sissi Kistner Super, danke Euch beiden! Bin aktuell in einem Unternehmen aktiv, in dem sich die IT schwer tut, die email Adresse vor dem ersten Arbeitstag zu aktivieren und dem neuen MA zur Verfügung zu stellen, da damit dann auch das Office-Paket inkl. verschiedener Zugriffe einhergeht … Umgeht Ihr das irgendwie technisch oder hat das bei Euch niemand problematisiert? LG!

AlexB
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Wir sind insgesamt aktuell nur 12 Leute, inklusive der 2 Geschäftsführer, und die sensibleren Dinge wie Quellcode sind hinter anderen Zugängen - da ist das bei uns kein großes Thema. 
Diese Zugänge gibt es dann erst am Ersten Tag der Beschäftigung.

Verfügbar für Jobangebote :)
sissi Kistner
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Hallo @Nina Hellmann,

die Zugänge etc. erhalten neue Mitarbeitende erst am 1. Arbeitstag.

Die Mail wartet dann bis dahin im Postfach.

 

Viele Grüße

Sissi

auf der Suche nach einem neuen Team
D
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Hi Nina,

wir haben das als Onboarding To Dos fürs HR-Team angelegt: 

1. Arbeitstag: Info/Willkommensmail an neuen Mitarbeiter, die u.a. Personio erklärt (automatisch via Personio verschickt)

1. Arbeitstag: To Do für HR Team “Loginmail versenden” 

2. Arbeitstag: Mail an MA mit der Bitte, die nötigen Stammdaten auszufüllen, falls noch nicht geschehen. 

 

Alles läuft über die Firmenadresse, auf die die MA aber erst am 1. Arbeitstag Zugriff hat. 

 

Recruiting nutzen wir nicht.

 

VG!
Daniela

Nina Hellmann
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@dani.koehler @sissi Kistner @AlexB 1000 Dank Ihr drei! Ihr habt mir sehr geholfen! Vielen lieben Dank! 💪👍😍

TinaB
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@Nina Hellmann @dani.koehler @AlexB @sissi Kistner 

Hi, wir sind knapp 40 Mitarbeitende und noch nicht so lange bei Personio.

Für das Onboarding unserer neuesten Zugänge möchten wir die Einladung zu Personio ca. 4 Wochen vorher an die Bewerber-Email-Adresse schicken, damit die neuen Mitarbeitenden ihre fehlenden Daten direkt ins System eingeben und sich vertraut machen können. 

Ab dem 1. Arbeitstag wollen wir dann auf die Firmen-Email-Adresse umstellen. 

Wie genau wir das technisch machen, habe ich aber auch noch nicht gefunden. 

Wie macht ihr das? 

VG

AlexB
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Bei uns bekommen die MA, wie bereits geschrieben, direkt die E-Mail (mit Personio-Einladung im Postfach) am Tag der Vertragsunterzeichnung - wobei bei uns da auch nichts kritisches dran hängt. 

 

Du kannst aber auch die E-Mail bei Personio ändern, ich habe die von meinem Testuser gerade geändert, und es kam sofort bei der geänderten E-Mail an. 

 

Also im Zweifel macht einen Onboard-Schritt, der Euch daran erinnert, am Tag vor dem Arbeitsbeginn die E-Mail bei Personio zu ändern. (Das geht ganz normal unter den Mitarbeiterinformationen → Bearbeiten)

Verfügbar für Jobangebote :)
D
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Hi  Tina,

 

Ich bin mir nicht ganz sicher, ob Mitarbeitende sich auch schon einloggen können, während ihr Status noch auf “Onboarding” ist (müsstest du mal ausprobieren), aber wenn ja, würde ich es so machen: 

Private email-Adresse eingeben, im Onboarding die entsprechenden Einladungsschritte definieren, und eine Änderung der email-Adresse auf den 1. Arbeitstag terminieren. 

 

LG!
Daniela

Nina Hellmann
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@dani.koehler @AlexB @TinaB Hallo zusammen, meckern bei dieser Vorgehensweise Eure IT-Abteilungen bzw. der Datenschützer nicht? Finde es grenzwertig, einem MA, dessen Arbeitsvertrag noch nicht losgegangen ist, via privater email Adresse Systemzugriff zu geben und damit ja auch Zugriff auf mindestens die Namen und ein bis zwei Eckdaten zu seinen neuen Kollegen zu geben … VG!

AlexB
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Moin @Nina Hellmann ich kann ja nur für uns sprechen:

Wir sind nur 12 Leute, sämtliche relevante Software hat eine extra Einladung. 
Sie haben dadurch nur Zugriff auf Personio und ihr MS 365. 

 

Als Datenlager nutzen wir Nextcloud, nicht OneDrive - also haben sie da keinen Zugriff drauf. Wir haben explizit keinen Domainzugang mit AD, wo sie dann überall bereits angelegt werden würden - sonst wäre das in der Tat auch in meinen Augen nicht so machbar bei uns. 

Und bei Personio sehen MA, bei uns, nur die öffentlichen Informationen - und da steht ja nix weiter drin außer Name, Standort und Abteilung. 

 

Bei jemand mit einer Rolle mit mehr Zugriffsrechten hast du aber nicht unrecht, den würde ich, bzgl. Deines Einwandes, jetzt auch eher als normalen MA anlegen - und dann am Starttag die Rolle hochdrehen. 

 

 

Verfügbar für Jobangebote :)
Nina Hellmann
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@AlexB Danke Dir für Dein Feedback! Ja, verstehe ich gut. In einer überschaubar großen Personengruppe und vor allem ohne OneDrive/Microsoft 365, wo es eben immer “alles oder nichts” heißt, ist das sicher eine gute Lösung.

Ich bin meistens in Unternehmen mit ca. 40 - 200 MA aktiv und die meisten nutzen OneDrive/Outlook/usw. und da sind dann eben doch schon auch einige Informationen entnehmbar (wenn auch keine personenbezogenen Daten). Aber es genügt ja schon, dass Zugriff auf verschiedene Unternehmens-Interna verschafft wird (Vorlagen/Geburtstagsliste/Logos/CI’s/etc.) … VG!

Nina Hellmann
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@Nina Hellmann @dani.koehler @AlexB @sissi Kistner 

Hi, wir sind knapp 40 Mitarbeitende und noch nicht so lange bei Personio.

Für das Onboarding unserer neuesten Zugänge möchten wir die Einladung zu Personio ca. 4 Wochen vorher an die Bewerber-Email-Adresse schicken, damit die neuen Mitarbeitenden ihre fehlenden Daten direkt ins System eingeben und sich vertraut machen können. 

Ab dem 1. Arbeitstag wollen wir dann auf die Firmen-Email-Adresse umstellen. 

Wie genau wir das technisch machen, habe ich aber auch noch nicht gefunden. 

Wie macht ihr das? 

VG

@TinaB Ich mache das regelmäßig so wie oben beschrieben aber bin damit halt gar nicht happy. Zum einen weil beide Optionen für mich einen Haken haben: bei der einen habe ich Datenschutz-Bedenken bzw. kriege von den IT-Kollegen dann auch oft einen Rüffel und bei der anderen stört mich, dass es für mich wahnsinnig viel manueller Aufwand ist durch das Umstellen am 1. Arbeitstag, Anlegen anderer email Adresse, usw. - da bin ich geneigt, einfach mit allem bis zum 1. Arbeitstag des MA zu warten und es zu machen “wie früher”. Aber um es zu machen “wie früher” kaufe ich ja eigentlich kein Tool ;) VG!

D
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@dani.koehler @AlexB @TinaB Hallo zusammen, meckern bei dieser Vorgehensweise Eure IT-Abteilungen bzw. der Datenschützer nicht? Finde es grenzwertig, einem MA, dessen Arbeitsvertrag noch nicht losgegangen ist, via privater email Adresse Systemzugriff zu geben und damit ja auch Zugriff auf mindestens die Namen und ein bis zwei Eckdaten zu seinen neuen Kollegen zu geben … VG!

 

Hey Nina,

ja, da hast du Recht, das wäre vermutlich ein Problem. Wir machen es ja auch nicht so, sondern laden erst am 1. Arbeitstag ein, das war nur meine Idee für Tina ;-)
Denke es hängt auch damit zusammen, welche Rechte damit zusammenhängen.

 

Theoretisch wäre sonst auch eine Möglichkeit, die Rolle “Alle Mitarbeiter” mit quasi gar keinen Rechten zu belegen (außer eigenes Profil) und dann über’s Onboarding für den 1. Arbeitstag eine Rolle “aktive” zuzuweisen, die dann die normalen Rechte enthält.

Nina Hellmann
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@dani.koehler Das finde ich einen super Gedanken! :) Das wäre dann quasi ein Rollenwechsel am 1. Arbeitstag? Das wäre ja weniger Aufwand als das ganze Umstellen auf eine andere email Adresse usw., oder? Coole Idee - danke Dir! VG!

TinaB
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@Nina Hellmann @dani.koehler 

Bei uns gibt es die IT-Besonderheit, dass wir nur über einen VPN-Tunnel auf der WTS-Ebene unsere E-Mails angezeigt bekommen können. Daher müsste ich bei der Einladung vor dem 1. Arbeitstag immer mit privaten E-Mailadressen arbeiten. Wir möchten gern den bisher üblichen Personalbogen mit allen Lohn-relevanten Daten, der in Papier ausgefüllt und 4 Wochen vor Antritt eingereicht wird, ersetzten. Für unsere Mitarbeitenden in Personio sind sowieso nur die öffentlichen Daten für alle sichtbar, so sehe ich das Datenschutz-Problem an der Stelle nicht. Die neuen Mitarbeitenden sind vor dem 1. Arbeitstag gar nicht für alle sichtbar. Ich werde das mit dem E-Mailadressenwechsel am ersten Arbeitstag probieren.

Vielen Dank und viele Grüße

Nina Hellmann
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@TinaB Ah, ok, das macht die Ausgangslage datenschutzseitig tatsächlich etwas entspannter - das kann ich nachvollziehen. Das Ziel, den Personalfragebogen zu ersetzen, kann ich gut nachvollziehen - bin gespannt, wie es bei Euch weitergeht. VG!

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